Erste Schritte mit dem Dokumentenmanagement - Dokumentenverteilung mit dem Korrespondenz-Tool
Übersicht
Hintergrund
Bei so vielen Möglichkeiten, Dokumente und Kommunikation digital zu teilen, kann es schwierig sein, eine klare Aufzeichnung der Kommunikation für ein Projekt zu führen. Das manuelle Anhängen und Versenden von Dokumenten außerhalb von Procore per E-Mail erhöht das Risiko, auf veraltete Revisionen zu verweisen, und erschwert das Auffinden und Abrufen von Mitteilungen, wenn dies erforderlich ist.
Das Korrespondenz-Tool von Procore dient als zentraler Ort für den Austausch von Projektdokumenten und die Führung einer formellen Aufzeichnung der Kommunikation. Dokumentenmanagement-Dateien können direkt angehängt und in einem Korrespondenzposten aus dem Internet oder vom Handy aus verknüpft werden, was einen einfachen Zugriff auf die Dokumente zusammen mit einem klaren Kommunikationsverlauf ermöglicht.
So funktioniert's
Wenn Sie irgendetwas im Zusammenhang mit Ihren Dokumenten verteilen oder besprechen müssen, können Sie das Korrespondenz-Tool von Procore verwenden, um Dokumente aus dem Dokumentenmanagement-Tool anzuhängen und zu teilen. Sie können z. B. einen Korrespondenztyp für Übermittlungen erstellen, um genehmigte Zeichnungspakete freizugeben.
Die gemeinsame Nutzung von Dokumenten über eine Korrespondenz trägt dazu bei, dass ein formelles Aufzeichnungssystem über Procore geführt wird. Angehängte Dateien (keine Kopien) werden direkt aus dem Dokumentenmanagement-Tool verknüpft, d. h. der vollständige Verlauf, der Kontext und die Berechtigungen für Dokumente bleiben erhalten.
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Best Practices
Bevor Sie Korrespondenzvorlagen für Ihr Projekt konfigurieren, sollten Sie Folgendes beachten:
- Welche Arten von formeller Kommunikation über Bauunterlagen benötigt Ihre Projektteam und wann müssen sie möglicherweise ausgestellt werden?
- Kennen Sie das Korrespondenz-Tool? Wenn ja, wie verwenden Sie es heute und wie könnte sich das ändern, wenn Sie das Dokumentenmanagement-Tool verwenden?
- Wer sollte die Mitteilungen senden und verwalten?
- Beachten Sie die Berechtigungen, die für das Korrespondenz-Tool erforderlich sind: Berechtigungen der Stufe "Standard" oder höher für den Korrespondenztyp des Objekts. ODER Berechtigungen der Stufe "Nur Lesen" für den Korrespondenztyp des Objekts, wobei die granulare Berechtigung "Artikel erstellen" in Ihrer Berechtigungsvorlage aktiviert ist.
Beispiel
Betrachten wir M's Mechanical, einen mechanischen Subunternehmer, der erfolgreich die Zulassung für ein Paket mechanischer Werkstattpläne erhalten hat. Für sie ist es von entscheidender Bedeutung, diese Informationen an ihr Außendienstteam weiterzugeben. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Projektmitglieder gut über die zuletzt erstellte Zeichnung informiert sind und mit den aktuellsten Plänen arbeiten können.
Um dies zu erreichen, wird M's Mechanical eine neue Korrespondenztyp im Admin-Tool auf Unternehmensebene für Übermittlungen erstellen. Nachdem sie die Details eingegeben haben, weisen sie diese Korrespondenztyp dem Projekt zu.
Im Korrespondenz-Tool erstellen sie eine neue Korrespondenzposition und wählen den Übermittlungstyp aus. Sie geben die erforderlichen Informationen ein und fügen die genehmigten mechanischen Werkstattpläne bei.
Nachdem die Korrespondenz erstellt und ausgestellt wurde, werden diese neu genehmigten Zeichnungen umgehend per E-Mail an jedes Projektteam-Mitglied verteilt, das über die entsprechenden Berechtigungen für die Dokumentenverwaltung verfügt. Beispielsweise müssen Korrespondenzbeauftragte Zugang zu genehmigten mechanischen Werkstattpläne haben, um auf die angehängten Dokumente zugreifen zu können.
Nächste Lektion: Dokumentenverteilung mit Korrespondenz - Einrichten
Einrichten
Nachdem Sie nun gelernt haben, wie Sie Dokumente über das Korrespondenz-Tool verteilen, können Sie die folgenden Aktionen in Procore durchführen:
Hinweis:
- Wenn Sie das Korrespondenz-Tool für Ihr Projekt bereits in Procore eingerichtet haben, können Sie die ersten beiden Aktionspunkte überspringen.
- Das Korrespondenz-Tool wird erst dann in einem Projekt angezeigt, wenn mindestens ein Korrespondenztyp erstellt wurde und ein Feldsatz für mindestens einen Korrespondenztyp auf das Projekt angewendet wurde.
1. Erstellen Sie einen Korrespondenztyp
Erstellen Sie auf der Seite Korrespondenz des Admin-Tools auf Unternehmensebene (unter Tool-Einstellungen) eine Korrespondenztyp.
2. Erstellen und Anwenden eines Korrespondenz-Feldsatz auf ein Projekt
Erstellen Sie auf der Registerkarte "Feldsätze" der Seite "Korrespondenz" im Admin-Tool auf Unternehmensebene einen neuen Feldsatz oder bearbeiten Sie einen bestehenden. Wählen Sie unter dem Link "Zugewiesene Projekte" für den Feldsatz die Projekte aus, auf die Sie die Feldsatz Korrespondenz anwenden möchten.
3. Erstellen Sie eine Korrespondenzposition
Erstellen Sie im Korrespondenz-Tool für das Projekt eine oder mehrere Korrespondenzposten, die Sie zum Freigeben von Dateien aus dem Dokumentenmanagement-Tool verwenden.
