Erste Schritte mit dem Dokumentenmanagement - Dokumentenverteilung mit dem Korrespondenz-Tool
Übersicht
Hintergrund
Bei so vielen Möglichkeiten, Dokumente und Kommunikation digital auszutauschen , kann es schwierig sein, eine klare Aufzeichnung der Kommunikation für ein Projekt zu führen. Das manuelle Anhängen und Versenden von Dokumenten außerhalb von Procore per E-Mail erhöht das Risiko, auf veraltete Revisionen zu verweisen, und macht es schwierig, Mitteilungen zu finden und bei Bedarf darauf zurückzugreifen.
Das Korrespondenz-Tool von Procore dient als zentraler Ort für den Austausch von Projektdokumenten und die formelle Aufzeichnung der Kommunikation. Dokumentenmanagement-Dateien können direkt angehängt und in einem Korrespondenzelement aus dem Web oder dem Handy verknüpft werden, was einen einfachen Zugriff auf die Dokumente zusammen mit einem klaren Kommunikationsverlauf ermöglicht.
So funktioniert's
Wenn Sie irgendetwas im Zusammenhang mit Ihren Dokumenten verteilen oder besprechen müssen, können Sie das Korrespondenz-Tool von Procore verwenden, um Dokumente aus dem Dokumentenmanagement-Tool anzuhängen und zu teilen. Sie können z. B. einen Korrespondenztyp für Übermittlungen erstellen, um genehmigte Zeichnungspakete freizugeben.
Die gemeinsame Nutzung von Dokumenten über einen Korrespondenzposten trägt dazu bei, dass ein formelles Aufzeichnungssystem über Procore geführt wird. Angehängte Dateien (keine Kopien) werden direkt aus dem Dokumentenmanagement-Tool verknüpft, was bedeutet, dass der vollständige Verlauf, der Kontext und die Berechtigungen für Dokumente erhalten bleiben.
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Best Practices
Bevor Sie Korrespondenzvorlagen für Ihr Projekt konfigurieren, sollten Sie Folgendes beachten:
- Welche Arten von formeller Kommunikation über Bauunterlagen benötigt Ihr Projektteam und wann muss es diese möglicherweise herausgeben?
- Sind Sie mit dem Korrespondenz-Tool vertraut? Wenn ja, wie nutzen Sie es heute und wie könnte sich das ändern, wenn Sie mit dem Dokumentenmanagement-Tool beginnen?
- Wer sollte die Mitteilungen senden und verwalten?
- Beachten Sie die Berechtigungen, die für das Korrespondenz-Tool erforderlich sind: Berechtigungen der Stufe "Standard" oder höher für den Korrespondenztyp des Objekts. ODER Berechtigungen der Stufe "Nur Lesen" für den Korrespondenztyp des Objekts, wobei die granulare Berechtigung "Artikel erstellen" in Ihrer Berechtigungsvorlage aktiviert ist.
Beispiel
Betrachten wir M's Mechanical, einen mechanischen Subunternehmer, der erfolgreich die Genehmigung für ein Paket mechanischer Werkstattpläne erhalten hat. Es ist wichtig, dass sie diese Informationen an ihr Außendienstteam weitergeben. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Projektbeteiligten über die neueste veröffentlichte Zeichnung informiert sind und mit den aktuellsten Plänen arbeiten können.
Um dies zu erreichen, erstellt M's Mechanical einen neuen Korrespondenztyp im Admin-Tool auf Unternehmensebene für Übermittlungen. Nachdem sie die Details eingegeben haben, weisen sie diesen Korrespondenztyp dem Projekt zu.
Im Korrespondenz-Tool erstellen sie eine neue Korrespondenzposition und wählen den Übermittlungstyp aus. Er füllt die erforderlichen Informationen aus und fügt die genehmigten mechanischen Werkstattpläne bei.
Nachdem die Korrespondenz erstellt und ausgestellt wurde, werden diese neu genehmigten Pläne umgehend per E-Mail an jedes Mitglied des Projektteams verteilt, das über die entsprechenden Dokumentenmanagementberechtigungen verfügt. Beispielsweise müssen Korrespondenzbeauftragte Zugriff auf genehmigte mechanische Werkstattpläne haben, um auf die angehängten Dokumente zugreifen zu können.
Nächste Lektion: Dokumentenverteilung mit Korrespondenz - Einrichten
Einrichten
Nachdem Sie nun gelernt haben, wie Sie Dokumente über das Korrespondenz-Tool verteilen, können Sie die folgenden Aktionen in Procore durchführen:
Hinweis:
- Wenn Sie das Korrespondenz-Tool für Ihr Projekt bereits in Procore eingerichtet haben, können Sie die ersten beiden Aktionspunkte überspringen.
- Das Korrespondenz-Tool wird erst dann in einem Projekt angezeigt, wenn mindestens ein Korrespondenztyp erstellt wurde und ein Feldsatz für mindestens einen Korrespondenztyp auf das Projekt angewendet wurde.
1. Erstellen Sie einen Korrespondenztyp
Erstellen Sie auf der Seite Korrespondenz des Admin-Tools auf Unternehmensebene (unter Tool-Einstellungen) einen Korrespondenztyp.
2. Erstellen und Anwenden eines Korrespondenz-Feldsatzes auf ein Projekt
Erstellen Sie auf der Registerkarte "Feldsätze" der Seite "Korrespondenz" im Admin-Tool auf Unternehmensebene einen neuen Feldsatz oder bearbeiten Sie einen vorhandenen. Wählen Sie unter dem Link "Zugewiesene Projekte" für den Feldsatz die Projekte aus, auf die Sie den Korrespondenz-Feldsatz anwenden möchten.
3. Erstellen Sie einen Korrespondenzposten
Erstellen Sie im Korrespondenz-Tool für das Projekt einen oder mehrere Korrespondenzposten, die Sie zum Freigeben von Dateien aus dem Dokumentenmanagement-Tool verwenden.
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