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Procore

Workflows 2.0 Übergangsleitfaden

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Zusammenfassung

Dieser Leitfaden richtet sich an alle, die Unterstützung bei der Umstellung von Procores Legacy-Workflows von Custom Solutions auf die Beta-Version von Self-Serve Workflows 2.0 suchen. In diesem Leitfaden werden die zu berücksichtigenden und zu überprüfenden Materialien sowie die geeigneten Schritte für einen erfolgreichen Übergang skizziert und referenziert. 

Wichtige Hinweise

Workflows 2.0 ist eine Anwendung, die mit mehreren Tools verbunden werden kann, darunter Kreditorenverträge, Debitorenverträge, Änderungsaufträge, Rechnungsstellung an Subunternehmer und mehr. Workflows 2.0 legt die Möglichkeit, benutzerdefinierte workflow Vorlagen zu erstellen, in die Hände des Benutzers. 

Workflows 2.0 bietet derzeit keine vollständige Funktionsparität mit Legacy-Workflows. Workflows 2.0 verfügt jedoch über Funktionen, über die Legacy Workflows nicht verfügt. Der folgende Artikel beschreibt die Unterschiede zwischen den beiden. Jeder, der Legacy-Workflows (Workflows erstellt von Procore Custom Solutions) verwendet, sollte die folgenden Dokumente lesen, bevor er den Übergang zu Workflows 2.0 beantragt. Siehe Was sind die Unterschiede zwischen Legacy- und Self-Service-Workflows?

Toolspezifische Erinnerungen für "Mid-Flight"-Elemente

  • Rechnungsstellung durch Subunternehmer, Kreditorenverträge, Debitorenverträge: Führen Sie alle folgenden Schritte aus, einschließlich der Erstellung Ihres Self-Service-Workflows, der Zuweisung zu allen aktiven Projekten, der Markierung als Standard-workflow des Tools und der Konfiguration auf der Projektebene. 
  •  Rechnungsstellung durch Subunternehmer - Nur "Genehmigt" und "Genehmigt wie vermerkt" gelten als "abgeschlossen" für den Übergang. Alle anderen Rechnungsstellungsstatus für Subunternehmer werden als "Mid-Flight" betrachtet, was einen Neustart des workflow auslöst, wenn Sie auf der Seite mit den Konfigurationseinstellungen für das Workflows Tool auf Unternehmensebene auf die Schaltfläche "Aktualisieren" klicken.

Welche Schritte sollte ich ausführen, bevor ich meine Workflows umstelle:

Procore empfiehlt, die folgenden Schritte der Reihe nach auszuführen:
Hinweis: Benutzerdefinierte Lösungen unterstützen den Übergang ohne den Kauf von Remote Admin Services nicht.

  1. Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Workflow-Vorlage.

  2. Weisen Sie einem Projekt eine benutzerdefinierte Workflow-Vorlage zu. 

  3. Konfigurieren Sie eine benutzerdefinierte Workflow-Vorlage für ein Projekt.

  4. Legen Sie eine benutzerdefinierte Standard-Workflow-Vorlage für ein Projekt fest.

  5. Testen Sie Workflows 2.0 in einer Sandbox-Umgebung.
    Hinweis: Dieser Schritt wird dringend empfohlen und wird dringend empfohlen.

  6. Führen Sie die Schritte 1-4 für jedes aktive Projekt in Ihrer regulären Procore-Umgebung (nicht in der Sandbox) aus.
    Hinweis: Wenn Sie diesen Schritt nicht für jedes aktive Projekt abschließen, das eine Midflight-workflow hat, werden Ihre neuen benutzerdefinierten Workflows NICHT auf die Elemente angewendet, auf die Legacy-Workflows angewendet wurden. 

  7. Lesen Sie den folgenden Artikel, um die Unterschiede zwischen Legacy und Workflows 2.0 zu verstehen. Siehe Was sind die Unterschiede zwischen Legacy- und Self-Service-Workflows?

  8. Stellen Sie Ihr Unternehmen auf Self-Service-Workflows um.
    Hinweis: Sobald die Anfrage gestellt wurde, wird sich ein Produktmanager innerhalb von 5 Werktagen mit Ihnen in Verbindung setzen, um die Anfrage zu bestätigen.

  9. Nachdem die Anforderung genehmigt wurde, klicken Sie auf der Seite mit den Konfigurationseinstellungen des Unternehmensebene Workflows Tools auf die Schaltfläche Aktualisieren. 

Sobald Sie auf Aktualisieren und Bestätigen klicken, geschieht Folgendes mit vorhandenen Elementen mit einem Legacy-workflow:

Fertige Elemente v1 Legacy-Workflow  - (Genehmigt, ungültiger/beendeter Status) - Diese Elemente sind von der Umstellung nicht betroffen. 

Mid-Flight-Elemente, die einen Legacy-Workflow hatten - Alle Elemente, die sich nicht in einem fertigen Zustand befinden, werden zum ersten Schritt des Self-Service-workflow zurückgesetzt, vorausgesetzt, der Self-Service-workflow wurde vor dem Übergang erstellt, konfiguriert und als Standard-workflow markiert (siehe Schritte oben). Wenn kein Self-Serve-workflow angewendet wurde, wird das Element während des Fluges auf den Status "Entwurf" zurückgesetzt. Self-Service-Workflows können nur auf neue Elemente angewendet werden.

Berichterstattung:

  • Workflows 2.0 verfügt über ähnliche Berichtsfunktionen wie Legacy-Workflows, die über Erweiterte Berichte verfügbar sind. Die Feldnamen haben sich jedoch geändert. Siehe Erweiterte Berichte.

PDF-Exporte:

  • Die Workflow-Historie (Legacy oder Self-Serve) ist für ausgewählte Tools mit Unterstützung des Procore-Teams für benutzerdefinierte Lösungen verfügbar. Wenn Sie zuvor eine benutzerdefinierte PDF-Datei mit dem workflow Verlauf hatten, wird diese für die folgenden unterstützten Tools übernommen: 

    • Sekundärverträge (Bestellungen und Unteraufträge)

    • Hauptverträge

    • Rechnungsstellung durch Subunternehmer

    • Änderungsaufträge - 1 und 2 Ebenen

APIs:

  • Die Self-Serve-Workflows-API befindet sich in einem geschlossenen Pilotprojekt und kann nur auf Anfrage getestet werden. Der Zeitplan für die API Open Beta ist offen.