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Procore

Verpflichtungen: Ermöglichen Sie Projektmitarbeitern, vor Ort initiierte Änderungsaufträge einzureichen

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Diese Ankündigung stellt einen einzigen Zeitpunkt dar. Zukünftige Versionen können sich auf die nachstehenden Informationen auswirken.
Beta veröffentlicht: 11. Oktober 2021 | Beta aktualisiert: 2. Mai 2022 | Feature veröffentlicht: Demnächst verfügbar!  

Erlauben Sie Mitarbeitern, vor Ort initiierte Änderungsaufträge einzureichen

Als Antwort auf eine häufig gestellte Anfrage unserer Procore-Benutzer am feedback.procore.com Sie können Procore jetzt so konfigurieren, dass es Ihren Projektmitarbeitern die Berechtigung erteilt, die sie benötigen, um ihre eigenen Änderungsaufträge für Sekundärverträge zu erstellen und einzureichen, wenn das Änderungsereignisse-Tool des Projekts aktiviert ist.

Vor diesem Update verwalteten Procore-Kunden, die das Änderungsereignisse-Tool für ein Projekt aktivieren wollten, potenzielle Änderungen außerhalb von Procore. So erhielten die Teams beispielsweise änderungsbezogene Informationen von ihren Auftragnehmern und Lieferanten per E-Mail. Darüber hinaus wurde eine doppelte Eingabe durchgeführt, indem zuerst das erforderliche Änderungsereignis und dann ein Nachtrag zum Kreditorenvertrag angelegt wurde . 

Mit dieser neuen Version kann Ihr Team Ihren Mitarbeitern jetzt die entsprechenden Zugriffsberechtigungen erteilen, die es Ihren Auftragnehmern und Lieferanten ermöglichen, ihre eigenen Änderungsaufträge für Sekundärverträge einzureichen. Um doppelte Eingaben zu vermeiden,  erstellt Procore auch automatisch das erforderliche Änderungsereignis unter Verwendung der Informationen aus dem Nachtrag zum Kreditorenvertrag. 

Wie funktioniert diese neue Funktion?

Die folgende Tabelle zeigt, wie die aktuelle Version und die neue Beta-Version von Procore funktionieren, wenn das Änderungsereignisse Tool zu Ihrem Projekt hinzugefügt wird.

Vorherige Version - Zwei (2) stufige Änderungsaufträge Feldinitiierte Änderungsaufträge - Zwei (2) stufige Änderungsaufträge
Ihr Mitarbeiter entdeckt einen Arbeitszustand vor Ort, der eine mögliche Vertragsänderung erkennen lässt.  Ihr Mitarbeiter entdeckt einen Arbeitszustand vor Ort, der eine mögliche Vertragsänderung erkennen lässt. 
Ihr Mitarbeiter stellt die Dokumentation über diese Änderung zusammen und sendet sie per E-Mail an Ihr Projektteam.  Da Ihr Mitarbeiter Zugriffsrechte auf Procore erhalten hat, kann er in Procore einen potenziellen Änderungsauftrag für Sekundärverträge erstellen und dessen Leistungsverzeichnis direkt aktualisieren. 
Ihr Teammitglied erhält die Informationen und erstellt ein neues Änderungsereignis in Procore. 

Nachdem Sie im Leistungsverzeichnis für potenzielle Nachträge zum Kreditorenvertrag auf "Speichern" geklickt haben, generiert Procore automatisch ein Änderungsereignis in Procore und füllt es mit den Informationen aus dem Potenzieller Nachtrag zum Kreditorenvertrag.

Hinweis: Das System kennzeichnet das neue Änderungsereignis auch als  "(vom System erstellt)", sodass Ihr internes Team alle Änderungsereignisse, die als Ergebnis eines vom Feldinitiierten Änderungsauftrags entstanden sind, schnell identifizieren kann.
Ihr Teammitglied erstellt aus dem Änderungsereignis einen potenziellen Änderungsauftrag für Verbindlichkeiten.  -
Ihr Teammitglied erstellt einen Nachtrag zum Kreditorenvertrag.  Ihr Teammitglied erstellt einen Nachtrag zum Kreditorenvertrag. 
Ihr Teammitglied bearbeitet einen Nachtrag zum Kreditorenvertrag.  Ihr Teammitglied bearbeitet einen Nachtrag zum Kreditorenvertrag. 
Ihr Teammitglied genehmigt einen Nachtrag zum Kreditorenvertrag 

Ihr Teammitglied genehmigt einen Nachtrag zum Kreditorenvertrag. Siehe Genehmigen oder Ablehnen von Nachträgen zum Kreditorenvertrag.

 In Beta
Hinweis für Benutzer, die am Betaprogramm für die eingeschränkte Version von 'Subunternehmer Geschätzter Abschluss' teilnehmen. Wenn ein Benutzer einen Änderungsauftrag in den Status 'Genehmigt' setzt und einen Wert im Feld 'Auswirkungen auf den Zeitplan' des Änderungsauftrags angibt, aktualisiert Procore automatisch das Feld 'Geschätztes Fertigstellungsdatum' im Sekundärvertrag um die eingegebene Anzahl von Tagen.Weitere Informationen zu diesem Programm finden Sie unter Sekundärverträge: (Beta) Geschätztes Abschlussdatum Subunternehmer.

Was sind die Vorteile?

Mit diesem Update können Sie jetzt:

  • Fügen Sie das Änderungsereignis-Tool zum Projekt Ihres Unternehmens hinzu. Mit diesem Update können Kunden, die das Tool "Änderungsereignisse" zuvor für Projekte deaktiviert haben, sowohl das Tool aktivieren als auch Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Änderungsaufträge einzureichen. Weitere Informationen zur Aktivierung dieses Tools finden Sie unter Kann ich das Tool "Änderungsereignisse" für mein bestehendes Projekt aktivieren?
  • Verwalten Sie von Auftragnehmern und Lieferanten initiierte Änderungsaufträge direkt in der Procore-Anwendung. Vor dieser Version entschieden sich die Projektteams häufig dafür, die Änderungsanträge und -benachrichtigungen außerhalb von Procore zu verwalten, indem sie eingereichte Änderungsanträge über ein E-Mail-Programm eines Drittanbieters erhielten oder eine Problemumgehung mit dem Korrespondenz-Tool des Projekts verwendeten. Jetzt können vor Ort eingeleitete Änderungen direkt in Procore eingegeben werden, indem Sie Ihren Mitarbeitern einfach die entsprechenden Zugriffsrechte auf ihren Vertrag im Kreditorenvertrags-Tool erteilen. 
  • Eliminieren Sie ineffiziente doppelte Eingaben. Da Ihre Mitarbeiter die Dateneintrag durchführen, spart Ihr Projektteam Zeit, da es sich nicht mehr wiederholende Dateneintrag durchführt. Wenn nun ein Mitarbeiter die LV-Einzelpositionen auf einem Nachtrag zum Kreditorenvertrag speichert, generiert Procore automatisch ein Änderungsereignis mit diesen Daten. Darüber hinaus kennzeichnet Procore das Änderungsereignis als "(vom System erstellt)", damit Ihr Team die Ereignisse , die auf einen vom Baugelände eingeleiteten Änderungsauftrag zurückzuführen sind, schnell identifizieren kann. 
  • Identifizieren Sie finanzielle Auswirkungen schneller. Jetzt, da Ihre Mitarbeiter Änderungsaufträge direkt bei Ihnen einreichen, können die Teams die volle Leistungsfähigkeit des Änderungsereignis-Tools des Projekts nutzen, um die finanziellen Auswirkungen zu verfolgen und potenzielle Risiken abzuwenden. Ihr Team hat auch die Möglichkeit, Berichte zu erstellen, die täglich, wöchentlich oder monatlich an Ihre Teammitglieder gesendet werden können. 

Wer kann diese Funktion nutzen?

Diese Funktion wurde speziell von Bauherren gewünscht, die ihre Bauprojekte in Procore verwalten und dem Projekt das Tool "Änderungsereignisse" hinzugefügt haben. Siehe Kann ich das Tool "Änderungsereignisse" für mein bestehendes Projekt aktivieren? Diese Funktion kann auch von Generalunternehmern und Fachunternehmern genutzt werden. 

Was sind die Voraussetzungen für die Nutzung dieser Funktion?

So konfigurieren Sie diese Funktion für ein Projekt:

  • Das Änderungsereignis-Tool des Projekts muss dem Projekt hinzugefügt werden. 
  • Ein Benutzer mit Berechtigungen auf Administratorebene für das Kreditorenvertrags-Tool des Projekts muss auf der Seite "Vertragskonfiguration" des Kreditorenvertrags-Tools die Einstellung "Von der Baustelle eingeleitete Nachträge aktivieren" und "Benutzern der Standardebene das Erstellen von CCOs erlauben"  markieren. Anweisungen finden Sie unter Zulassen, dass Mitarbeiter vor Ort initiierte Änderungsaufträge einreichen (Beta).

Welche Benutzerzugriffsberechtigungen sind für Mitarbeiter erforderlich? 

In der Regel weist ein Benutzer mit "Admin"-Berechtigungen für das Projektverzeichnis Ihren Mitarbeitern die entsprechenden Berechtigungen und Privilegien mithilfe einer Vorlage für Projektberechtigungen zu. Wie Sie mit Vorlagen für Projektberechtigungen in Procore arbeiten können, erfahren Sie unter Vorlagen für Projektberechtigungen verwalten. Die folgenden Berechtigungen müssen für jeden Mitarbeiter oder in der Berechtigungsvorlage konfiguriert werden, die Ihren Mitarbeitern zugewiesen ist:

  • Berechtigungen der Stufe "Schreibgeschützt" auf der Projekt-Startseite.
  • Berechtigungen der Stufe „Standard“ für das Kreditorenvertrags-Tool des Projekts. 
  • Um neue Budgetschlüssel für einen Änderungsauftrag zu erstellen, die zuvor nicht im Geltungsbereich des Vertrags lagen, muss dem Benutzerkonto Bearbeitungszugriff auf das Leistungsverzeichnis des Vertrags glossary-of-terms#Schedule_of_Valuesmit der folgenden granulare Berechtigungengewährt werden: " Arbeitsauftragsvertrag aktualisieren"  und "Bestellvertrag aktualisieren". 
  • Berechtigungen der Stufe "Keine" für das Tool "Änderungsereignisse" des Projekts (Die meisten Procore-Kunden vergeben "Keine" Berechtigungen für alle Tools, bei denen sie den Zugriff für Mitarbeiter einschränken möchten).