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Procore

Wie vervollständigt Procore automatisch Beträge auf einer Rechnung an den Bauherrn?

Hintergrund

Beim Erstellen einer Rechnung an den Bauherr spart Procore Zeit, da das System die Daten, die Sie auf der Rechnung sehen, automatisch vervollständigt, indem Daten aus anderen Procore-Tools abgerufen werden. Dazu gehören:

Antwort

Nachdem Sie eine Rechnung an den Bauherrn erstellt haben, werden Sie in einer Bestätigungsaufforderung gefragt, ob Sie möchten, dass Procore die Felder in der Rechnung automatisch mit den Beträgen ausfüllt, die in den ÄASVs, den direkten Kosten und den Rechnungen Ihres Projekts eingegeben wurden.

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Wenn Sie auf diese Nachricht antworten, haben Sie folgende Möglichkeiten:

 
 

  • Abbrechen. Schließt das Fenster.
  • Nein, danke. Erlaubt Procore NICHT, die Rechnung automatisch auszufüllen.
  • Ja. Ermöglicht Procore, die Beträge auf der Rechnung automatisch zu vervollständigen. Procore verwendet nur Beträge für den aktuellen Abrechnungszeitraum. Die Rechnung ist so konzipiert, dass sie nach „Abteilung“ und „Kostenschlüssel“ ausgestellt wird. Sie enthält auch automatisch Daten aus den Spalten „Arbeit abgeschlossen“ und „Derzeit gelagerte Materialien“.
     Tipp

    Um sicherzustellen, dass Procore die von Ihnen gewünschten Dollarwerte enthält, stellen Sie sicher, dass die folgenden Posten mit der „Abteilung“ oder dem „Kostenschlüssel“ im Einzelposten des Primärvertrags übereinstimmen;

    • Der Kostenschlüssel und die Kostenart auf der Rechnung an den Bauherr sollten mit denen des Primärvertrags übereinstimmen.
    • Der Kostenschlüssel und die Kostenart für alle direkten Kosten von Einzelposten sollten mit denen des Primärvertrags übereinstimmen.  
    Wenn Sie in der Bestätigungsmeldung auf Ja klicken, werden die relevanten Rechnungs-PDFs und alle PDF-Anhänge von Rechnungen und direkten Kosten aus dem ausgewählten Abrechnungszeitraum des Sekundärvertrags in einer einzigen PDF-Datei zusammengefasst und automatisch an Ihre neue Rechnung an den Bauherrn unter dem Feld „Anhänge“ angehängt.

So verwendet Procore Ihre Daten, um die Rechnung automatisch auszufüllen

Damit Procore eine Rechnung mit den Beträgen aus Ihrer Rechnung und den direkten Kosten für den Abrechnungszeitraum eines Sekundärvertrags ordnungsgemäß ausfüllen kann, muss Folgendes zutreffen:

Für direkte Kostenbeträge

  • Direkte Kostenbeträge müssen den Status Genehmigt haben.
  • Das „Empfangsdatum“ muss innerhalb des „Startdatums“ und „Enddatums“ des Abrechnungszeitraums des Sekundärvertrags liegen.
  • Es werden nur direkte Kosten aus dem Tool „Direkte Kosten“ des Projekts kopiert.
     Wichtig
    Für Kunden, die das Tool ERP-Integrationen verwenden, ist zu beachten, dass Procore die direkten Kosten des ERP NICHT in Rechnungen an den Bauherrn kopiert.

Für Beträge auf einer Rechnung des Subunternehmers

  • Die Subunternehmerrechnung muss mit dem ausgewählten Abrechnungszeitraum des Sekundärvertrags verbunden sein.
  • Die Subunternehmerrechnung muss den Status Genehmigt, Genehmigt wie notiert oder Genehmigung des Bauherrn ausstehend haben.
  • Die Subunternehmerrechnung sollte mindestens einen (1) Einzelposten enthalten.
  • Die Einzelposten der Subunternehmerrechnung müssen eine der folgenden Bedingungen erfüllen:
    • Der Kostenschlüssel und die Kostenart auf dem Einzelposten müssen mit dem Kostenschlüssel und der Kostenart entweder auf der Subunternehmerrechnung und/oder dem Einzelposten der direkten Kosten übereinstimmen.
      ODER
    • Der Kostenschlüssel auf dem Einzelposten muss zu einer Abteilung gehören. Nehmen wir beispielsweise an, dass es auf einer Subunternehmerrechnung einen Einzelposten für den Kostenschlüssel 03-300 und ein separater Einzelposten für die Abteilung 03 gibt. In diesem Szenario wird der Betrag auf dem Einzelposten für den Kostenschlüssel 03-300 in den Einzelposten für Abteilung 03 kopiert.
       Achtung

      Wenn eine Rechnung des Subunternehmers mehrere Posten auf einer subcontractor invoice und/oder Einzelposten für direkte Kosten mit demselben Kostenschlüssel und derselben Kostenart aufweist, ist es wichtig zu bedenken, dass Procore den Betrag auf BEIDEN Einzelposten auf der Rechnung an den Bauherren dupliziert, wobei der Betrag auf der Rechnung verdoppelt wird. Um dieses Verhalten zu vermeiden, ist es wichtig sicherzustellen, dass Sie nur einen Einzelposten pro Kombination aus Kostenschlüssel und Kostenart haben.  

  • Wenn Sie sich dafür entscheiden, eine Sicherungskopie Ihrer Subunternehmerrechnungen zu erstellen (siehe Rechnungskopien erstellen), wird die erstellte Sicherungskopie an Ihre Rechnung angehängt. Die erstellte Sicherungskopie der Rechnung enthält auch die DocuSign©-Version der PDFs (falls die DocuSign©-Integration verwendet wird).

Für direkte Kostenbeträge und Beträge auf einer Rechnung des Subunternehmers

  • Nachdem eine Rechnung an den Bauherrn erstellt wurde, können Sie zu einem späteren Zeitpunkt nicht automatisch Werte aus Rechnungen von Subunternehmerrechnungen oder direkten Kosten in diese Rechnung kopieren. Stattdessen müssen Sie die Beträge manuell eingeben.
  • Es werden nur die Subunternehmerrechnungen und die Beträge der direkten Kosten kopiert. Wenn die kopierte Subunternehmerrechnung und die direkten Kosten nach Abschluss des Kopiervorgangs überarbeitet werden, wird die Rechnung an den Bauherrn nicht mit den überarbeiteten Beträgen aktualisiert.
  • Wenn die Bilanzierungsmethode eines Sekundärvertrags auf Einheiten/Mengen basiert, wird nur der Wert übertragen. Die Menge ist NICHT in der Rechnung an den Bauherrn enthalten. Siehe Wie lege ich die Bilanzierungsmethode für einen Sekundärvertrag oder einen Primärvertrag fest?

Zusätzliche Informationen

  • Die von ÄASVs in Rechnung gestellten Beträge werden automatisch von der Subunternehmerrechnung auf die Rechnung an den Bauherrn übertragen, wenn die Einzelposten Folgendes aufweisen:
    • Der ÄAHV und der zugehörige ÄAV müssen auf demselben Einzelposten sein wie die Änderung, für die die Posten erstellt wurden (in Projekten müssen Änderungen aktiviert sein).
    • Bei Einzelposten werden Änderungsaufträge nach Einzelposten aufgeschlüsselt. Standardmäßig ist diese Funktion bei Procore-Projekten, die am oder nach dem 29. März 2018 erstellt wurden, automatisch aktiviert.
  • Beim automatischen Ausfüllen von Daten werden diese Daten aus den Sekundärvertragsrechnungen (oder direkten Kosten) kopiert und in die Registerkarte „Detail“ Ihrer Rechnung an den Bauherrn eingegeben:
    • Die Beträge aus der Spalte „Abgeschlossene Arbeit (dieser Zeitraum)“ auf den Sekundärvertragsrechnungen und den direkten Kosten werden in die Spalte „Abgeschlossene Arbeit (dieser Zeitraum)“ Ihrer Rechnung an den Bauherrn kopiert.
    • Die Beträge aus der Spalte „Derzeit gelagerte Materialien“ auf den Sekundärvertragsrechnungen werden in die Spalte „Derzeit gelagerte Materialien“ Ihrer Rechnung an den Bauherrn kopiert.