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Procore

Wie richte ich die Rechnungs- und Zahlungsfunktion für Subunternehmer für Procore + QuickBooks ein?

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Antwort

Wenn Sie über die Berechtigung „Administrator“ für das Tool „ERP-Integrationen“ des Unternehmens verfügen, können Sie die Ersteinrichtung für die Rechnung des Subunternehmers in QuickBooks®-Desktop abschließen, damit Ihr Team Rechnungen von Procore mit QuickBooks®-Desktop synchronisieren kann. 

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Um die Ersteinrichtung abzuschließen, müssen Sie Berechtigungen als „Administration“ für das Tool „ERP-Integrationen“ des Unternehmens haben.
    • Um die Funktion zu aktivieren und die Buchhaltungsprüfer festzulegen, die zum Synchronisieren von Rechnungen autorisiert sind, müssen Sie der Executive Sponsor Ihres Unternehmens sein. 
  • Anforderungen:
    • Für diese Funktion müssen Sie einen Serviceposten für den Einbehalt festlegen (wie unten beschrieben), auch wenn Ihr Unternehmen normalerweise keinen Einbehalt für Rechnungen von Subunternehmern verlangt.

Workflow-Diagramm

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Funktion Rechnungen und Zahlungen des Subunternehmers für Procore + QuickBooks®-Desktop einzurichten. Wenn Sie die US-amerikanische oder kanadische Version von QuickBooks®-Desktop verwenden, können Sie damit Rechnungen des Subunternehmers aus Procore nach QuickBooks®-Desktop exportieren.

 Begrenzte Version

Die Möglichkeit der Synchronisierung von QuickBooks®-Desktop Rechnungszahlungen mit Zahlungen, die im Sekundärverträge-Tool abgewickelt wurden, wird derzeit von Procore + QuickBooks®-Desktop U.S.-Edition unterstützt. Dies wird derzeit NICHT von der Procore + QuickBooks®-Desktop Kanada-Edition unterstützt. 

 

Schritte

  1. Richten Sie die Funktion „Rechnung des Subunternehmers“ ein
  2. Konfigurieren Sie die Einstellungen zum Synchronisieren von Zahlungen für synchronisierte Rechnungen
  3. Senden Sie die Liste der Buchhaltungsprüfer per E-Mail an Procore

Richten Sie die Funktion „Rechnung des Subunternehmers“ ein

Zum Einrichten der Funktion „Rechnung des Subunternehmers“ müssen drei (3) Schritte durchgeführt werden:

Schritt 1: Erstellen Sie in QuickBooks einen Posten „Einbehalt“

  1. Starten Sie QuickBooks.
  2. Erstellen Sie einen Posten und weisen Sie den Typ als Service zu. Geben Sie ihm den Namen Einbehalt.
    Hinweis: Schritt-für-Schritt-Anleitungen finden Sie unter Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Posten im Hilfecenter von QuickBooks. 

Schritt 2: Aktivieren Sie in QuickBooks „Inventar und Bestellungen sind aktiv“

  1. Melden Sie sich als Administration-Benutzer in der Datendatei an. 
  2. Wählen Sie Bearbeiten > Voreinstellungen.
  3. Klicken Sie auf Posten und Inventar.  
  4. Klicken Sie auf Unternehmenseinstellungen.
  5. Aktivieren Sie das Feld Lagerbestand und Bestellungen sind aktiv. 
  6. Klicken Sie auf OK, um die Einstellung zu speichern.

Schritt 3: Konfigurieren Sie die Einstellungen für den Rechnungseinbehaltposten in Procore

  1. Navigieren Sie zum Tool ERP-Integrationen des Unternehmens.
  2. Klicken Sie auf Einstellungen konfigurieren icons-settings-gear.png.
  3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Rechnungseinbehaltposten den Einzelposten aus, in dem der Einbehalt erfasst werden soll.
  4. Klicken Sie auf Aktualisieren.

Die Einstellungen zum Synchronisieren von Zahlungen für synchronisierte Rechnungen konfigurieren

  1. Navigieren Sie zum Tool ERP-Integrationen des Unternehmens.
  2. Klicken Sie auf Einstellungen konfigurieren icons-settings-gear.png.
  3. Klicken Sie auf Synchronisierungsplan.
  4. Wählen Sie unter Synchronisierungsplan eine der folgenden Optionen aus:
    • Täglich
    • Alle 4 Stunden
    • Nie
    • Alle 2 Stunden
    •  Stündlich
  5. Klicken Sie auf Aktualisieren.

Liste der Buchhaltungsprüfer per E-Mail an Procore senden

  1. Sagen Sie dem Procore Executive Sponsor Ihres Unternehmens, er soll mit folgenden Informationen den Support kontaktieren:
    • E-Mail-Adressen für die Buchhaltungsprüfer, denen die zusätzliche Berechtigung erteilt werden soll, Rechnungen von Unterauftragnehmern in QuickBooks zu exportieren.
      Hinweis:
      • Wenn Sie den Executive Sponsor Ihres Unternehmens nicht kennen, schauen Sie im Feld „Executive Sponsor“ unter Kontoinformationen im Administrations-Tool des Unternehmens nach.
      • Wenn kein Executive Sponsor aufgeführt ist, wenden Sie sich an den Procore-Administrator Ihres Unternehmens.
  2. Das ERP-Support-Team von Procore erteilt dann den in Ihrem Unternehmen vorgesehenen Buchhaltungsprüfern die richtigen Berechtigungen.
    Anschließend können Sie die Funktion nutzen.