Eine Einreichung erstellen

Ziel

So erstellen Sie eine Einreichung für ein Projekt mit dem Einreichungen-Tool des Projekts.

Hintergrund

In der Baubranche werden schriftliche und/oder physische Informationen von Subunternehmern an den Generalunternehmer und dann an das Planungsteam zur Genehmigung von Bauausrüstung, Materialien usw. übermittelt, bevor diese hergestellt und an das Projekt geliefert werden. Einreichungen können in verschiedenen Formaten präsentiert werden, wie zum Beispiel Fertigungszeichnungen, Einzelblätter zu Geräten und Materialmustern. Einreichungen sind in erster Linie für den Architekten und Ingenieur erforderlich, um zu überprüfen, ob die richtigen Produkte und Mengen in Übereinstimmung mit den Designdokumenten/Vertragsdokumenten im Projekt installiert werden.

In Procore ist ein Einreichungs-Manager eine Person, die für die Überwachung einer Einreichung während ihres gesamten Lebenszyklus verantwortlich ist. Wenn Sie eine Einreichung erstellen und über die Berechtigung „Standard“ oder „Administration“ für das Einreichungs-Tool verfügen, wird Ihr Name standardmäßig als „Einreichungs-Manager“ angezeigt. Benutzer mit „Administration“-Berechtigung für das Einreichungs-Tool haben jedoch die Möglichkeit, die Rolle des Einreichungs-Managers jedem Procore-Benutzer zuzuweisen, der eine „Standard“- oder „Administration“-Berechtigung für das Einreichungs-Tool hat (Hinweis: Benutzer mit „Standard“-Berechtigung haben nicht die Berechtigung, den Einreichung zu ändern). Mit dem Feld „Einreichungs-Manager“ können Sie die Eigentümerschaft einer Einreichung ändern, wenn die Person, die eine Einreichung erstellt hat (oder der aktuelle Manager dieser Einreichung), nicht mehr Mitglied des Projektteams ist.

Obwohl jedes Unternehmen und jedes Projekt seinen eigenen Prozess haben kann, ist es üblich, dass der Projektmanager oder Ingenieur für die Funktion des Einreichungsmanagers verantwortlich ist. Zuerst erstellt der Einreichungsmanager die Einreichung. Anschließend stellt der Subunternehmer die erforderlichen Unterlagen für die Einreichung zur Verfügung. Wenn die erforderliche Dokumentation vorliegt, wird die Einreichung zur Überprüfung und Genehmigung an die zuständigen Mitglieder des Designteams gesendet.

Wichtige Hinweise

Video

 

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Einreichungen-Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf + Erstellen > Einreichung.
  3. Erstellen Sie wie folgt eine neue Einreichung:

​Allgemeine Informationen hinzufügen

 Hinweis

Benutzer mit einer Standardberechtigung für das Einreichungen-Tool können bei der Erstellung einer neuen Einreichung nur die folgenden Felder anzeigen:

Titel, Spezifischer Abschnitt, Nummer & Revision, Art der Einreichung, Verantwortlicher Auftragnehmer, Erhalten von, Endgültiges Fälligkeitsdatum, Ort, Verknüpfte Zeichnungen, Verteilerliste, Zuständigkeit, Privat, Beschreibung, Anlagen

  1. Vervollständigen Sie die Dateneingabe auf der Registerkarte Allgemein wie folgt:

    • Titel. Der beschreibende Name, der die Informationen in der Einreichung am besten zusammenfasst. 

    • Spezifikationsabschnitt.Bezeichnet den entsprechenden Abschnitt aus dem Lastenheft des Projekts (auch bekannt als "Spec Book").Siehe Woher stammt die Auswahl in der Dropdown-Liste "Spezifikationsabschnitte" im Einreichungen-Tool?

    • Nummer & Revision. Die Nummer der Einreichung und ihre Revisionsnummer. Siehe Wie werden die eingereichten Unterlagen in Procore nummeriert?

    • Einreichungspaket. Das Einreichungspaket, das die Einreichung enthält. In Procore ist das Hinzufügen von Einreichungen zu einem Paket optional. Die Entscheidung, ob einem Einreichungspaket weitere Einreichungen hinzugefügt werden sollen, basiert auf den Anforderungen Ihres Projekts, die vom Managementteam Ihres Unternehmens oder Ihres Projekts festgelegt werden. Anweisungen finden Sie unter Erstellen eines Einreichungspakets.

    • Status. Der aktuelle Status der Einreichung. Nur ein Benutzer mit der Berechtigung "Admin" für das Einreichungen-Tool kann den Status einer Einreichung ändern. Siehe Was sind die Standard-Einreichungsstatus in Procore? und Was ist eine "Entwurfs"-Einreichung?

    • Verantwortlicher Auftragnehmer. Der Firmenname des Auftragnehmers/Subunternehmers, der für die Ausführung der in der Einreichung genannten Arbeiten verantwortlich ist. 

    • Empfangen von. Die Kontaktperson des verantwortlichen Auftragnehmers, die dem Projektteam die Informationen für die Einreichung zur Verfügung gestellt hat. 

    • Einreichen bis. Wählen Sie das Datum aus, bis zu dem ein Auftragnehmer/Subunternehmer alle relevanten Unterlagen (d. h. Dokumente, Zeichnungen, Handbücher, Pläne usw.) für die Einreichung an das Planungsteam des Projekts zur Überprüfung einreichen muss.

    • Ausgabedatum. Das Datum, an dem der Auftragnehmer/Subunternehmer die eingereichten Unterlagen (z. B. Dokumente, Pläne usw.) an Ihr Projektteam zur Prüfung weitergeleitet hat. 

    • Empfangsdatum. Das Datum, an dem die Einreichungsinformationen vom Auftragnehmer/Unterauftragnehmer, der für die mit der Einreichung verbundenen Arbeiten verantwortlich ist, erhalten wurden.

    • Endgültiges Fälligkeitsdatum. Das Fälligkeitsdatum, bis zu dem alle Genehmiger im Einreichungs-Workflow eine Antwort senden müssen.

      Hinweise: Wenn das „Endgültige Fälligkeitsdatum“ eintritt, sendet das System eine automatische E-Mail-Benachrichtigung, um die Benutzer darüber zu informieren, dass die Einreichung überfällig ist. Wenn Ihr System für die sequenzielle Genehmigung konfiguriert ist, geht die Benachrichtigung im Genehmigungsworkflow an den Einreichungs-Manager und den zuständigen Personal. Wenn Ihr System für die parallele Genehmigung konfiguriert ist, geht die Benachrichtigung an den Einreichungs-Manager und die Mitglieder des Genehmigungsworkflows).

    • Vorlaufzeit. Die voraussichtliche Anzahl von Kalendertagen, die benötigt werden, damit das Material/die Dienstleistungen ankommen, damit die Einreichung ankommt.

    • Erforderliches Datum vor Ort . Das Datum, bis zu dem die Materialien zu den in der Vorlage aufgeführten Arbeiten geliefert und auf der Baustelle verfügbar sein müssen.

    • Kostencode. Der Kostencode für die Einreichung. Kostencodes werden im Segment 'Kostencode' in Procores Projektstrukturplan verwaltet.

    • Einreichungs-Manager. Der Name des Einreichungs-Managers. Dies ist die Person, die für die Überwachung der Einreichung während ihres gesamten Lebenszyklus in Procore verantwortlich ist. Jede Einreichung kann einen anderen Einreichungs-Manager haben, oder Ihr Projektteam kann einen "Standard-Einreichungs-Manager" für alle Ihre Einreichungen konfigurieren. Siehe Was ist die Rolle des "Einreichungs-Managers"?

    • Typ. Der Informationstyp, der mit der Einreichung verknüpft ist. Zu den Standardtypen in Procore gehören: Dokument, Zahlungsantrag, Gehaltsabrechnung, Pläne, Drucke, Produktinformationen, Produkthandbuch, Muster, Werkstattzeichnung, Spezifikation und Andere. Siehe Benutzerdefinierte Einreichungstypen erstellen.

    • Privat. Gibt die Datenschutzeinstellungen für die Einreichung an. Wenn eine Einreichung als "privat" gekennzeichnet ist, ist sie nur für Benutzer mit "Admin"-Rechten für das Einreichungen-Tool, für Benutzer im Einreichungs-Workflow und für Mitglieder der Verteilerliste der Einreichung sichtbar. Benutzer mit der granularen Berechtigung "Private Einreichungen anzeigen, die Benutzern innerhalb desselben Unternehmens zugeordnet sind" können eine als "Privat" gekennzeichnete Einreichung auch dann anzeigen, wenn ein anderer Benutzer in ihrem Unternehmen mit der Einreichung verknüpft ist. Siehe Markieren Sie eine Einreichung als privat.

    • Standort. Der Ort, an dem die Einreichung auf der Baustelle erfolgt. Dabei kann es sich um einen bestehenden Standort aus der Standortliste oder um einen mehrstufigen Standort handeln. Siehe Mehrstufige Standorte zu einem Projekt hinzufügen. 

    • Verknüpfte Zeichnungen. Im Zeichnungstool des Projekts gespeicherte Renderings, die mit der Einreichung verknüpft sind. Siehe Link Verwandte Elemente auf einer Zeichnung.

    • Beschreibung. Informative Details, Notizen und/oder Aktionen, die das eingereichte Dokument beschreiben. 

    • Anhänge. Fügen Sie alle relevanten Dateien bei. Sie haben folgende Möglichkeiten:

      • Klicken Sie auf Attach File(s) und wählen Sie dann die entsprechende Option aus dem angezeigten Kontextmenü.
        OR
      • Verschieben Sie Dateien per Drag-and-Drop von Ihrem Computer in das graue Feld Drag and Drop File(s) .

    • Verteilerliste. Die Personen, die E-Mail-Benachrichtigungen von Procore erhalten, während die Einreichung den Einreichungs-Workflow durchläuft. Wenn Ihr Projektteam Verteilerlisten im Projektverzeichnis erstellt hat, können Sie diese Listen hier auswählen. Siehe Hinzufügen einer Verteilergruppe zum Procore-Verzeichnis). 

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Informationen zum Einreichungs-Terminplan berechnen (falls aktiviert)

Berechnungen zum Einreichungszeitplan ist eine optionale Funktion, die Sie aktivieren können. Siehe Berechnungen zum Einreichungszeitplan aktivieren. Wenn diese Option aktiviert ist, analysiert das Einreichungen-Tool Ihre Einträge in den Feldern „Erforderlicher Vor-Ort-Termin“, „Vorlaufzeit“, „Designteam-Überprüfungszeit“ und „Interne Überprüfungszeit“, um Vorschläge für das „Fälligkeitsdatum“ des Einreichers und Genehmigers im Einreichungs-Workflow zu liefern. Es füllt auch automatisch die Felder „Geplantes Rückgabedatum“, „Geplantes internes Überprüfungsdatum“ und „Geplantes Absenden bis zum Datum“ aus.

  1. Befolgen Sie die Schritte unter Einreichung erstellen.
    Dadurch wird die Seite Neue Einreichung angezeigt.
  2. Scrollen Sie nach unten zum Bereich InformationenEinreichungs-Terminplan.
  3. Legen Sie die folgenden Informationen fest:
    1. Planen Sie die Aufgabe. Die Zeitplanaufgabe, die mit der zu erstellenden Einreichung verbunden ist. Zunächst muss ein Zeitplan in das Projekt hochgeladen werden. Siehe Hochladen einer Projektplanungsdatei in die Procore-Webanwendung.

    2. Zeit für die Überprüfung des Designteams. Die Anzahl der Tage, die für die Überprüfung der Einreichung durch das Designteam vorgesehen sind.

      Hinweis: Wenn Sie 7 eingeben, subtrahiert das System '7' Kalendertage vom geplanten Rückgabedatum, um den Datumseintrag für das geplante Abschlussdatum der internen Überprüfung automatisch auszufüllen.

    3. Vorlaufzeit. Die voraussichtliche Anzahl von Kalendertagen, die benötigt werden, damit das Material/die Dienstleistungen ankommen, damit die Einreichung ankommt.

      Hinweis: Wenn Sie 10 eingeben, zieht das System '10' Kalendertage vom erforderlichen Vor-Ort-Datum ab, um den Datumseintrag für das geplante Rückkehrdatum automatisch zu füllen.

    4. Erforderliches Datum vor Ort . Das Datum, bis zu dem die Materialien zu den in der Vorlage aufgeführten Arbeiten geliefert und auf der Baustelle verfügbar sein müssen.

    5. Zeit für Interne Überprüfung. Die Anzahl der Kalendertage, die das Planungsteam Ihres Projekts benötigt, um eine ordnungsgemäße Prüfung der eingereichten Unterlagen zu gewährleisten.

      Hinweis: Wenn Sie 5 eingeben, subtrahiert das System "5" Kalendertage vom Geplantes Datum für den Abschluss der internen Überprüfung, um automatisch den Datumseintrag für das Geplante Datum für die Einreichung zu füllen.
      Die folgende Abbildung zeigt Ihnen ein Beispiel für diese Eingaben und Berechnungen.

      create-submittal-schedule-info.png
       

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Aktualisieren Sie die Lieferinformationen

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Anwenden einer Vorlage für einen Einreichungs-Workflow

Ein Benutzer mit der Berechtigung „Administrator“ für das Einreichungen-Tool Ihres Projekts kann eine (1) oder mehrere Vorlage-Workflow-Vorlagen erstellen, die Sie dann bei der ersten Erstellung für eine neue Einreichung verwenden können. Dies spart Zeit bei der Dateneingabe, da Sie nicht jedes Mal einen neuen Einreichungs-Workflow hinzufügen müssen, wenn Sie eine Einreichung erstellen.

  1. Gehen Sie unter Einreichungs-Workflow wie folgt vor:

    submittal-workflow-add-template.png
     
    1. Wählen Sie eine Vorlage aus . Wählen Sie eine Workflow-Vorlage aus der Dropdown-Liste aus.
      Anmerkungen:
      • Diese Dropdown-Liste ist nur für Benutzer mit der Berechtigung "Administrator" für das Einreichungen-Tool sichtbar und verfügbar.
      • Diese Aktion wendet die Person(en), die in der Vorlage für den Einreichungs-Workflow genannt sind, auf Ihre Einreichung an.
      • Um zu erfahren, wie Einreichungs-Workflow-Vorlagen erstellt werden, siehe Verwalten von Einreichungs-Workflow-Vorlagen.
  2. Fahren Sie fort, indem Sie die Felder Name, Rolle und Tage bis zur Einreichung/Antwort nach Bedarf für die Einreichung ändern. Ihre Änderungen wirken sich nur auf den Workflow der Einreichung aus, Ihre Änderungen wirken sich NICHT auf die Vorlage für den Einreichungs-Workflow aus.
  3. (Optional) Fahren Sie mit den Schritten unter Hinzufügen von Benutzern zum Einreichungs-Workflow fort.

Hinzufügen von Benutzern zum Einreichungs-Workflow

  1. Führen Sie unter Einreichungs-Workflow für jede gewünschte Werbebuchung in der Einreichung die folgenden Schritte aus:
    • Namen. Beginnen Sie mit der Eingabe des Namens eines Projektbenutzers in das Suchfeld . Wählen Sie dann den entsprechenden Benutzer aus der Liste aus.
      • Wenn Sie eine Antwort vom Benutzer anfordern möchten, markieren Sie das Kontrollkästchen neben seinem Namen.
        ODER
      • Wenn Sie KEINE Antwort vom Benutzer verlangen möchten, entfernen Sie die Markierung aus dem Kontrollkästchen.
        Hinweis: Wenn Sie mehr als einen Benutzer zu einer parallelen Genehmigungsworkflow-Gruppe hinzufügen, wechselt die Zuständigkeit für Ball vor Gericht zur nächsten Workflow-Gruppe, nachdem alle in der Gruppe als erforderlich markierten Personen eine Antwort auf die Einreichung abgegeben haben.
    • Rolle. Wählen Sie Genehmiger oder Einreicher aus der Liste. Siehe Was ist der Unterschied zwischen einem Einreicher und einem Genehmiger in Einreichungen?
      Anmerkungen:
      • Um als Genehmiger benannt zu werden, muss die Person im Adressbuch-Tool auf Projektebene vorhanden sein (siehe Hinzufügen eines Benutzerkontos zum Projektverzeichnis) und außerdem über Berechtigungen der Stufe "Admin" oder "Standard" für das Einreichungen-Tool verfügen (siehe Festlegen von Benutzerberechtigungen für das Einreichungen-Tool).
      • Wenn Sie ein Benutzer mit Berechtigungen auf der Ebene „Standard“ für das Einreichungen-Tool sind, können Sie dem Workflow nur Benutzer mit Berechtigungen auf der Ebene „Administrator“ hinzufügen.
      • Wenn Sie vorhaben, der Einreichung einen Einreicher hinzuzufügen, empfehlen wir Ihnen, einen als ersten Genehmiger im sequenziellen Genehmigungsworkflow der Einreichung zu bestimmen. Dies gibt dem Einreichungs-Manager die Möglichkeit, sicherzustellen, dass die Einreichung von Ihrem internen Stakeholder gründlich überprüft wird, bevor sie im nächsten Schritt des Einreichungs-Workflows an die Benutzer gesendet wird.
      • Wenn Sie ein Nutzer mit Berechtigungen auf Administratorebene für das Einreichungen-Tool sind, können Sie Nutzer mit Berechtigungen auf Administrator- oder Standardebene zum Workflow hinzufügen.
        Hinweis: Wenn der Einreichungs-Workflow die sequenzielle Genehmigung verwenden soll, fügen Sie jeder Position im Workflow nur einen Benutzer hinzu. Wenn Sie möchten, dass ein Schritt im Einreichungs-Workflow die parallele Genehmigung verwendet, fügen Sie einer Werbebuchung zwei oder mehr Nutzer hinzu.
    • Fälligkeitsdatum.Wählen Sie ein Datum aus dem Kalender aus, an dem die Antwort auf die Einreichung fällig sein soll.
      Hinweis: Das Feld "Fälligkeitsdatum" wird automatisch auf der Grundlage der Standardanzahl von Tagen ausgefüllt, die auf der Seite "Einstellungen konfigurieren" des Einreichungen-Tools angegeben ist.Siehe Einstellungen konfigurieren: Einreichungen-Tool.Beim Fälligkeitsdatum wird auch berücksichtigt, welche Tage als "Arbeitstage" für das Projekt festgelegt sind.Siehe Projektarbeitstage festlegen.
  2. Klicken Sie auf Schritt hinzufügen.
  3. Wiederholen Sie diese Schritte, um dem Workflow einen weiteren Benutzer hinzuzufügen.
  4. Wenn Sie die Reihenfolge der Workflow-Schritte ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor:
    1. Greifen Sie die Werbebuchung am vertikaler Griff (⋮⋮) .
    2. Verschieben Sie die Einzelposition per Drag-and-Drop in die gewünschte Reihenfolge. 

      submittals-change-order-table.png

Aktualisieren und senden Sie die Einreichung zur Überprüfung

Wenn Sie mit den obigen Schritten fertig sind, wählen Sie eine dieser Optionen:

  • Um Ihre Änderungen zu speichern, ohne eine E-Mail an Mitglieder des Einreichungs-Workflows, Verteilerlistenmitglieder und Einreichungs-Manager zu senden, klicken Sie auf Erstellen.
    ODER
  • Um Ihre Änderungen zu speichern und eine E-Mail-Benachrichtigung zu senden, um die Mitglieder des Einreichungs-Workflows und die Mitglieder der Verteilerliste zu benachrichtigen, klicken Sie auf E-Mails erstellen und senden .

Siehe auch