Erstellen einer konfigurierbaren PDF-Datei für eine Finanzierungsrechnung
Begrenzte Version
Das Finanzierungs-Tool ist als begrenzte Freigabe für Procore-Kunden in den Vereinigten Staaten verfügbar, die das Point-of-View-Wörterbuch für Auftraggeber von Procore implementiert haben. Weitere Informationen finden Sie unter Welche Tool-Namen und -Begriffe unterscheiden sich in Procore für Generalunternehmer, Auftraggeber und Fachunternehmer?Ziel
So erstellen Sie eine benutzerdefinierte PDF-Datei für eine Finanzierungsrechnung mit den konfigurierbaren PDF-Optionen.
Hintergrund
Wenn Sie in Procore mit einer Finanzierungsrechnung arbeiten, werden auf der Registerkarte Detail und der Registerkarte Konfigurierbare PDF der Rechnung die Einzelpositionen angezeigt. Auf der Registerkarte Konfigurierbare PDF können Sie die Darstellung von Einzelpositionen auf einer Finanzierungsrechnung anpassen. Mit den Funktionen auf dieser Registerkarte können Sie die Daten Ihrer Rechnung nach Belieben gruppieren und zusammenfassen, bevor Sie sie dem Eigentümer vorlegen, den Sie in Rechnung stellen.
In einer konfigurierbaren PDF-Datei ist eine Gruppe ein Objekt, das Rechnungspositionen zusammen organisiert. In Procore sind die Standardgruppen in einer konfigurierbaren PDF-Datei verfügbar: Teilprojekt (falls aktiviert), Abteilung, Kostenschlüssel und Kostenart. Sie können auch benutzerdefinierte Gruppen erstellen, die benutzerdefinierte Elemente enthalten, um diese benutzerdefinierten Elemente dann auf Ihre PDF-Datei anzuwenden.
Beispiele
- So organisieren Sie eine konfigurierbare PDF-Datei mit einer Standardgruppe
Nehmen wir an, Ihr Team hat in einem Procore-Projekt verschiedene Teilprojekte erstellt, um verschiedene Projektphasen darzustellen). In diesem Beispiel möchten Sie eine konfigurierbare PDF-Datei erstellen, die die Einzelpositionen der Rechnung an Auftraggeber in die entsprechende Projektphase einordnet. Angenommen, Sie haben Teilprojekte mit den Namen "Phase 1", "Phase 2" und "Phase 3" erstellt, dann können Sie in der Dropdown-Liste "Gruppe hinzufügen" die Option "Teilprojekt" auswählen. Sie können dann alle Einzelposten, die als "Phase 1", "Phase 2" und "Phase 3" klassifiziert wurden, in separate Gruppen einteilen. - So organisieren Sie eine PDF-Datei mit einer benutzerdefinierten Gruppe
Nehmen wir an, Ihr Team verwendet ein eigenes System mit benutzerdefinierten Abrechnungscodes. Sie können eine neue Gruppe für die konfigurierbare PDF-Datei mit dem Namen "Abrechnungsgruppe 1" erstellen, in der Ihre Codes gespeichert werden. Anschließend können Sie neue Elemente in der Gruppe erstellen, die Ihre Rechnungsschlüssel darstellen. Zum Beispiel: "Rechnungsschlüssel A", "Rechnungsschlüssel B", "Rechnungsschlüssel C" und so weiter. Sobald Ihre Gruppe und Ihre Schlüssel erstellt sind, können Sie die Gruppe auf die konfigurierbare PDF-Datei anwenden und dann Ihre benutzerdefinierten Rechnungscodes den einzelnen Einzelpositionen auf der Rechnung zuweisen.
Wichtige Hinweise
- Erforderliche Benutzerberechtigungen:
- „Admin“-Berechtigungen für das Finanzierungs-Tool auf Projektebene.
- Um eine konfigurierbare PDF-Datei zu einer Finanzierung anzuzeigen, benötigen Sie die Berechtigung "Schreibgeschützt" für das Finanzierungs-Tool
- Zusätzliche Informationen:
- Sie können eine PDF-Kopie der konfigurierbaren PDF-Registerkarte exportieren, um sie mit dem Auftraggeber zu teilen. Siehe Exportieren einer konfigurierbaren PDF-Datei einer Finanzierungsrechnung.
- Sie können die Registerkarte Detail einer Rechnung per E-Mail versenden. Weitere Informationen finden Sie unter Finanzierungsrechnung per E-Mail senden.
Voraussetzungen
- Erstellen Sie eine Finanzierung. Siehe Finanzierungen erstellen.
- Fügen Sie die LV-Einzelpositionen zur Finanzierung hinzu. Siehe Aktualisieren des Leistungsverzeichnisses einer Finanzierung.
- Vergewissern Sie sich, dass alle an der Finanzierung beteiligten Parteien einverstanden sind, bevor Sie den Status in "Genehmigt" ändern. Siehe Genehmigen Sie eine Finanzierung.
- Fügen Sie der Finanzierung eine Finanzierungsrechnung hinzu. Siehe Erstellen einer Finanzierungsrechnung.
Schritte
- Benutzerdefinierte Gruppen verwalten
- Zuordnen der Rechnungseinzelpositionen zu einem Element in einer Gruppe
Benutzerdefinierte Gruppen verwalten
Diese Schritte zeigen Ihnen, wie Sie zum Fenster "Benutzerdefinierte Gruppen verwalten" navigieren.
- Navigieren Sie zum Finanzierungs-Tool des Projekts.
- Suchen Sie die Finanzierung, die mit der Rechnung an Auftraggeber verbunden ist, die die konfigurierbare PDF-Datei enthält. Klicken Sie dann auf den Link Nummer .
- Klicken Sie auf die Registerkarte Rechnungen.
- Suchen Sie in der Liste die Rechnung, die Sie anpassen möchten. Klicken Sie dann auf Ansicht.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Konfigurierbare PDF .
- Öffnen Sie die Dropdown-Liste Gruppe hinzufügen.
- Wählen Sie eine der Standardgruppen in der Liste aus.
- Optional: Klicken Sie auf Benutzerdefinierte Gruppen verwalten.
- Fahren Sie im Fenster Benutzerdefinierte Gruppen verwalten mit folgendem fort:
Hinzufügen einer neuen Gruppe zum Menü "Gruppe hinzufügen"
Diese Schritte zeigen Ihnen, wie Sie eine benutzerdefinierte Gruppe erstellen, damit sie als Option in der Dropdown-Liste "Gruppe hinzufügen" auf der Registerkarte "Konfigurierbare PDF" erscheint.
- Klicken Sie im Fenster Benutzerdefinierte Gruppen verwalten auf Gruppe hinzufügen.
- Geben Sie eine Bezeichnung für die Gruppe in das Feld Gruppennamen eingeben ein. Drücken Sie dann die EINGABETASTE. Fügen Sie so viele Gruppen hinzu, wie Sie möchten.
Hinweis
- Nachdem Sie die EINGABETASTE gedrückt haben, speichert das System den Gruppennamen automatisch und fügt ihn als Auswahl in die Dropdown-Liste Gruppe hinzufügen auf der Registerkarte Konfigurierbare PDF ein.
- Um eine Gruppe zu löschen, klicken Sie auf das (x) neben dem Gruppennamen, um sie und alle mit der ausgewählten Gruppe verknüpften Elemente dauerhaft zu entfernen.
- Fahren Sie fort mit Elemente zu einer Gruppe hinzufügen.
Hinzufügen von Posten zu einer Gruppe
Diese Schritte zeigen Ihnen, wie Sie Rechnungsschlüssel zu einer benutzerdefinierten Gruppe hinzufügen.
- Suchen Sie im Fenster Benutzerdefinierte Gruppen hinzufügen die Gruppe, der Sie Abrechnungscodes hinzufügen möchten.
- Klicken Sie auf Posten hinzufügen .
- Geben Sie im Feld Elementname eingeben eine Bezeichnung für den Code ein. Drücken Sie dann die EINGABETASTE.
Hinweis
- Fügen Sie jeder Gruppe so viele Elemente hinzu, wie Sie möchten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern .
Unten auf der Seite erscheint ein GRÜNES Banner "Gespeicherte Gruppen". - Weiter mit Zuordnen der Rechnungseinzelpositionen zu einem Element in einer Gruppe.
Zuordnen der Rechnungseinzelpositionen zu einem Element in einer Gruppe
Nachdem Sie die Gruppen und Posten erstellt haben, die Sie für Ihre Rechnung verwenden möchten, können Sie damit beginnen, Ihre Positionen so zu organisieren, dass sie wie gewünscht angezeigt werden.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Konfigurierbare PDF.
- Setzen Sie ein Häkchen neben die Rechnungspositionen, die Sie einem benutzerdefinierten Posten zuordnen möchten.
Hinweis: Mit dieser Aktion wird die Beschriftung der Dropdown-Liste "Gruppe hinzufügen" in "Bearbeiten" geändert. - Wählen Sie in der Dropdown-Liste Bearbeiten die Gruppe aus, die die benutzerdefinierten Elemente enthält, die Sie den Einzelpositionen Ihrer Rechnung zuweisen möchten.
- Klicken Sie auf Speichern.
Tipps
- Alle Rechnungseinzelpositionen, die keinem benutzerdefinierten Element in einer Gruppe zugeordnet sind, werden in einem Abschnitt mit dem Titel "Nicht angegeben [Name der Abrechnungsgruppe]" angezeigt. Es gibt keine Möglichkeit, diese Namenskonvention zu entfernen.
- Wenn Sie nicht möchten, dass der "Nicht angegebene [Name der Abrechnungsgruppe]" auf Ihrer Rechnung erscheint, empfehlen wir Ihnen, Ihrer Gruppe einen Posten mit dem Namen "Keine" oder "Andere" (oder einen Begriff Ihrer Wahl) hinzuzufügen. Ordnen Sie dann die Einzelposten Ihrer Rechnung diesem Posten in der Gruppe zu.