Erste Schritte mit dem Dokumentenmanagement - Dokumentenprüfung und -genehmigungen mit dem Workflows-Tool
Übersicht
Hintergrund
Es ist oft der Fall, dass Bauunternehmen Baudokumente manuell zwischen Ordnern und isolierten Systemen verschieben müssen, wenn sich ihr Status von "in Arbeit" über "In Prüfung" bis hin zu "Genehmigt" ändert. Dies verursacht viel Overhead und führt zu Fehlern und Nacharbeiten. Mit Procore Dokumentenmanagement müssen Sie Dokumente nicht verschieben, wenn sich ihr Status ändert, und der Zugriff auf Revisionen wird automatisch geändert, sobald eine Genehmigungs workflow abgeschlossen ist. Darüber hinaus ist die in das Dokumentenmanagement-Tool integrierte workflow-Engine unglaublich anpassbar und eignet sich für einfache und komplexe Genehmigungsszenarien für jede Art von Dokument.
So funktioniert's
Sie können benutzerdefinierte workflow Vorlagen erstellen, die dann den Dokumenten zugewiesen werden, die in das Dokumentenmanagement-Tool hochgeladen werden. Sobald ein workflow begonnen hat, werden workflow Teilnehmer aufgefordert, Dokumente zu prüfen, sie optional mit Markups zu kommentieren und ein Genehmigungsergebnis anzugeben.
Wenn eine Dokumentenrevision überprüft und entweder genehmigt oder abgelehnt wird, wird der Status der Überarbeitung automatisch in Procore aktualisiert. Das bedeutet, dass Sie die Berechtigungseinstellungen nicht manuell ändern oder Revisionen zwischen Ordnern oder Tools verschieben müssen, nachdem ein Dokument genehmigt wurde. Wenn ein workflow für ein PDF-Dokument erstellt wird, können workflow Beauftragten während ihres Schritts in der workflow Markups direkt in die PDF-Datei einfügen. Nach Abschluss der workflow bleiben alle workflow Entscheidungen, Markups und zusätzlichen Dateianhänge erhalten, damit später auf sie verwiesen werden kann.
Video
Erstellen von WOrkflow-Vorlagen für das Dokumentenmanagement
Um Workflows für Dokumente zu verwenden, erstellen Sie eine oder mehrere workflow Vorlagen im Workflows Tool von Procore und wenden diese dann auf Ihre Projekte an.
TUTORIAL ANZEIGENNachdem eine workflow Vorlage auf ein Projekt angewendet wurde, müssen Sie sie mit den richtigen Beauftragten auf der Registerkarte Workflows der Seite Einstellungen konfigurieren des Dokumentenmanagement-Tools konfigurieren, bevor sie verwendet werden kann.
STart Workflows auf Dokumenten
Nachdem workflow Vorlagen für das Projekt konfiguriert wurden, können in der Spalte "Zugewiesener Workflow" Workflows für Dokumente ausgewählt werden. Mit der Option Mehrfachbearbeitung können Sie auch mehreren Dokumenten gleichzeitig einen workflow zuweisen.
Hinweis: Wenn Sie für bestimmte Dokumente, wie z. B. Zeichnungen, eine workflow Auswahl verlangen möchten, können Sie dieses Feld als Anforderung in Ihren Upload-Anforderungen festlegen.
Überprüfen und Beantworten in einem Workflow
Nachdem ein workflow für ein Dokument begonnen hat, kann ein Workflow-Beauftragter das Dokument überprüfen und in der workflow antworten.
MARKIERUNGEN HINZUFÜGEN
Workflow-Beauftragte können Dokumente bei Bedarf als Teil der Antwort markieren.
Best Practices
Bevor Sie workflow Vorlagen für das Dokumentenmanagement-Tool einrichten, sollten Sie Folgendes beachten:
- Welche Prozesse zur Dokumentenprüfung und -genehmigung möchten Sie durchsetzen und für welche Arten von Dokumenten?
- Wie variiert der Genehmigungsablauf je nach Zweck, Typ oder Quelle des Dokuments?
- Welche Antwortoptionen benötigen Sie für jeden Schritt (z. Genehmigt, mit Kommentar genehmigt, abgelehnt)?
- Wer soll Dokumenten-Workflows erstellen und konfigurieren dürfen?
- Wer sollte aktive Dokumenten-Workflows verwalten dürfen (z. Starten Sie sie neu oder wechseln Sie die Beauftragten mitten im Fluss)?
Beispiel
Nachfolgend finden Sie eine anschauliche Darstellung eines workflow für die mechanische Zeichnung Genehmigungsprozess. Jedes Kästchen entspricht einem bestimmten Schritt, während die Pfeile die an jedem Punkt getroffenen Entscheidungen anzeigen.
Betrachten wir ein Projekt, bei dem ein mechanischer Subunternehmer, M's Mechanical, Zeichnungen für Level 1 einreicht. Das erste Ziel für diese Zeichnungen ist der Dokumentencontroller, der eine Qualitätssicherungsprüfung (QS) durchführt.
- Wenn das Dokument während der QA-Prüfung den Status "Abgelehnt" erhält, wird es als "RJ-Abgelehnt" gekennzeichnet und geht zum nachfolgenden Schritt mit dem Titel "QA-Prüfung abgelehnt - Erneut einreichen" über. In diesem Fall wird M's Mechanical umgehend über die Ablehnung informiert und angewiesen, das Dokument erneut einzureichen.
- Wenn das Dokument bei der QA-Prüfung den Status "Genehmigt" erhält, geht es in die nächste Phase über, die als "Überprüfung des technischen Inhalts" bezeichnet wird.
- Wenn das Dokument eine Ablehnung erhält, geht es in die folgende Phase über, die als "Technischer Inhalt abgelehnt" bezeichnet wird, und es wird als "RJ-Abgelehnt" gekennzeichnet.
- Im Falle einer Genehmigung innerhalb der Phase "Technical Content Review" geht das Dokument in die "Consultant Review" über.
- Das Ergebnis kann eines der folgenden sein: "Genehmigt", "Genehmigt mit Kommentaren" oder "Abgelehnt". Abhängig von dieser Entscheidung erhält das Dokument den endgültigen Status "Status A - Genehmigt", "Status B - Genehmigt mit Kommentaren" oder "Status C - Abgelehnt".
Hinweis: Im Dokumentenmanagement-Tool festgelegte Berechtigungsgruppen legen fest, wer das Dokument nach seiner Genehmigung einsehen kann.
- Das Ergebnis kann eines der folgenden sein: "Genehmigt", "Genehmigt mit Kommentaren" oder "Abgelehnt". Abhängig von dieser Entscheidung erhält das Dokument den endgültigen Status "Status A - Genehmigt", "Status B - Genehmigt mit Kommentaren" oder "Status C - Abgelehnt".
Nächste Lektion: Document-Genehmigungen mit Workflows - Einrichten
Einrichten
Nachdem Sie sich nun mit den Genehmigungsworkflows für das Dokumentenmanagement-Tool vertraut gemacht haben, können Sie die folgenden Aktionen in Procore durchführen:
1. Workflow-Berechtigungen zuweisen
Wenn Sie dies noch nicht getan haben, richten Sie Berechtigungen für Workflows ein.
Für alle Benutzer, die Teil eines Genehmigungs workflow sind, müssen Sie Dateiname=""> granulare Berechtigungen für das Workflows Tool in Ihren Berechtigungsvorlagen zuweisen<a class="F1" title=" " href.path="//faq/what-granular-permissions-are-available-for-document-management-workflows" href.anchor="Answer" href..
Sie können auch die Aktionen anpassen, die Prüfer für Dokumente innerhalb eines aktiven workflow ausführen können, z. B. wer in der Lage sein soll, Dokumente zu markieren.
2. Erstellen Sie eine Vorlage für den Dokumentenmanagement-Workflow
Als Nächstes sollten Sie workflow Vorlagen im Tool Workflows auf Unternehmensebene erstellen.
3. Weisen Sie den Workflow einem Projekt zu
Nachdem die workflow Vorlage erstellt wurde, müssen Sie sie den Projekten zuweisen, für die Sie sie verwenden möchten.
4. Konfigurieren eines Workflows für das Projekt
Bevor Sie Workflows im Dokumentenmanagement-Tool verwenden können, müssen Sie die workflow für das Projekt konfigurieren, was die Zuordnung von Prüfern zu einzelnen Schritten beinhaltet. Sie können auch festlegen, ob Sie eine dieser Vorlagen als Standard für neu hochgeladene Dokumente verwenden möchten oder nicht.
5. Starten Sie einen Workflow für Dokumente
Beim Hochladen von Dokumenten in das Projekt kann den Dokumenten in der Spalte "Zugewiesener Workflow" ein workflow zugewiesen werden. Nachdem ein Dokument eingereicht wurde, beginnt der zugewiesene workflow mit dem ersten Schritt, und die Prüfer werden benachrichtigt.
Hinweis: Wenn Sie Dokumente zusammen einreichen, erhalten die Prüfer eine einzige E-Mail mit allen Dokumenten, die ihre Aufmerksamkeit erfordern, anstatt separate E-Mails für einzeln eingereichte Dokumente.