Erste Schritte mit dem Dokumentenmanagement - Dokumentenorganisation und gespeicherte Ansichten
Übersicht
Hintergrund
Die meisten Dokumentenmanagement-Tools verwenden Ordner, um Dokumente zu organisieren und zugänglich zu halten. Ordner können problematisch sein, da jede Dokumentrevision innerhalb des Ordners vorhanden sein muss und nicht in zwei oder mehr Ordnern gleichzeitig vorhanden sein kann. Dies kann zwar für in Arbeit befindliche Dokumente mit eingeschränktem Zugriff funktionieren, wird jedoch zu einem Problem, sobald Dokumente zur Überprüfung eingereicht und dann entweder abgelehnt oder für ein breiteres Publikum veröffentlicht werden. Im Bauwesen ist es wichtig, eine einzige, nachvollziehbare Historie der Revisionen eines Baudokuments und deren Statusänderungen im Laufe der Zeit zu führen. Wenn Sie Revisionen manuell zwischen Ordnern kopieren oder verschieben müssen, die für verschiedene Zwecke oder Zielgruppen bestimmt sind, verlieren Sie diese Rückverfolgbarkeit und riskieren, dass Teams mit veralteten Informationen arbeiten.
Mit dem Dokumentenmanagement-Tool von Procore werden Dokumentrevisionen mit Attributen versehen, die sie beschreiben, und Suchfilter können verwendet werden, um sie schnell zu finden. Sie können beispielsweise Filter verwenden, um die neuesten genehmigten Architekturzeichnungen zu finden oder abgelehnte Dokumente anzuzeigen, die von Ihrem Unternehmen stammen. Sie können diese Suchfilter als "gespeicherte Ansichten" speichern, um Dokumente für Sie und Ihr Team leichter auffindbar zu machen, was den Vorteil einer standardisierten Projektordnerstruktur ohne die Risiken und Nachteile der Dateiduplizierung bietet.
So funktioniert's
Organisation auf Basis von Dokumentattributen
Nachdem Dokumentüberarbeitungen übermittelt wurden, können Benutzer auf der Registerkarte Dokumente darauf zugreifen. Berechtigungsgruppen und Regeln, die für das Projekt eingerichtet wurden, steuern automatisch, welche Dokumentrevisionen von jeder Person eingesehen werden können. Die Metadaten, die jedem Dokument zugeordnet sind, stellen sicher, dass Benutzer schnell auf die benötigten Dokumente zugreifen können und dass sie nur die Dokumente sehen, auf die sie Zugriff haben.
Gespeicherte Ansichten
Anmerkung: Administratoren können gespeicherte Ansichten erstellen, auf die jeder im Projekt zugreifen kann, und jeder Benutzer kann gespeicherte Ansichten für den persönlichen Gebrauch erstellen.
TUTORIAL ANSEHENVideo
Best Practices
Bevor Sie mit der Konfiguration Ihrer gespeicherten Ansichten beginnen, sollten Sie Folgendes beachten:
- Verwenden Sie in der Regel eine Standard-Ordnerstruktur für Ihre Projekte? Wenn dies der Fall ist, können Sie gespeicherte Ansichten erstellen, um die Ordnerstruktur zu replizieren und den Zugriff auf Dokumente effizient zu steuern.
Anmerkung: Gespeicherte Ansichten sind in Sammlungen verschachtelt. - Auf welche Art von Dokumenten soll Ihr Team schnell zugreifen können?
- Welche Bauunterlagen möchten Sie den Außendienstmitarbeitern zur Verfügung stellen?
Beispiel
Anstatt Dokumente innerhalb von Ordnern manuell neu organisieren zu müssen, werden gespeicherte Ansichten durch Filter gesteuert. Das bedeutet, dass die Liste der Dokumente automatisch aktualisiert wird.
Angenommen, ein Dokumentcontroller mit dem Namen Paul möchte eine gespeicherte Ansicht für genehmigte elektrische Pläne erstellen. Ausgehend von der Sammlung "Veröffentlicht" (die bereits nach genehmigten Dokumenten filtert) wählt Paul die folgenden zusätzlichen Filter aus, um eine neue gespeicherte Ansicht zu erstellen:
- Disziplin: Elektrik
- Typ: Zeichnung
Nächste Lektion: Dokumentenorganisation mit gespeicherten Ansichten - Einrichten
Einrichten
Nachdem Sie nun gelernt haben, wie Dokumente im Dokumentenmanagement-Tool organisiert werden, können Sie die folgenden Aktionen in Procore durchführen:
AUFGABENPUNKTE
Gespeicherte Ansichten erstellen
Für Kategorien , auf die ein Administrator schnellen Zugriff haben soll, kann er den Zugriff auf die gespeicherte Ansicht auf "Jeder im Projekt" einstellen. Darüber hinaus kann jeder Benutzer seine eigenen personalisierten Ansichten erstellen.
Anmerkung: Derzeit müssen gespeicherte Projektansichten in jedem Projekt einzeln erstellt werden, aber in Zukunft werden Sie in der Lage sein, gespeicherte Ansichten über mehrere Projekte in Ihrem Unternehmen hinweg zu standardisieren.
