Erste Schritte mit dem Dokumentenmanagement - Dokumentenorganisation und gespeicherte Ansichten
Übersicht
Hintergrund
Die meisten Dokumentenmanagement-Tools verwenden Ordner, um Dokumente organisiert und zugänglich zu halten. Ordner können problematisch sein, da jede Dokumentrevision tatsächlich innerhalb des Ordners vorhanden sein muss und nicht in zwei oder mehr Ordnern gleichzeitig vorhanden sein kann. Während dies bei in Arbeit befindlichen Dokumenten mit eingeschränktem Zugriff funktionieren kann, wird es zu einem Problem, sobald Dokumente zur Überprüfung eingereicht und dann entweder abgelehnt oder einem breiteren Publikum zugänglich gemacht werden. Im Bauwesen ist es wichtig, eine einzige, nachvollziehbare Historie der Revisionen eines Baudokuments und deren Statusänderungen im Laufe der Zeit zu führen. Wenn Sie Revisionen manuell zwischen Ordnern kopieren oder verschieben müssen, die für unterschiedliche Zwecke oder Zielgruppen bestimmt sind, verlieren Sie diese Rückverfolgbarkeit und riskieren, dass Teams mit veralteten Informationen arbeiten.
Mit dem Dokumentenmanagement-Tool von Procore werden Dokumentrevisionen mit Attributen versehen, die sie beschreiben, und Suchfilter können verwendet werden, um sie schnell zu finden. Sie können beispielsweise Filter verwenden, um die neuesten genehmigten Architekturzeichnungen zu finden oder abgelehnte Dokumente anzuzeigen, die aus Ihrem Unternehmen stammen. Sie können diese Suchfilter als "gespeicherte Ansichten" speichern, um das Auffinden von Dokumenten für Sie und Ihr Team zu erleichtern, was den Vorteil einer Standard-Projektordnerstruktur ohne die Risiken und Nachteile der Dateiduplizierung bietet.
So funktioniert's
Organisation basierend auf Dokumentattributen
Nachdem die Dokumentüberarbeitungen eingereicht wurden, können die Benutzer auf der Registerkarte "Dokumente" darauf zugreifen. Berechtigungsgruppen und Regeln, die für das Projekt eingerichtet wurden, steuern automatisch, welche Dokumentrevisionen von jeder Person eingesehen werden können. Die Metadaten, die mit jedem Dokument verknüpft sind, stellen sicher, dass Benutzer schnell auf die benötigten Dokumente zugreifen können und dass sie nur die Dokumente sehen, auf die sie Zugriff haben.
Gespeicherte Ansichten
Anmerkung: Administratoren können gespeicherte Ansichten erstellen, auf die jeder im Projekt zugreifen kann, und jeder Benutzer kann gespeicherte Ansichten für den persönlichen Gebrauch erstellen.
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Best Practices
Bevor Sie mit der Konfiguration Ihrer gespeicherten Ansichten beginnen, sollten Sie Folgendes beachten:
- Verwenden Sie in der Regel eine Standard-Ordnerstruktur für Ihre Projekte? Wenn dies der Fall ist, können Sie gespeicherte Ansichten erstellen, um die Ordnerstruktur zu replizieren und den Zugriff auf Dokumente effizient zu steuern.
Anmerkung: Gespeicherte Ansichten sind in Sammlungen verschachtelt. - Auf welche Art von Dokumenten soll Ihr Team schnell zugreifen können?
- Welche Bauunterlagen möchten Sie den Außendienstteams zur Verfügung stellen?
Beispiel
Anstatt Dokumente innerhalb von Ordnern manuell neu organisieren zu müssen, werden gespeicherte Ansichten durch Filter gesteuert. Dies bedeutet, dass die Liste der Dokumente automatisch aktualisiert wird.
Nehmen wir an, ein Dokumentencontroller namens Paul möchte eine gespeicherte Ansicht für genehmigte elektrische Zeichnungen erstellen. Ausgehend von der Sammlung Veröffentlicht (die bereits nach genehmigten Dokumenten filtert), wählt Paul die folgenden zusätzlichen Filter aus, um eine neue gespeicherte Ansicht zu erstellen:
- Disziplin: Elektrik
- Typ: Zeichnung
Nächste Lektion: Dokumentenorganisation mit gespeicherten Ansichten - Einrichten
Einrichten
Nachdem Sie nun gelernt haben, wie Dokumente im Dokumentenmanagement-Tool organisiert sind, können Sie die folgende Aktion in Procore durchführen:
AKTIONSPUNKTE
Gespeicherte Ansichten erstellen
Für Kategorien , auf die ein Administrator schnellen Zugriff haben soll, kann er den Zugriff der gespeicherten Ansicht auf "Jeder im Projekt" festlegen. Darüber hinaus kann jeder Benutzer seine eigenen personalisierten Ansichten erstellen.
Anmerkung: Derzeit müssen gespeicherte Projektansichten in jedem Projekt einzeln erstellt werden, aber in Zukunft werden Sie in der Lage sein, gespeicherte Ansichten für mehrere Projekte in Ihrem Unternehmen zu standardisieren.
