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Erstellen einer Vorlage für einen linearen Workflow

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Hintergrund

Lineare Workflow-Vorlagen sind ein neuer VorlagenDesigntyp zum Erstellen von sequentiellen Genehmigungs- und Übergabeprozessen. Erstellen Sie Workflow-Vorlagen als einfache, geordnete Liste von Schritten mithilfe einer tabellenbasierten Erstellungsumgebung.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:

    • So zeigen, erstellen oder bearbeiten Sie eine Workflow-Vorlage:

      • Berechtigungen der Stufe 'Administration' für das Workflows-Tool des Unternehmens.
        ODER

      • Berechtigungen der Stufe "Schreibgeschützt" oder "Standard" für das Workflows-Tool des Unternehmens mit den granularen Berechtigungen "Workflow-Vorlagen anzeigen" und "Workflow-Vorlagen erstellen und bearbeiten", die in Ihrer Berechtigungsvorlage aktiviert sind.

  • Auswahl des Workflow-Formats: Wenn Sie eine Workflow-Vorlage erstellen, müssen Sie entweder das lineare Format oder das Diagramm-Authoring-Format auswählen. Diese Auswahl ist dauerhaft und kann nicht mehr geändert werden, nachdem die Workflow-Vorlage erstellt wurde. 

  • Produktanforderungen: Ihre Organisation muss über ein aktuelles Workflows-Paket verfügen.

     Hinweis
    Workflows auf Elementebene werden im Oktober verfügbar sein. Die Funktion wird zunächst nur für Bemerkungen verfügbar sein.

Schritte

Hinzufügen einer Workflow-Vorlage

  1. Navigieren Sie zum Tool Workflows auf Unternehmensebene.

  2. Klicken Sie auf Erstellen. Dadurch wird das Dialogfeld "Workflow hinzufügen" geöffnet.

  3. Geben Sie einen Namen für den Workflow ein.

  4. Wählen Sie das Tool für den Workflow aus dem Menü Tool aus.

  5. Wählen Sie das lineare Format für den Workflow. 

  6. Klicken Sie auf Erstellen. Dadurch wird der lineare Erstellungsbildschirm für Workflow-Vorlagen geöffnet, in dem ein tabellenbasiertes Gitter für die Erstellung von Schritten angezeigt wird.

Erstellen der Schritte für die Vorlage für den linearen Workflow

  1. Geben Sie auf dem Bildschirm zur Erstellung von Workflow-Vorlagen die folgenden Informationen ein: 

    • Name des Schritts: Geben Sie einen Namen für die jeweilige Aktion oder Phase ein.

    • Status des Elements: Wählen Sie den Status aus, der in diesem Schritt auf das Element angewendet wird.

    • Beauftragte(r): Wählen Sie die Benutzer, Projektrollen oder benutzerdefinierten Rollen aus, die für diesen Schritt verantwortlich sind.

    • Tage bis zur Fertigstellung: Geben Sie die Anzahl der zulässigen Arbeitstage an.

  2. Optional: Verwenden Sie die Inline-Tabellensymbole am Ende jeder Zeile, um die folgenden Aktionen auszuführen: 

    • Löschen: Dadurch wird der ausgewählte Schritt aus dem Workflow gelöscht.

    • Konfigurieren: Dadurch wird das Fenster "Konfiguration des Problems beheben" geöffnet, in dem Sie Beauftragte, Antwortanforderungen und Antwortlogik verwalten können. Klicken Sie auf Änderungen speichern, um zur Haupttabelle des Builders zurückzukehren.

    • Benachrichtigungen: Dies hilft bei der Verwaltung von Empfängern von Schrittbenachrichtigungen.

  3. Klicken Sie unten in der Tabelle auf + Schritt hinzufügen , um eine neue Schrittzeile in der linearen Abfolge hinzuzufügen.

  4. Optional: Klicken Sie auf + Erweiterten Schritt hinzufügen, um dem Workflow-Schritt Bedingungen oder Aktionen hinzuzufügen. Wenn keine Bedingungen oder Aktionen zutreffen, werden diese Optionen nicht angezeigt.

  5. Klicken Sie auf + Endschritt hinzufügen , nachdem Sie Ihre vollständige Routing-Sequenz erstellt haben. 

  6. Wählen Sie eine der folgenden Speicheroptionen: 

    • Klicken Sie auf Als Entwurf speichern , um die Vorlage später weiter zu bearbeiten.

    • Klicken Sie auf Speichern und veröffentlichen , um die Vorlage fertigzustellen

  7. Der neu erstellte Workflow wird in der Unternehmensebene Workflow Vorlage angezeigt.

Konfigurieren von Workflow-Vorlagen auf Unternehmensebene

  1. Navigieren Sie zur Seite mit den Werkzeugeinstellungen für das geöffnete Tool.

  2. Wählen Sie unter Unternehmensvorlagen die Schaltfläche Konfigurieren für linearen Workflow. Dadurch wird der Bildschirm Workflow-Vorlage geöffnet.

  3. Wählen Sie den Workflow-Manager und die Verteilergruppe aus der verfügbaren Dropdown-Liste aus.

  4. Optional: Legen Sie die Verteilergruppe fest.

  5. Hinzufügen oder Entfernen des/der Beauftragten

  6. Aktualisieren Sie die Tage bis zum Abschließen.

  7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden. Die Änderungen werden im Workflow sichtbar sein.

Hinweis: Das Erstellen eines linearen Workflows ändert nichts daran, wie der Workflow im Seitenfenster des Tools angezeigt wird. 

Aktualisieren der Verwaltung von Workflow-Beauftragten

Hinzufügen oder Entfernen eines einzelnen Beauftragten zu einem Schritt

Klicken Sie hier, um die Schritte zu sehen.

Sie können einen einzelnen Benutzer direkt einem Workflow-Schritt zuweisen, ohne eine formale Rollengruppe erstellen oder ändern zu müssen.

  1. Navigieren Sie zum Abschnitt Workflows-Konfigurationstabelle des Tools.

  2. Suchen Sie die spezifische Schrittzeile, die Sie ändern möchten.

  3. Klicken Sie für diesen Schritt in das Textfeld Beauftragte , um ein durchsuchbares Menü zu öffnen.

  4. Geben Sie den Namen der Person, die Sie zuweisen möchten, aus dem durchsuchbaren Dropdown-Menü ein oder wählen Sie ihn aus.

  5. Optional: Um einen einzelnen Beauftragten aus dem Schritt zu entfernen, klicken Sie auf das Symbol X neben seinem Namen im TextfeldBaustelle.

  6. Klicken Sie auf Speichern.

Vorübergehendes Überspringen eines Gruppenmitglieds in einem Workflow-Schritt

Klicken Sie hier, um die Schritte zu sehen.

Sie können eine bestimmte Person, die Teil einer zugewiesenen Rollengruppe ist, für einen Workflowschritt vorübergehend überspringen, ohne sie aus der zugrunde liegenden Gruppe zu entfernen. Die Person bleibt Mitglied der Gruppe, und wenn später eine neue Person dieser Rolle beitritt, wird die übersprungene Person automatisch wieder zum Workflow-Schritt hinzugefügt.

  1. Navigieren Sie zur Konfigurationstabelle Workflows des Tools.

  2. Suchen Sie den Schritt, der die Gruppen- oder Rollenzuweisung enthält.

  3. Klicken Sie auf das Tag oder die Pille des Projekts oder der benutzerdefinierten Rolle in der Haupttabelle der linearen Workflows, um die Mitgliederliste zu öffnen. ODER

  4. Sie können die Mitgliederliste auch über das Konfigurationsfenster öffnen, indem Sie auf das Feld Beauftragte klicken.

  5. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Benutzer, den Sie für diesen Schritt überspringen möchten.

  6. Klicken Sie auf Speichern.

Endgültiges Löschen eines Mitglieds aus einer benutzerdefinierten Rollengruppe

Klicken Sie hier, um die Schritte zu sehen.

Wenn Sie benutzerdefinierte Rollen in den erweiterten Einstellungen einer Workflow-Vorlage verwalten, können Sie einen Benutzer vollständig aus der Rolle löschen.

  1. Klicken Sie auf das Symbol Konfigurieren (Zahnrad) neben der Zeile mit dem Workflow-Schritt. Dadurch wird das Seitenfenster mit den erweiterten Einstellungen für die Konfiguration von Problemen beheben geöffnet.

  2. Suchen Sie im Abschnitt Antwortanforderungen nach der benutzerdefinierten Rollengruppe.

  3. Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol neben dem Benutzer, den Sie dauerhaft entfernen möchten.

  4. Klicken Sie auf Änderungen speichern am unteren Rand des Fensters. Das Seitenfenster schließt sich und Sie kehren zum Haupttisch zurück.