Konfigurieren und Verwenden der Kommentatorenrolle in Workflows auf Unternehmensebene

Zuletzt aktualisiert
Als PDF speichern

Hintergrund

Die Rolle des Kommentators ermöglicht es den Beauftragten, Feedback, Anhänge und Markups zu einem Workflow-Schritt bereitzustellen, ohne einen formalen EntscheidungsStatus (z. B. Genehmigen oder Ablehnen) auszuwählen. Dadurch wird sichergestellt, dass kritische Beratungsbeiträge direkt im Procore-Workflow erfasst werden, ohne dass den beratenden Prüfern die Verantwortung für die Entscheidungsfindung zugewiesen wird.

Wichtige Hinweise

Für die Vorlagenverwaltung: Berechtigungen der Stufe 'Administration' für das Workflows-Tool auf Unternehmensebene.
Für die Bearbeitung von Workflows während des Fluges: Berechtigungen auf 'Administration'-Ebene für das übergeordnete Tool oder festgelegte Workflow-Manager-Rechte.
Anforderungen an die Rolle: Jedem Workflow-Schritt muss mindestens ein Responder zugewiesen sein. Ein Schritt kann nicht ausschließlich aus Kommentatoren bestehen.
Ablauf des Workflows:
- Bei Schritten vom Typ "Entscheidung für mehrere Responder " müssen die erforderlichen Kommentatoren ihre Eingabe übermitteln, bevor der Schritt fortgesetzt werden kann, obwohl ihr Feedback keinen Einfluss auf das direktionale Routing hat.
- Bei den Schritten "First Responder Decides " sind Kommentatoren per Definition optional, und der Schritt schreitet voran, sobald der First Responder eine Entscheidung trifft.
Zuweisung von zwei Rollen: Wenn Sie einem Schritt sowohl als Responder als auch als Kommentator über verschiedene Rollen hinweg zugewiesen sind, hat die Responder-Zuweisung Vorrang. Durch das Einreichen einer einzigen Antwort werden beide Aufgaben erfüllt.
Aufgaben-Nachverfolgung: Erforderliche Kommentatoren sehen ausstehende Workflow-Aufgaben in ihrer Web-Liste "Meine offenen Elemente ". Optional: Kommentatoren sehen ausstehende Aufgaben nicht unter Meine offenen Elemente.
Unterstützte Tools: Zahlung, Budget, Dokumentenmanagement, Rechnungsstellung, Debitorenvertrag, Kreditorenvertrag (einstufige Nachträge, potenzieller Nachtrag) und direkte Kosten.

Schritte

Hinzufügen einer Kommentatorenrolle zu einer Workflow-Vorlage

Navigieren Sie zum Tool Workflows auf Unternehmensebene.
Klicken Sie neben der Workflow-Vorlage, die Sie ändern möchten, auf Bearbeiten .
Wählen Sie den Zielantwortschritt aus. Das Feld "Antwortschritt" wird an der Seite des Bildschirms geöffnet.
Klicken Sie auf Beauftragte verwalten. Das Fenster "Beauftragte verwalten" wird geöffnet.
Fügen Sie eine Beauftragterolle hinzu oder wählen Sie sie aus, und konfigurieren Sie dann die Rolle "Kommentator" basierend auf dem Schrittentscheidungstyp:
- Für mehrere Responder entscheiden Sie sich für Schritte: Wählen Sie Alle Mitglieder, Mindestens ein Mitglied oder Keine Mitglieder aus dem Dropdown-Menü Typ im Abschnitt Kommentator aus . Diese erhalten die Berechtigung, entsprechend zu kommentieren.
- Für Ersthelfer entscheidet über Schritte: Markieren Sie das Kontrollkästchen Nur kommentieren neben der Rolle des Beauftragten. Die ausgewählte Rolle wird aktualisiert, um ihre Mitglieder als Kommentatoren zu kennzeichnen.

Hinweis: Ein Kommentator kann einen Workflow nicht zu einem anderen Schritt verschieben oder weiterleiten. Wenn ein Schritt die Eingabe eines Kommentators erfordert, wird der Workflow automatisch angehalten, bis diese Eingabe bereitgestellt wird.

Vergewissern Sie sich, dass mindestens eine zugewiesene Rolle als Responder festgelegt bleibt. Die Vorlage erfüllt die Regel, die mindestens einen Entscheidungsträger pro Schritt erfordert.
Klicken Sie auf Änderungen speichern. Das Fenster wird geschlossen, und die Aktualisierungen werden auf die visuelle Leinwand angewendet.
Klicken Sie auf Speichern und veröffentlichen.

Hinweis: Der Workflow-Verlauf zeigt ein separates Symbol für Antwortende und eine eigene Bezeichnung für Kommentatoren an. Abhängig von den Antwortanforderungen ändert sich die Sichtbarkeit des Workflow-Verlaufs. Zum Beispiel, ob alle Mitglieder oder mindestens ein Mitglied als Kommentatoren antworten müssen.

Verwalten von Kommentatoren in einem Workflow während der Übertragung

Navigieren Sie zum aktiven Workflow.
Öffnen Sie die Seitenleiste "Workflow" und klicken Sie auf die vertikalen Ellipsen.
Wählen Sie Beauftragte verwalten aus . Das Fenster "Beauftragter verwalten" wird geöffnet.
Führen Sie bei Bedarf eine der folgenden Aktionen aus:
- Ändern Sie den Typ einer bestehenden Rolle zwischen Responder und Kommentator.
- Fügen Sie einzelne Benutzer als Kommentatoren im Abschnitt "Zusätzliche Beauftragter" hinzu. Die aktualisierten Benutzer- oder Rollenzuweisungen werden im Fenster aufgelistet.
Klicken Sie auf Änderungen speichern. Das Fenster wird geschlossen und eine Benachrichtigungs-E-Mail wird automatisch an alle neu zugewiesenen Kommentatoren gesendet.

Feedback als Kommentator im Web abgeben

Navigieren Sie zu dem Element oder öffnen Sie die Aufgabe unter Meine offenen Elemente. Die Elementdetails und das Antwortformular für den Workflow werden angezeigt. Das Dropdown-Menü Status-/Antwortentscheidung ist ausgeblendet.
Geben Sie Ihr Feedback in das Feld "Kommentare" ein. Ihr Text erscheint im Kommentar-Eintrag-Feld.
Optional: Laden Sie Dateien hoch oder fügen Sie Markierungen hinzu, indem Sie den Fläche "Datei anhängen" verwenden. Die angehängten Dateien oder mit Markierungen versehenen Dokumente werden im Abschnitt "Anhänge" aufgeführt.
Klicken Sie auf Einreichen. Ihre Einreichungsdatensätze. Ein neuer Eintrag, der mit Ihrer Rolle gekennzeichnet ist, wird im Bereich "Workflow-Verlauf" angezeigt, und die erforderlichen Kommentatoren sehen, dass das Element aus ihrer Liste "Meine offenen Elemente " gelöscht wurde.