Was sind die DocuSign®-Felder und kann ich sie anpassen?
Antwort
Die Procore + DocuSign®-Integration ist für die Arbeit mit bestimmten Procore-Tools konzipiert. Es hilft Ihnen, Unterschriften für bestimmte Procore-Elemente zu sammeln, indem Sie einen elektronischen DocuSign® Umschlag an Ihre Empfänger senden.
Informationen zu den Feldern, die in einem DocuSign® Umschlag verfügbar sind, finden Sie unter :
DocuSign® Empfänger & Signaturfelder
Wenn Sie die Procore + DocuSign® Integration verwenden, um Procore-Elemente an DocuSign® zu senden, werden einige Elemente automatisch einen Namen und eine E-Mail in DocuSigns Empfängerblöcke im Abschnitt „Empfänger zu einem Umschlag hinzufügen“ einfügen. Darüber hinaus werden bei einigen Dokumenten automatisch die erforderlichen Unterschriftsfelder für diese Empfänger in die PDF-Kopie des Dokuments eingefügt, das im DocuSign® Umschlag versendet wird. Bei anderen Procore-Elementen müssen Sie die Felder möglicherweise selbst in den Umschlag von DocuSign® einfügen.
Hinweis
Stellen Sie immer sicher, dass die Daten in Procore vorhanden sind, bevor Sie sie an DocuSign® senden. Wenn Sie ein Procore-Feld leer lassen, ist das entsprechende Datenfeld in DocuSign® ebenfalls leer.Die folgende Tabelle zeigt die Empfänger- und Signaturinformationen in DocuSign® und die entsprechende Quelle für die Daten in Procore.
| Procore-Tool-Name | Procore-Elemente, die an DocuSign ® gesendet werden können, um Unterschriften zu sammeln | DocuSign ®Empfängerblock | DocuSign ®Signaturfeld automatisch zu PDF hinzugefügt? | Procore-Feld/Datenquelle |
|---|---|---|---|---|
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Kunde Verträge1, Finanzierung 2 und Debitorenverträge |
Kundenvertrag1, Finanzierung 2, oder Debitorenvertrag Potenzielle Änderungsaufträge Nachtragsanträge Änderungsaufträge |
Architekt |
Ja |
Die Felder Name und E-Mail im Empfängerblock werden mit dem Vornamen, dem Nachnamen und der E-Mail-Adresse im Projektadressbuch von Procore (nur wenn hinzugefügt) für die Person ausgefüllt, die im Feld „Architekt/Ingenieur“ auf dem Element genannt wird. |
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Generalunternehmer |
Ja |
Die Felder Name und E-Mail im Empfängerblock werden mit dem Vornamen, dem Nachnamen und der E-Mail-Adresse im Projektadressbuch von Procore (nur wenn hinzugefügt) für die Person ausgefüllt, die als "Vertragsunterzeichner" für das im Feld "Auftragnehmer" auf dem Element angegebene Unternehmen angegeben ist. |
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Owner |
Ja |
Die Felder Name und E-Mail im Empfängerblock werden mit dem Vornamen, dem Nachnamen und der E-Mail-Adresse im Projektadressbuch von Procore (nur wenn hinzugefügt) für die Person ausgefüllt, die im Feld „GC/Client“1 oder „Auftraggeber/Kunde“ auf dem Artikel genannt wird. |
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Kreditorenverträge
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Generalunternehmer |
Ja |
Die Felder Name und E-Mail im Empfängerblock werden mit dem Vornamen, dem Nachnamen und der E-Mail-Adresse im Projektverzeichnis von Procore (nur wenn hinzugefügt) für den Benutzer ausgefüllt, der den Kreditorenvertrag zur Unterschrift an DocuSign® sendet. |
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Auftragnehmer |
Ja |
Die Felder Name und E-Mail im Empfängerblock werden mit dem Vornamen, dem Nachnamen und der E-Mail-Adresse im Projektverzeichnis von Procore (nur wenn hinzugefügt) für die Person ausgefüllt, die als "Vertragsunterzeichner" für das Unternehmen angegeben ist, das im Feld "Vertragsunternehmen" auf dem Kreditorenvertrag angegeben ist. |
||
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Korrespondenzposition |
N/A |
Nein |
Im Empfängerblock müssen Sie manuell den Namen und die E-Mail-Adresse Ihres Empfängers/ Ihrer Empfänger in DocuSign® eingeben. |
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Dokumente Sie können nur Dateien im Portable Document Format (PDF) an DocuSign® senden. |
N/A |
Nein |
Im Empfängerblock müssen Sie manuell den Namen und die E-Mail-Adresse Ihres Empfängers/ Ihrer Empfänger in DocuSign® eingeben. |
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GC/Kunden-Rechnung1, Finanzierungsrechnungen2 oder Rechnungen an Auftraggeber
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Auftragnehmer |
Ja |
Die Felder Name und E-Mail im Empfängerblock werden mit dem Vornamen, dem Nachnamen und der E-Mail-Adresse im Projektadressbuch von Procore (nur wenn hinzugefügt) für die Person ausgefüllt, die als "Vertragsunterzeichner" für das im Feld "Auftragnehmer" auf dem Vertrag angegebene Unternehmen angegeben ist. |
|
|
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Architekt |
Ja |
Die Felder Name und E-Mail im Empfängerblock werden mit dem Vornamen, dem Nachnamen und der E-Mail-Adresse im Projektadressbuch von Procore (nur wenn hinzugefügt) für die Person ausgefüllt, die als "Vertragsunterzeichner" für das im Feld "Architekt/Ingenieur" auf dem Element angegebene Unternehmen angegeben ist. |
|
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Subunternehmerrechnungen oder Auftragnehmerrechnungen 2 |
Auftragnehmer |
Ja |
Die Felder Name und E-Mail im Empfängerblock werden mit dem Vornamen, dem Nachnamen und der E-Mail-Adresse im Projektadressbuch von Procore (nur wenn hinzugefügt) für die Person ausgefüllt, die als "Vertragsunterzeichner" für das Unternehmen angegeben ist, das im Feld "Vertragsunternehmen" auf dem Kreditorenvertrag angegeben ist. |
|
|
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Subunternehmer |
Ja |
Die Felder Name und E-Mail im Empfängerblock werden mit dem Vornamen, dem Nachnamen und der E-Mail-Adresse im Projektadressbuch von Procore (nur wenn hinzugefügt) für die Person ausgefüllt, die als "Vertragsunterzeichner" für das Unternehmen angegeben ist, das im Feld "Vertragsunternehmen" auf dem Kreditorenvertrag angegeben ist. |
1 Die Tools Kundenverträge und Teilabrechnungen stehen Procore-Kunden in den Vereinigten Staaten zur Verfügung, die das Procore for Specialty Contractors Point-of-View-Wörterbuch implementiert haben. Weitere Informationen finden Sie unter Welche Toolnamen und -begriffe unterscheiden sich in Procore für Generalunternehmer, Auftraggeber und Fachunternehmer?
2 Das Finanzierungs-Tool steht Procore-Kunden in den Vereinigten Staaten zur Verfügung, die das Procore for Owners-Point-of-View-Wörterbuch implementiert haben. Weitere Informationen finden Sie unter Welche Toolnamen und -begriffe unterscheiden sich in Procore für Generalunternehmer, Auftraggeber und Fachunternehmer?
Benutzerdefinierte DocuSign®-Felder erstellen
Beim Senden eines Postens (Vertrag, Änderungsauftrag usw.) von Procore an DocuSign® muss ein DocuSign®-Feld an der Stelle platziert werden, an der die Unterschrift, Initiale usw. im PDF angezeigt werden. Dieses DocuSign®-Feld weist den Unterzeichner an, wo er im PDF unterschreiben, initialisieren usw. muss.
Es wird empfohlen, für jeden Posten (Vertrag, Änderungsauftrag usw.) eine DocuSign®-Vorlage zu erstellen, um diese Felder zu platzieren. Jedes Mal, wenn ein neues Posten von Procore an DocuSign® gesendet wird, kann die DocuSign®-Vorlage auf den DocuSign®-Umschlag angewendet werden, sodass diese Felder nicht für jeden Umschlag manuell platziert werden müssen.
Aufgrund der unterschiedlichen Elementlängen können die Feldpositionen im PDF von Vertrag zu Vertrag oder von Änderungsauftrag zu Änderungsauftrag variieren. DocuSign® verfügt über eine AutoPlace-Funktion, die eine benutzerdefinierte Textzeichenfolge verwendet, um die Felder an der entsprechenden Stelle in der PDF-Datei zu platzieren, selbst wenn die Position auf dem DocuSign®-Umschlag von der DocuSign®-Vorlage abweicht.
Procore Custom Solutions kann versteckten AutoPlace-Text in die benutzerdefinierte PDF-Datei eines Postens einfügen, um ihn für die AutoPlace-Funktion zu verwenden. Wenn der Subunternehmer beispielsweise seine Unterschrift, seinen Namen, seinen Titel und das Datum an einer bestimmten Stelle in einen Vertrag eingeben muss, kann Procore Custom Solutions den folgenden versteckten AutoPlace-Text (unten in rot dargestellt) in die benutzerdefinierte PDF-Datei des Vertrags einfügen:
Um diesen Prozess zu verwenden, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wenden Sie sich an Procore Custom Solutions, um zu beantragen, dass dieser verborgene Text zu Ihrem Formular hinzugefügt wird; eine Musterkopie der Position, die alle Bereiche, die über DocuSign® auszufüllen sind, deutlich identifiziert/hervorhebt, wird benötigt.
- Sobald Procore Custom Solutions Ihr benutzerdefiniertes PDF fertiggestellt hat, erhalten Sie eine Liste der Felder und der entsprechenden AutoPlace-Textstrings (z. B. verwendet das Feld „Subunternehmer Signatur“ den AutoPlace-Textstring von „SubSignature“.
- Innerhalb von DocuSign® Erstellen Sie eine Vorlage für jeden Positionstyp (z. B. einen Unterauftrag, einen potenziellen Änderungsauftrag oder einen Änderungsauftrag):
- Exportieren und speichern Sie in Procore eine benutzerdefinierte PDF-Beispieldatei aus einem Posten mithilfe Ihres benutzerdefinierten Formulars.
- Führen Sie auf der ersten Seite der DocuSign®-Vorlage die folgenden Schritte aus:
- Laden Sie das benutzerdefinierte PDF-Beispiel mit dem AutoPlace-Text hoch.
- Fügen Sie die Standardempfänger, die Nachricht usw. hinzu.
- Klicken Sie auf Weiter.
- Führen Sie auf der zweiten Seite der DocuSign®-Vorlage die folgenden Schritte aus:
- Felder hinzufügen.Nachdem Sie jedes Feld hinzugefügt haben, verwenden Sie die AutoPlace- Funktion, um den entsprechenden AutoPlace-Text einzugeben, der Ihnen von Procore Custom Solutions zur Verfügung gestellt wird.
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern und schließen.
- Wenn Sie eine Position von Procore an DocuSign® senden, Wenden Sie die Vorlage an.
- Wenn Ihre Vorlage nicht angezeigt wird, wählen Sie die drei Punkte aus, klicken Sie auf Vorlage anwenden und Durchsuchen, um die entsprechende Vorlage zu überprüfen.
- Wenn sich die Empfänger Ihrer DocuSign®-Vorlage von den Standardempfängern von Procore unterscheiden (siehe Abschnitt „Antwort“ oben), löschen Sie die Procore-Standardeinstellungen, bevor Sie die Vorlage anwenden.
- Fahren Sie mit dem DocuSign®-Prozess fort, um den Umschlag zu senden.
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