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Procore

Wie funktionieren Budgetgenehmigungen in Portfolio Financials?

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Antwort

Nachdem Sie einen Budgetbetrag für ein bestimmtes Projekt in die Kostenübersicht eingegeben haben, werden Sie aufgefordert, einen Genehmigungsprozess zu starten.

  1. Der Prozess beginnt mit einer Übersichtsseite, um die Schritte des Genehmigungsprozesses vor der Initialisierung zu überprüfen. Auf dieser Seite haben Sie die Möglichkeit, Notizen zu hinterlassen sowie relevante Dokumente anzuhängen.
  2. Nachdem Sie die erforderlichen Informationen eingegeben haben, können Sie zum Ende der Seite scrollen, um die Optionen für die nächsten Schritte zu finden. Folgende Aktionen stehen zur Verfügung:
    • Klicken Sie auf Zur Genehmigung senden, um die Genehmigung zu senden (siehe unten).
    • Klicken Sie auf Speichern und beenden, wenn Sie die Informationen im System speichern, aber die Genehmigung noch nicht starten möchten.
    • Klicken Sie zum Beenden auf Abbrechen.
      send-for-approval.png
  3. Wenn eine Budgetrevision zur Genehmigung gesendet wird, wird die Abweichung zwischen dem alten und dem neuen Budget im Feld „Abweichung“ auf der Genehmigungsseite angezeigt.
    • Nachdem das Budget zur Genehmigung gesendet wurde, wird es auf der Projektseite als „In Genehmigung“ angezeigt, während die Genehmigung aussteht.

      pending-approval.png
    • Während die Genehmigung des Budgets aussteht, wird neben der Budgetspalte ein gelber Punkt angezeigt.

      budget-yellow-dot.png
  4. Sie können jederzeit auf Genehmigung anzeigen klicken, um zur Übersichtsseite zurückzukehren und den Status oder die Warteschlange zu überprüfen, in der sie sich befindet.
  5. Optional: Wenn Sie aus irgendeinem Grund die Budgetgenehmigungsanfrage stornieren müssen, um von vorne zu beginnen, klicken Sie auf das Symbol mit der vertikalen Ellipse auf der Genehmigung und wählen Sie Genehmigung abbrechen.cancel-approval.png
  6. Wenn sich das Budget in Ihrer Warteschlange zur Genehmigung befindet, können Sie es entweder über die oben gezeigte Seite mit der Genehmigungsübersicht oder über das Menü Meine Aufgaben aufrufen.
    my-tasks.png
    Hinweis: Die Genehmigenden werden auch per E-Mail benachrichtigt, wenn ihnen ein Budget zur Genehmigung zugewiesen wurde. Sobald das Budget vollständig genehmigt ist, wird es automatisch im Kosten-Tracker veröffentlicht.
     
  7. Optional: Wenn Sie den Genehmigungsprozess, den ein Budget durchlaufen hat, überprüfen möchten, befolgen Sie die Schritte in der nachstehenden Bildschirmabbildung. 

budget-approval.gif