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Procore

Wie funktionieren Budgetgenehmigungen in Portfolio Financials?

 Hinweis
Die Informationen in dieser FAQ gelten für Konten mit dem Produkt Portfolio Financials von Procore mit aktivierten Genehmigungen. Bitte wenden Sie sich an Ihren Procore point of contact um weitere Informationen zu erhalten.

Answer

Nachdem Sie einen Budgetbetrag für ein bestimmtes Projekt in die Kostenübersicht eingegeben haben, werden Sie aufgefordert, einen Genehmigungsprozess zu starten.

  1. Der Prozess beginnt mit einer Übersichtsseite, um die Schritte des Genehmigungsprozesses vor der Initialisierung zu überprüfen. Auf dieser Seite haben Sie die Möglichkeit, Notizen zu hinterlassen sowie relevante Dokumente anzuhängen.
  2. Nachdem Sie die erforderlichen Informationen eingegeben haben, können Sie zum Ende der Seite scrollen, um die Optionen für die nächsten Schritte zu finden. Folgende Aktionen stehen zur Verfügung:
    • Klicken Sie auf Zur Genehmigung senden, um die Genehmigung zu senden (siehe unten).
    • Klicken Sie auf Speichern und beenden, wenn Sie die Informationen im System speichern, aber die Genehmigung noch nicht starten möchten.
    • Klicken Sie zum Beenden auf Abbrechen.
      send-for-approval.png
  3. Wenn eine Budgetrevision zur Genehmigung gesendet wird, wird die Abweichung zwischen dem alten und dem neuen Budget im Feld „Abweichung“ auf der Genehmigungsseite angezeigt.
    • Nachdem das Budget zur Genehmigung gesendet wurde, wird es auf der Projektseite als „In Genehmigung“ angezeigt, während die Genehmigung aussteht.

      pending-approval.png
    • Während die Genehmigung des Budgets aussteht, wird neben der Budgetspalte ein gelber Punkt angezeigt.

      budget-yellow-dot.png
  4. Sie können jederzeit auf Genehmigung anzeigen klicken, um zur Übersichtsseite zurückzukehren und den Status oder die Warteschlange zu überprüfen, in der sie sich befindet.
  5. Optional: If for any reason you need to cancel the budget approval request to start over, click the vertical ellipsis icon on the approval and select Cancel Approval.cancel-approval.png
  6. If the budget is in your queue to approve, you can access it either from the approval summary page shown above or from the the My Tasks menu.
    my-tasks.png
    Note: There will also be an email notification letting approvers know when a budget has been assigned to them for approval. Once the budget has been fully approved, it will be automatically published to the cost tracker.
     
  7. Optional: If you want to review the approval process that a budget went through, follow the steps in the screen capture below. 

budget-approval.gif