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Procore

Definieren einer Procore-Einführungsstrategie

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Hintergrund

Während der Rollout-Phase Ihrer Procore-Implementierung sollte Ihr internes Implementierungs-/Trainingsteam zusammenkommen, um zu besprechen, wie Sie Procore in Zukunft erfolgreich einführen werden.

Wichtige Hinweise

Um Ihre Procore-Einführungsstrategie zu definieren, sollten Sie die folgenden Punkte berücksichtigen.

  • Wer sind die Mitglieder Ihres internen Procore-Komitees?
    Sie müssen die wenigen Personen bestimmen, die in Ihrem Unternehmen die internen Procore-Experten sein werden. Sie werden als wertvolle Trainings- und Unterstützungsressource dienen und aufschlussreiche Hinweise bei der Festlegung der Best Practices Ihres Unternehmens geben.
  • Wie können Sie neue Mitglieder erfolgreich einbinden und sie in der ordnungsgemäßen Nutzung von Procore schulen?
    Wenn neue Mitarbeiter eingestellt werden, wie können Sie den Einführungsprozess am besten optimieren, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß in der Nutzung von Procore auf IHRE Weise geschult werden? Im Folgenden finden Sie eine Liste von Ressourcen, die Sie für die Training interner und externer Projektmitarbeiter verwenden können.
  • Was sind Ihre Best Practices mit Procore?
    Es ist wichtig, Ihre unternehmensspezifischen Verfahren zu dokumentieren, um die einheitliche Nutzung von Procore durch alle wichtigen Stakeholder zu fördern.
  • Welche Projekte werden Procore nutzen?
    Vielleicht möchten Sie beispielsweise, dass alle neuen Projekte in Procore verwaltet werden. Wenn ein Projekt bereits begonnen hat und derzeit mit Ihrer vorherigen Baumanagementlösung verwaltet wird, ist es in der Regel nicht empfehlenswert, mitten im Projekt zu Procore zu wechseln. Wenn Sie jedoch mitten im Projekt wechseln möchten, sollten Sie dies zunächst mit dem Implementierungskontakt Ihres Unternehmens bei Procore besprechen.

Einführungsphasen

Im Folgenden finden Sie die gängigsten Procore-Rollout-Strategien für unsere Kunden. Die frühzeitige Zustimmung Ihrer Projektteams ist ein wesentlicher Bestandteil der unternehmensweiten Akzeptanz. Unabhängig von der gewählten Einführungsstrategie ist es wichtig, die Schlüsselperson(en) zu identifizieren, die als Ihr interner Procore-Implementierungsmanager für jedes Büro, jede Abteilung oder jede Geschäftseinheit fungieren. Bitte arbeiten Sie eng mit dem Implementierungskontakt Ihres Unternehmens bei Procore zusammen, um in dieser kritischen Phase des Implementierungsprozesses Einblicke und Anleitungen zu erhalten.

Es wird empfohlen, Procore schrittweise einzuführen, anstatt die Lösung sofort einzusetzen. Die gebräuchlichsten Strategien für die Einführung sind:

  • Einführung im Büro: Rollout zuerst in den Unternehmensniederlassungen, dann strategisch in den Zweigstellen
  • Einführung pro Geschäftseinheit/Marktsektor: Rollout nach Marktsektor (d. h. Gewerbe, Industrie, etc.)
  • Projekt-Starttermin: Die Projekte werden chronologisch nach ihrer Erfassung eingeführt.
Trainingsanforderungen für die Einführung in neue Projektteams

Die Einführung von Procore in den definierten Gruppen oder Projekten sollte in einem stufenweisen Ansatz erfolgen. Dies sieht im Allgemeinen folgendermaßen aus (weitere Einzelheiten zu den einzelnen Phasen siehe unten):

  • Phase 1
    Ca. 2-3 Wochen vor der erforderlichen Nutzung von Procore werden die Benutzer eingeladen und zu einem Testprojekt hinzugefügt. Zu diesem Zeitpunkt wird eine separate E-Mail an die Benutzer geschickt, in der sie über Procore informiert werden und darüber, was von ihnen für die Training verlangt wird.
  • Phase 2
    Ca. 1 Woche vor der gewünschten Nutzung werden 1 oder mehrere Trainings geplant und vom internen Implementierungsmanager durchgeführt.
  • Phase 3
    Die Benutzer beginnen dann mit der Nutzung des Systems, und die internen Implementierungsmanager überprüfen in regelmäßigen Abständen, ob es Fragen gibt, und ob die Benutzer das System wie vorgesehen nutzen.

Phase 1

Bevor ein neues Projektteam online gebracht wird, sollten die Mitarbeiter die rollenbasierten Zertifizierungskurse von Procore absolvieren, an wöchentlichen Trainingswebinaren teilnehmen und Zugang zum Sandbox-Testprojekt erhalten. Details unten:

  • Sandbox-Testprojekt – Laden Sie alle neuen Mitarbeiter zum Sandbox-Testprojekt ein. Dieses Testprojekt bietet einen Bereich zum Üben und Wiederholen des Materials, das im Procore-Zertifizierungsprogramm behandelt wird.
  • Procore-Zertifizierung – Procore bietet sowohl grundlegende als auch rollenbasierte Trainings an, um neuen Benutzern die Grundlagen des Systems zu vermitteln. Alle Kurse werden im Selbststudium durchgeführt und bestehen aus Tool-spezifischen Trainingsvideos und Quizfragen.

Zwei Wochen vor Projektbeginn:

Fügen Sie Benutzer zum Projektadressbuch hinzu und laden Sie sie zu Procore ein. Senden Sie ihnen gleichzeitig separat diese E-Mail, wobei Sie den Inhalt so bearbeiten, dass die von Ihnen geforderte Training berücksichtigt wird.

Hallo [ROLE],

Ich freue mich, Ihnen mitteilen zu können, dass unsere Organisation vor kurzem die Procore Software gekauft hat, um unser Projektmanagement zu verbessern und zu straffen. Diese Entscheidung ist das Ergebnis monatelanger Recherchen ausgewählter Projektteammitglieder, um die beste Projektmanagementlösung auf dem Markt zu finden.

Der nächste Schritt besteht darin, alle unsere Projektteams auf das System umzustellen. Um diesen Prozess zu beginnen, erhalten Sie eine Einladungs-E-Mail mit der Betreffzeile „Willkommen bei Procore“, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Benutzerrolle und Ihr Passwort für den Zugang zu unserem Procore-Konto einzurichten. Sobald Sie diese erhalten haben, absolvieren Sie bitte die im Artikel beschriebenen Trainings.

Am [Datum einfügen] werden wir ein Trainingsmeeting abhalten, um alle Funktionen und Verantwortlichkeiten durchzugehen. Vor diesem Meeting füllen Sie bitte die folgenden Felder aus:

Procore-Zertifizierung

Trainingswebinare [geben Sie an, welche Sie benötigen]

Vielen Dank im Voraus für die Nutzung dieses Tools und für all Ihre Bemühungen, mit denen wir uns weiterhin um hervorragende Leistungen in allem bemühen, was wir tun.

Phase 2

Sobald die oben genannten Punkte abgeschlossen sind, sollte das Implementierungsteam Ihrer Organisation mit den neuen Projektteams zusammenarbeiten, um das/die anfängliche(n) Projekt(e) online zu stellen und die Benutzer zu ihren eigentlichen Projekten einzuladen, falls sie dies noch nicht getan haben. Die Projektmanager sollten mit den Projektteams Trainings durchführen, um die vollständige Akzeptanz des Systems sicherzustellen. Wir empfehlen, einen Zeitplan für die Projekttrainings aufzustellen, wie unten beschrieben:

  • Benutzerberechtigungen und Projekterstellung
    • Berechtigungen für jede Projektrolle überprüfen
    • Den Prozess der Projekterstellung besprechen
  • Planverwaltung
    • Den Prozess des Hochladens von Plänen und die Bestandsfunktionalität durchgehen
    • Den Prozess zum Hochladen der Leistungsbeschreibung und das Revisionsmanagement überprüfen
  • Verwaltung von Budget und Sekundärverträge
    • Den Prozess zum Hochladen des Budgets durchgehen
    • Demonstration des Buyout-Prozesses
  • Änderungsmanagement
    • Überprüfung des Workflow und der Erstellung von Prozessen für Änderungen, RFQs und Änderungsaufträge
  • Zusammenarbeit und mobile Tools
    • Den Workflow und die Erstellung von Prozessen für Rückfragen und Einreichungen durchgehen
    • Hervorhebung der Mobilitätsmöglichkeiten für Feldmitarbeiter
      • Verwalten von Bautagebüchern
      • Qualitätsmanagement
      • Fortschrittfotos

Phase 3

Sobald die Benutzer an einer Sitzung teilgenommen haben, in der die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens dargelegt wurden, und sie ein solides Verständnis des Systems und der Anforderungen an sie haben, können sie mit der Nutzung des Systems beginnen.

Ständige Weiterbildung für Procore