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Procore

Bearbeiten der Details zur Gewerkkonfiguration für einen Bieterraum in Portfolio-Finanzwerte

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 Hinweis
Diese Informationen sind für Konten mit dem Produkt Portfolio Financials in Procore bestimmt. Bitte wenden Sie sich für weitere Informationen an Ihren Procore-Ansprechpartner. 

Ziel

So bearbeiten Sie Details auf der Seite „Gewerkkonfiguration“ des Bieterraums in Portfolio-Finanzwerte

Hintergrund

Der Bieterraum in Portfolio-Finanzwerte ist ein gemeinsames Portal für den Auftraggeber und die Bieter. Bevor Sie Angebote senden und verwalten können, müssen Sie den Bieterraum einrichten. Auf der Seite „Gewerkkonfiguration“ geben Sie Informationen ein und laden Dokumente hoch, damit Ihre Bieter ihre Angebote korrekt abgeben können. 

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Zugriff „Eingeschränkt“ auf das Projekt oder höher.
      Hinweis: Benutzer mit eingeschränktem Zugriff müssen dem Bieterraum-Team für das Projekt angehören. 
  • Zusätzliche Informationen:
    • Wichtig! Alle auf der Seite „Gewerkkonfiguration“ eingegebenen Informationen, einschließlich der in den Abschnitt „Dokumente“ hochgeladenen Dateien, sind für die Bieter sichtbar.

Schritte

  1. Navigieren Sie zu dem entsprechenden Bieterraum.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Gewerkkonfiguration. 
  3. Aktualisieren Sie bei Bedarf die Informationen in den folgenden Abschnitten.
    • Quadratmeterzahl: Dieses Feld ist optional, da nicht alle Projekte über Quadratmeterzahlen verfügen. Diese Zahl kann aus der Gesamt-Quadratmeterzahl des Projekts kopiert oder manuell eingegeben werden.
      Hinweis: Wenn ein Wert eingegeben wird, handelt es sich um die Quadratmeterzahl, für die Ihre Bieter Preise abgeben werden.
    • Beschreibung: Das Beschreibungsfeld ist die Beschreibung für dieses spezielle Angebot. Ein RFP-Schreiben oder eine Beschreibung des Projektumfangs kann hier für die Bieter verfasst werden.
      Hinweis: Dieses Feld kann aus der Gesamtprojektbeschreibung übernommen werden.
    • Zeitplan: Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit aus, bis zu der das Angebot abgegeben werden muss. 
      Hinweis: Die Bieter erhalten drei Tage und einen Tag vor dem Fälligkeitstermin eine E-Mail-Benachrichtigung, um sie an die Abgabe ihrer Angebote zu erinnern.
      Wichtig! Wenn es sich um ein verdecktes Angebot handelt, ist das Fälligkeitsdatum für die Angebotsabgabe auch das Datum und die Uhrzeit, nach der der Bieterraum-Manager die Angebote freischalten kann.Siehe Wie führe ich ein verdecktes Ausschreibungsverfahren in Portfolio-Finanzwerte durch?
      • Optional: Sie können zusätzliche Punkte in den Zeitplan für Ihre Bieter aufnehmen, um sie über den Zeitplan Ihres Projekts auf dem Laufenden zu halten. So können Sie beispielsweise ein Einzugsdatum für den Mieter angeben, damit die Bieter wissen, wann die Bauarbeiten voraussichtlich abgeschlossen sein werden.
  4. Gehen Sie wie folgt vor, um die Abschnitte „Ausschreibungsdokument“ und „Bieterraum-Teams“ zu aktualisieren:

Angebotsdokumente

Im Bereich „Angebotsdokumente“ können Sie alle Dokumente hochladen (z.B. Pläne, Grundrisse, Baubeschreibungen und Vorschriften), die Ihre Bieter für die Abgabe ihrer Angebote benötigen. Sie können neue Dateien für Ihre Bieter hochladen oder die bereits hochgeladenen Dateien in die Projektdokumente kopieren.

So laden Sie neue Dateien in den Bieterraum hoch:

  1. Klicken Sie auf Neue Dateien hinzufügen.
  2. Suchen Sie die Dateien, die Sie hochladen möchten, und wählen Sie sie aus.

So importieren Sie Projektordner und Dokumente in den Bieterraum:

  1. Klicken Sie auf Neue Dateien hinzufügen.
  2. Wählen Sie die Dateien aus, die Sie in den Bieterraum importieren möchten. Neben den ausgewählten Elementen wird ein grünes Häkchen angezeigt.
  3. Klicken Sie auf Hinzufügen.
    Hinweis: Wenn Sie während des Ausschreibungsprozesses neue Dokumente hochladen, nachdem Bieter eingeladen wurden, werden Ihre Bieter per E-Mail über Ihre Änderungen informiert.

Angebotsraum-Team

Das Bieterraum-Team besteht aus der Gruppe von Personen in Ihrem Team, die mit Ihnen an diesem Angebot zusammenarbeiten. Die Mitglieder des Bieterraum-Teams werden automatisch zum Projektteam hinzugefügt. Das Bieterraum-Team kann die Angebote einsehen und vergleichen, Rückfragen veröffentlichen und beantworten, Änderungen am Angebotsformular vornehmen und dem erfolgreichen Bieter den Zuschlag erteilen. Alle Teammitglieder erhalten außerdem E-Mail-Benachrichtigungen über alle Aktivitäten im Bieterraum, z. B. wenn Bieter Rückfragen veröffentlichen oder Angebote abgeben.
Hinweis: Der Benutzer, der den Bieterraum einrichtet, wird automatisch zum Bieterraum-Manager ernannt. Der einzige Unterschied zwischen dieser Rolle und der mit „Vollzugriff“ besteht darin, dass der Manager Angebote in einem verdeckten Ausschreibungsprozess freischalten kann. Siehe Wie führe ich ein verdecktes Ausschreibungsverfahren in Portfolio-Finanzwerte durch?

Wichtig! Das Bieterraum-Team ist NICHT der Ort, an dem Sie Bieter einladen. Stattdessen können Sie hier Kollegen hinzufügen, die den Ausschreibungsprozess verwalten und Änderungen vornehmen können. 

So fügen Sie bestehende Mitglieder zum Bieterraum-Team hinzu:

  1. Klicken Sie auf die Plus-Schaltfläche.
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    Hinweis: Eine Liste von Kollegen mit Portfolio-Finanzwerte-Konten ist zur Auswahl verfügbar. Wenn Sie in Portfolio-Finanzwerte bereits einen externen Berater beim Ausschreibungsprozess hinzugezogen haben, können Sie auch diesen auswählen.
  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Namen der Teammitglieder, die Sie hinzufügen möchten.
    Tipp! Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Per E-Mail benachrichtigen, um eine E-Mail-Benachrichtigung an die Personen zu senden, die Sie einladen.
  3. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Bieterraum-Berechtigungen, um Berechtigungen für jedes Mitglied auszuwählen:
    • Wählen Sie die Berechtigung Gebotsinformationen ausblenden, wenn Sie die finanziellen Informationen des Angebots nicht mit ihnen teilen möchten. So können sie weiterhin E-Mails empfangen und Rückfragen beantworten.
      ODER
    • Wählen Sie Vollzugriff, wenn Sie möchten, dass sie in vollem Umfang an diesem Angebot mitarbeiten können.
  4. Klicken Sie auf Hinzufügen.

So fügen Sie dem Bieterraum-Team ein neues Mitglied hinzu:

  1. Nachdem Sie auf das Plus-Symbol geklickt haben, um ein neues Teammitglied hinzuzufügen, klicken Sie auf + Neues Teammitglied einladen.
  2. Geben Sie den Vornamen, den Nachnamen und die E-Mail-Adresse der Person ein.
  3. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Bieterraum-Berechtigungen, um Berechtigungen für das neue Mitglied auszuwählen:
    • Wählen Sie die Berechtigung Gebotsinformationen ausblenden, wenn Sie die finanziellen Informationen des Angebots nicht mit ihnen teilen möchten. So können sie weiterhin E-Mails empfangen und Rückfragen beantworten.
      ODER
    • Wählen Sie Vollzugriff, wenn Sie möchten, dass sie in vollem Umfang an diesem Angebot mitarbeiten können.
  4. Klicken Sie auf Einladung senden.