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Procore

Einrichten eines Vertragsraums aus einem Bieterraum in Portfolio-Finanzwerte

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 Hinweis
Diese Informationen sind für Konten mit dem Produkt Portfolio Financials in Procore bestimmt. Bitte wenden Sie sich für weitere Informationen an Ihren Procore-Ansprechpartner. 

Ziel

Einen Vertragsraum aus einem Bieterraum in Portfolio-Finanzwerte einrichten

Hintergrund

Nachdem Sie den Bieter ausgewählt haben, an den Sie einen Vertrag vergeben möchten, gelangen Sie zur Seite für die Vertragseinrichtung. Auf dieser Seite können Sie eine digitale Version Ihres Vertrags mit Ihrem Lieferanten einrichten. Nachdem die Einrichtung abgeschlossen ist, wird der Bieterraum in einen Vertragsraum umgewandelt. 

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Zugriff „Eingeschränkt“ auf das Projekt oder höher.
      Hinweis: Benutzer mit eingeschränktem Zugriff müssen dem Bieterraum-Team für das Projekt angehören. 
  • Zusätzliche Informationen:
    • Auf der Seite „Vertragseinrichtung“ richten Sie das Leistungsverzeichnis des Vertrags so ein, dass es dem des unterzeichneten Vertrags entspricht. Sie müssen weiterhin einen unterzeichneten Vertrag außerhalb von Procore erwerben.

Video

 
  

Schritte

Das Einrichten eines Vertragsraums ist ein mehrstufiger Prozess. Klicken Sie auf einen Link, um zu einem bestimmten Abschnitt dieses Artikels zu springen:

  1. Informationen zur Vertragsübersicht eingeben
  2. Leistungsverzeichnis bestätigen
  3. Dokumente hinzufügen
  4. Vertrag überprüfen und fertigstellen
  5. Vertrag für Ihren Lieferanten freigeben

Schritt 1: Informationen zur Vertragsübersicht eingeben

  1. Prüfen Sie die Informationen im Abschnitt Vertragsübersicht und füllen Sie sie gegebenenfalls aus:
    • Gesamtvertragswert: Der Gesamtwert des Vertrags.
    • Kostenaufschlüsselung: Die Kostenaufschlüsselung ist standardmäßig aktiviert, wenn Ihr Angebotsformular mehrere Einzelpositionen enthält. Wenn der Umschalter auf EIN gestellt ist, können Sie den Vertrag nach Einzelposition aufschlüsseln oder ihn als Pauschale belassen.
    • Erinnerung: Wenn ein Datum ausgewählt wird, generiert Procore automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung an Ihren Lieferanten an dem gewählten Datum, um ihn an die Einreichung seiner Rechnungen und Änderungsaufträge zu erinnern.
      • Um Erinnerungs-E-Mails zu aktivieren, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Erinnerung und wählen Sie einen Tag aus.
    • Einbehalt: Sie können die Einbehaltung für diesen Vertrag aktivieren oder deaktivieren. Der Einbehalt ist standardmäßig deaktiviert.
      • So aktivieren Sie den Einbehalt und legen einen Prozentsatz für den Einbehalt fest:
        1. Stellen Sie den Umschalter neben „Einbehalt“ in die Position EIN.
        2. Der Standardprozentsatz für den Einbehalt beträgt 10 %. Wenn Sie einen anderen Prozentsatz eingeben möchten, klicken Sie in das Prozentfeld und geben Sie einen neuen Wert ein.
    • Lieferant: Der Name des Lieferanten, dem Sie den Zuschlag erteilt haben.
    • Vertragsdatum: Das Datum des unterzeichneten Vertrags. 
      • Um ein Vertragsdatum einzugeben, klicken Sie in das Feld und wählen Sie ein Datum aus dem Kalender aus. 

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Schritt 2: Leistungsverzeichnis bestätigen

Das Leistungsverzeichnis kann geändert werden, um etwaige Änderungen während des Vergabeverfahrens zu berücksichtigen. Dies ist auch der Zeitpunkt, an dem Sie Ihre Alternativen in Ihren Vertrag aufnehmen würden.
Hinweis: Wenn Sie diesen Kostenpunkt in Portfolio-Finanzwerte ausschreiben, wird das Leistungsverzeichnis mit den Einzelpositionen aus dem zuletzt ausgewählten Angebot gefüllt.

Folgende Aktionen stehen zur Verfügung:

So fügen Sie eine Einzelposition hinzu:

  1. Klicken Sie auf + Posten hinzufügen am unteren Ende des Abschnitts „Leistungsverzeichnis“.

    add-item.png

    Hinweis: Es wird eine neue Einzelposition angezeigt.
  2. Geben Sie eine Bezeichnung für die neue Einzelposition ein.
  3. Geben Sie die Kosten für die neue Einzelposition ein.
  4. Klicken Sie außerhalb des Felds, um Ihre Änderungen zu speichern.

So bearbeiten Sie eine Einzelposition:

  1. Klicken Sie in das Feld Bezeichnung oder Kosten der Einzelposition.

    edit-line-item.png
     
  2. Geben Sie eine neues Bezeichnung oder neue Kosten ein.
  3. Klicken Sie außerhalb des Felds, um Ihre Änderungen zu speichern.

So ordnen Sie Einzelpositionen neu an:

  1. Fahren Sie mit der Maus über das Symbol Festhalten grip-icon-pfcp.png neben der Einzelposition.
  2. Klicken und ziehen Sie die Einzelposition, um sie an eine neue Stelle zu verschieben.

    rearrange-items.png

So entfernen Sie eine Einzelposition:

  • Klicken Sie auf das Symbol x neben der Einzelposition, die Sie entfernen möchten.

    remove-item.png

    Hinweis: Alle entfernten Einzelpositionen werden unten auf der Seite unter „Entfernte Angebotspositionen“ angezeigt, wo sie bei Bedarf wiederhergestellt werden können.

So stellen Sie eine entfernte Einzelposition wieder her:

  1. Blättern Sie zum Abschnitt „Entfernte Angebotspositionen“ der Seite.
  2. Klicken Sie auf eine entfernte Einzelposition, um sie wieder in das Leistungsverzeichnis aufzunehmen.

    removed-bid-items.png

So fügen Sie eine Alternative aus dem Angebot hinzu:

  1. Blättern Sie zum Abschnitt „Alternativen“.
  2. Klicken Sie auf eine Alternative, um sie dem Leistungsverzeichnis hinzuzufügen.

Hinweis: Alternativen können durch Anklicken des Symbols x neben der Einzelposition oder durch Deaktivieren des Kontrollkästchens im Abschnitt „Alternativen“ entfernt werden.

 

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Schritt 3: Dokumente hinzufügen

 Tipp

Wir empfehlen Ihnen, hier eine unterzeichnete digitale Kopie Ihres Vertrags mit Ihrem Lieferanten anzuhängen. Sie können auch zusätzliche Dokumente anhängen.

Folgende Aktionen stehen zur Verfügung:

So hängen Sie ein Dokument an den Vertrag an:

  • Im Bereich „Dokumente“ können Sie Dateien per Drag & Drop hochladen, oder klicken Sie auf Dokument hinzufügen.

    add-document.png

So entfernen Sie ein Dokument aus dem Vertrag:

  • Klicken Sie auf das Symbol x neben einem Dokument.

    delete-documents.png

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Schritt 4: Vertrag überprüfen und fertigstellen

Bevor Sie mit dem Schritt der Vertragsfreigabe fortfahren, sollten Sie die Vertragsdetails und das Leistungsverzeichnis überprüfen und gegebenenfalls Änderungen vornehmen. Wenn Sie bereit sind, fahren Sie mit dem Schritt der Vertragsfreigabe fort:

  • Klicken Sie auf Weiter, um den neu erstellten Vertragsraum zu öffnen.

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Schritt 5: Vertrag für Ihren Lieferanten freigeben

Nachdem Ihr Vertrag eingerichtet ist, können Sie den Zugriff auf Ihren Vertragsraum freigeben. So kann Ihr Lieferant Rechnungen und Änderungsaufträge einreichen. Der Zugriff wird auf individueller Basis gewährt. Dies bedeutet, dass der Vertrag für jeden einzelnen Kontakt in Ihrem Lieferantenunternehmen freigegeben werden muss.

 Wichtig

Die hinzugefügten Kontakte können den Vertrag einsehen und Änderungsaufträge und Rechnungen über Procore einreichen. Wenn Sie KEINE Kontakte für Ihren Lieferanten hinzufügen, kann dieser keine Rechnungen oder Änderungsaufträge einreichen. 

Befolgen Sie die Schritte in den folgenden Abschnitten:

So wählen Sie Lieferantenkontakte aus:

Hinweis: Hinzugefügte Kontakte können den Vertrag einsehen und Änderungsaufträge und Rechnungen über Procore einreichen.

  1. Markieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen eines Kontakts im Bestätigungsfenster, um ihn auszuwählen.
    Hinweis: Die hier aufgeführten Kontakte sind alle Kontakte dieses Lieferanten, einschließlich derjenigen, die während des Ausschreibungsverfahrens eingeladen wurden. Wenn Sie den gesuchten Kontakt nicht sehen, können Sie ihn manuell hinzufügen.
  2. Optional: So fügen Sie einen neuen Lieferantenkontakt hinzu, für den ein Vertrag freigegeben werden soll:
    1. Klicken Sie auf + Weitere Kontakte von [Name des Lieferanten] einladen.
    2. Geben Sie den Vornamen, den Nachnamen und die E-Mail-Adresse des Kontakts ein.
    3. Klicken Sie auf Speichern.
      Hinweis: Alle Kontakte, die Sie auf diese Weise hinzufügen, werden der Liste der mit diesem Lieferanten verbundenen Kontakte hinzugefügt.

So personalisieren Sie die Nachricht und benachrichtigen unterlegene Bieter:

  1. Optional: Personalisieren Sie die Standardnachricht, die an den Bieter, der den Zuschlag erhält, gesendet wird, indem Sie in das Textfeld klicken und die Nachricht bearbeiten.
  2. Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben unterlegene Bieter benachrichtigen, je nachdem, ob Sie eine vorformatierte Ablehnungs-E-Mail an die Bieter senden möchten, die keinen Zuschlag erhalten haben.
    Hinweis: Diese Option ist standardmäßig aktiviert, und die Nachricht kann nicht bearbeitet werden.

So geben Sie den Vertrag für Ihren Lieferanten frei:

  1. Wenn Sie bereit sind, den Vertrag für Ihren Lieferanten freizugeben, klicken Sie auf Freigeben.
    share-contract.png

    Dadurch wird die E-Mail-Benachrichtigung an den Bieter gesendet, der den Zuschlag erhalten hat, sowie an die unterlegenen Bieter, falls Sie diese benachrichtigen möchten.

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Siehe auch