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Procore

Automatisierte Nummerierung von Kreditorenvertragsrechnungen

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Hintergrund

Die automatische Nummerierung von Kreditorenvertragsrechnungen ermöglicht es Unternehmen, ein Nummerierungsschema auf Unternehmensebene für alle neu erstellten Kreditorenvertrags-/Subunternehmerrechnungen zu definieren. Diese Automatisierung reduziert den manuellen Eintrag, gewährleistet Konsistenz und rationalisiert die Finanzvorgänge über alle Rechnungen hinweg.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen
    • Berechtigungen der Stufe "Admin" für das  Admin-Tool auf Unternehmensebene .
  • Zusätzliche Informationen:
    • Dieser Vorgang ermöglicht Ihnen den Zugriff auf die Einstellungsseite des Rechnungsstellungs-Tools.
    • Sie ändern die Konfiguration auf Unternehmensebene für die Rechnungsnummerierung.

Schritte

  1. Melden Sie sich mit Administratorrechten bei Ihrem Procore-Konto an.

  2. Navigieren Sie zu Admin > Tool-Einstellungen > Rechnungsstellung.

  3. Klicken Sie in den Rechnungsstellungseinstellungen auf die  Registerkarte Einstellungen .

  4. Suchen Sie im  Abschnitt Subunternehmerrechnungsstellung die  Einstellung Rechnungsnummerierung und das Feld Formatvorschau .

  5. Klicken Sie auf Bearbeiten , um das Rechnungsnummernformat zu öffnen.

  6. Sehen Sie sich die Rechnungsnummer in der Vorschau an. Verwenden Sie Vorschau , um das Format zu überprüfen. Die Nummer wird in der Vorschau in fortlaufender Reihenfolge basierend auf dem Startwert angezeigt.

  7. Konfigurieren Sie das Format der Rechnungsnummer, indem Sie die erforderlichen Komponenten hinzufügen und in der gewünschten Reihenfolge anordnen, wobei Sie die ersten oder letzten fünf Zeichen jeder Komponente verwenden. Wählen Sie die Komponenten aus, die Sie in Ihre Rechnungsnummern aufnehmen möchten. Zu den Optionen gehören:

    • Position der Rechnung- Sie können die Positionsnummer nicht löschen.

    • Kreditorenvertrags-Nummer -  Verwendet die Kreditorenvertragsnummer.

    • Abrechnungszeitraum - Verwendet den Abrechnungszeitraum.

    • Enddatum   des Abrechnungszeitraums - Verwendet das Enddatum der Rechnungsstellung.

    • Nummer   des Abrechnungszeitraums - Verwendet die Nummer des Abrechnungszeitraums der Rechnung.

    • Benutzerdefinierter Text - Geben Sie einen beliebigen festen Text ein (z. B. INV, BILL oder Code).

    • Einbehalt bedingt - Basiert auf dem ausgewählten Eigenschaftsformat.

    • Projektnummer - Verwendet die Projektnummer.

  8. Konfigurieren Sie das Komponententrennzeichen, um zu definieren, wie die einzelnen Komponenten getrennt werden. Wählen Sie in der Dropdown-Liste das Komponententrennzeichen aus.

    • Bindestrich (-)

    • Punkt (.)

    • Schrägstrich (/)

    • Unterstrich (_)

    • Keine

  9. Konfigurieren Sie die Zeichen für jede Komponente. Wählen Sie die Komponenten aus, die Sie in Ihre Rechnungsnummern aufnehmen möchten. Zu den Optionen gehören unter anderem:

    • Format 

    • Länge 

      • Position der Rechnung

      • Zeichen

    Hinweis: Ordnen Sie die Komponenten an und legen Sie die Formatierungsoptionen wie gewünscht fest.

  10. Das System validiert die Gesamtzahl der Zeichen für die Rechnungsnummer.

    • Hinweis: Wenn Ihr ERP-System eine maximale Zeichenanzahl vorgibt, wird Procore diese durchsetzen. Andernfalls beträgt das Standardlimit 100 Zeichen.

  11. Überprüfen Sie die Formatvorschau, um sicherzustellen, dass sie Ihren Anforderungen entspricht.

  12. Klicken Sie auf Speichern , um das Nummerierungsschema anzuwenden.
    Hinweis:

    • Die Rechnungsnummern für diese Rechnungen werden automatisch generiert und können nicht bearbeitet werden.

    • Das neue Nummerierungsschema wird nun für alle neu erstellten Kreditorenvertrags-/Subunternehmerrechnungen durchgesetzt.