Erste Schritte mit dem Dokumentenmanagement - Upload-Anforderungen
Übersicht
Hintergrund
Wie in den vorherigen Lektionen erläutert, verwendet das Dokumentenmanagement-Tool Dokumentattribute, um Benutzerberechtigungen für einzelne Revisionen zu steuern, einen Benennungsstandard zu generieren und Ihre Dokumente für einen einfachen Abruf zu organisieren. Wenn hochgeladene Dokumente also nicht genügend Attribute haben, besteht ein großes Risiko, dass Sie sie später nicht mehr so leicht finden. Aus diesem Grund ist es unglaublich wichtig, vor dem Hochladen von Dateien festzulegen, welche Felder erforderlich sind. Darüber hinaus können diese Upload-Anforderungen pro Dokumenttyp angepasst werden und angeben, ob ein Benennungsstandard erzwungen werden muss.
Wichtig
Die Felder Name, Typ, Status und Revision sind immer für jedes Dokument erforderlich.So funktioniert's
Im Abschnitt "Upload-Anforderungen" auf der Seite Einstellungen konfigurieren des Tools können Sie eine Standardregel festlegen, die alle Dokumente befolgen müssen. Sie können auch bedingte Regeln erstellen , die Standardregeln außer Kraft setzen und nur für bestimmte Dokumenttypen gelten.
Diese Regeln legen fest, welche Metadatenfelder für hochgeladene Dokumente ausgefüllt werden müssen und ob Ihr Projektbenennungsstandard durchgesetzt wird .
Best Practices
Bevor Sie Upload-Anforderungen für das Dokumentenmanagement-Tool einrichten, sollten Sie Folgendes beachten:
- Welche Attribut- und Benennungsanforderungen sollten für jede in das System hochgeladene Revision gelten, unabhängig von ihrem Typ?
- Welche Anforderungen sollten je nach Dokumenttyp variieren?
Hinweis: Sie können nur einen Benennungsstandard für das gesamte Projekt festlegen, aber Sie können entscheiden, ob Sie ihn für jeden Dokumenttyp durchsetzen möchten oder nicht. - Wird Ihr Projekt doppelte Revisionskennungen zulassen? Standardmäßig ist das Feld "Revision" als bearbeitbares Feld festgelegt , während das Feld "Version" immer ein nicht bearbeitbares eindeutige Kennung ist. Die Möglichkeit, das Feld "Revision" manuell so zu bearbeiten , dass es mit der Revisionsnummer eines früheren Uploads übereinstimmt, ermöglicht es Benutzern, eine Datei mit geringfügigen Änderungen hochzuladen, ohne sie als eine ganz neue Revision zu betrachten. Administratoren können jedoch verlangen, dass Revisionen für bestimmte Dokumenttypen eindeutig sind, wenn dies gewünscht wird.
Nächste Lektion: Upload-Anforderungen - Einrichten
Einrichten
Nachdem Sie sich nun mit den Upload-Anforderungen für das Dokumentenmanagement-Tool vertraut gemacht haben, können Sie die folgenden Aktionen in Procore durchführen:
Video
1. Bearbeiten Sie die Standardregel
Überprüfen Sie im Abschnitt "Anforderungen hochladen" auf der Seite Einstellungen konfigurieren die Standardregel und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor. Sie können wählen, ob der Benennungsstandard erzwungen werden soll, wählen Sie die Felder aus, die für hochgeladene Dokumente erforderlich sind, und Sie entscheiden, ob doppelte Revisionskennungen zulässig sind.
Anmerkung: Die Felder "Status", "Typ", "Revision" und "Name" sind immer erforderlich, ebenso wie alle anderen Felder, die Sie im Feldsatz Ihres Unternehmens für das Dokumentenmanagement-Tool benötigen.
2. Bedingte Regeln erstellen
Wenn für bestimmte Dokumenttypen andere Anforderungen als die Standardregel gelten, erstellen Sie eine oder mehrere bedingte Regeln im Abschnitt "Anforderungen hochladen" auf der Seite Einstellungen konfigurieren. Wählen Sie z. B. andere Pflichtfelder aus oder entscheiden Sie sich, den Benennungsstandard nicht durchzusetzen.
