Erste Schritte mit dem Dokumentenmanagement - Benennungsstandard
Übersicht
Hintergrund
Ihr Team kann den Autor und den Zweck jedes Dokuments aufgrund der einheitlichen Benennungsstandards für Dokumente in allen Ihren Projekten leicht erkennen. Das Dokumentenmanagement-Tool von Procore verwendet die Attribute jeder Revision, um automatisch Benennungsstandards durchzusetzen und Metadaten (Attribute) automatisch auszufüllen , was den Upload-Prozess vereinfacht. Es legt fest, ob ein Upload mit früheren Revisionen verknüpft werden soll oder ein völlig neues Dokument wird.
So funktioniert's
Das Dokumentenmanagement-Tool kann Dokumentattributcodes verwenden , um einen Standard für die Benennung von Dokumenten durchzusetzen. Wenn neue Revisionen mit einem identischen Namen und Format wie die bereits vorhandenen hochgeladen werden, stapelt das System diese Revisionen in einem einzigen Dokumentencontainer mit einem eindeutigen Namen. Dies verringert das Risiko der Duplizierung von Dateien und sorgt dafür, dass alle mit den neuesten Informationen arbeiten.
Auf der Seite Einstellungen konfigurieren für das Dokumentenmanagement-Tool können Sie Felder hinzufügen oder entfernen und sie neu anordnen, um einen benutzerdefinierten Benennungsstandard zu erstellen, der für einige oder alle Dokumente in Ihrem Projekt verwendet werden kann.
Wichtig
Da das Dokumentenmanagement-Tool den Namen und das Format des Dokuments (z. PDF) Um nachfolgende Revisionen automatisch zu identifizieren, ist es wichtig, dass Ihre Benennungsstandards alle Felder enthalten, die einen Dokumentcontainer eindeutig identifizieren, aber nicht jede unabhängige Revision darin.
Wenn Sie möchten, dass Revisionen desselben Dokuments in einem einzigen Dokumentcontainer nachverfolgt werden, sollte Ihr Benennungsstandard KEINE revisionsspezifischen Felder wie Status, Revisionscode, Autor oder Daten jeglicher Art enthalten.
Best Practices
Es ist wichtig, dass Sie die Struktur Ihres Dokumentbenennungsstandards so früh wie möglich für ein neues Projekt festlegen. Dies vermeidet Inkonsistenzen und Refactoring auf der Straße.
Bevor Sie den Benennungsstandard für das Dokumentenmanagement-Tool einrichten, sollten Sie Folgendes beachten:
- Welche Arten von Dokumenten müssen mit einem Benennungsstandard versehen werden?
- Welche Kombination und Reihenfolge der Informationen im Namen würde Ihrem Team helfen, den Zweck eines Dokuments am besten zu verstehen, insbesondere in Szenarien, in denen es das Dokument ohne zusätzlichen Kontext findet?
- Welche Kombination von Informationen im Namen würde sicherstellen, dass einzelne Dokumente eindeutig identifiziert werden und sich nicht versehentlich überschneiden?
- Sie können z. B. festlegen, dass bei einem weniger komplexen Projekt nur Ihre Zeichnungen und technischen Einreichungen als Projekttyp-Disziplin-Nummer angegeben werden müssen (z. B. ABC-DR-A-101 oder ABC-TS-C-202), während alle anderen Dokumente, wie Berichte oder Tracker, ihren ursprünglichen Dateinamen behalten können.
Beispiel
Stellen Sie sich vor, Sie leiten ein Projekt namens "Duke Hospital (DH)" in London, UK, und Ihr Projekt entspricht den ISO 19650-Standards. Sie haben diese strukturierte Namenskonvention für Ihre Zeichnungen festgelegt:
Projekt - Urheber - Band/System - Ort - Typ - Disziplin - Nummer.
Betrachten wir eine Architekturzeichnung für den vierten Stock mit der Volumen-/Systembezeichnung "ZZ" und der Nummer "401". Diese Zeichnung wurde von John Moore & Associates (JMA), dem Architekten des Projekts, erstellt.
In Übereinstimmung mit Ihrer Namenskonvention würde die Datei für diese Zeichnung wie folgt beschriftet werden: DH-JMA-ZZ-04-DR-A-401
Wenn Sie diesen Benennungsstandard im Dokumentenmanagement-Tool eingerichtet hätten, würde das System jedes dieser Felder beim Hochladen anfordern und dann den Namen des Dokuments für Sie generieren. Wenn dieses Dokument mit diesem bereits intakten Namen in das System hochgeladen würde, würden alle diese Dokumentfelder automatisch und ohne manuellen Aufwand mit der Revision versehen.
Dieser systematische Benennungsansatz sorgt für Klarheit und Konsistenz und erleichtert die Identifizierung und Organisation von Projektdokumenten, selbst bei komplexen Projekten wie dem Duke Hospital.
Nächste Lektion: Benennungsstandard - Einrichten
Einrichten
Nachdem Sie sich nun mit den Benennungsstandards im Dokumentenmanagement-Tool vertraut gemacht haben, können Sie die folgende Aktion in Procore ausführen:
AKTIONSPUNKTE
Bearbeiten des Benennungsstandards
Überprüfen Sie im Abschnitt "Upload-Anforderungen" auf der Seite Einstellungen konfigurieren den Benennungsstandard "Procore-Standard" und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor.
Video
Hinweis: Im nächsten Abschnitt dieses Handbuchs entscheiden Sie, welche Dokumenttypen mit diesem Benennungsstandard verknüpft werden sollen.