Erstellen einer Ablaufplan-Vorlage auf Unternehmensebene

Ziel

So erstellen Sie eine Ablaufplanvorlage auf Unternehmensebene zur Verwendung im Ablaufplan-Tool des Projekts.

Hintergrund

Durch das Erstellen von Ablaufplänen auf Unternehmensebene kann Ihr Unternehmen problemlos dieselben oder ähnliche Ablaufpläne in Ihren Projekten verwenden, ohne die Ablaufpläne mehrmals vollständig neu erstellen zu müssen. Durch das Erstellen von Ablaufplan-Vorlagen kann Ihr Unternehmen Standards für Ihren Qualitätsprozess festlegen, die als Ausgangspunkt für die Ablaufpläne Ihrer Projekte dienen, die Ihre Projektteams nach Bedarf ändern können, um die individuellen Anforderungen jedes Projekts zu erfüllen.

Wichtige Hinweise

Voraussetzungen

Schritte

Allgemeine Standardinformationen hinzufügen

  1. Navigieren Sie zum Administrations-Tool auf Unternehmensebene.
  2. Klicken Sie unter „Tool-Einstellungen“ auf Ablaufpläne.
  3. Navigieren Sie zur Registerkarte „Vorlagen“.
  4. Klicken Sie auf Vorlage erstellen.
  5. Füllen Sie die folgenden Felder unter "Allgemeine Informationen" aus:
    • Geben Sie einen Namen für den Ablaufplan ein.
    • Wählen Sie einen Standardtyp für Ablaufpläne, die mit dieser Vorlage erstellt werden. Siehe Aktionsplan-Typen erstellen.
      OR
      So erstellen Sie einen neuen Typ beim Erstellen der Ablaufplanvorlage:
      • Klicken Sie auf Typ erstellen.
      • Geben Sie einen Namen für den Typ ein.
      • Klicken Sie auf Erstellen.
    • Markieren Sie die Kontrollkästchen "Privat", um die mit dieser Vorlage erstellten Aktionspläne nur für bestimmte Personen sichtbar zu machen. Siehe Wer kann private Aktionspläne einsehen?
      Hinweis: Benutzer können diese Kontrollkästchen löschen, wenn sie einen Ablaufplan aus der Vorlage erstellen.
    • Geben Sie eine Standardbeschreibung für Ablaufpläne ein, die mit dieser Vorlage erstellt wurden.
  6. Klicken Sie auf Abschnitte erstellen und hinzufügen.
    Ein Banner wird angezeigt, um zu bestätigen, dass der Ablaufplan erstellt wurde. Die Seite wird automatisch aktualisiert und enthält jetzt den Abschnitt „Abschnitte und Elemente“. Siehe Standardabschnitte und Elemente hinzufügen unten.
    Hinweis
    Wenn Sie auf Abschnitte erstellen und hinzufügen klicken, wird die Ablaufplanvorlage in den Bearbeitungsmodus versetzt. Im Bearbeitungsmodus werden alle Änderungen an den „Allgemeinen Informationen“ oder „Abschnitten und Elementen“ der Ablaufplanvorlage automatisch gespeichert. Die Meldung „Alle Änderungen gespeichert“ wird am unteren Bildschirmrand angezeigt, um zu bestätigen, dass die Änderungen erfolgreich gespeichert wurden.

Standardabschnitte und Posten hinzufügen

  1. Geben Sie einen Titel für den ersten Abschnitt ein.
  2. Vervollständigen Sie für das erste Element im ersten Abschnitt Folgendes:
    • Geben Sie unter "Titel" einen Namen für das Element ein.
    • Geben Sie ein beliebiges Akzeptanzkriterium für den Artikel ein.
    • Klicken Sie auf Referenzen hinzufügen , um dem Ablaufplan Dateien als Referenz hinzuzufügen. 
      • Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Dateien, die Sie hinzufügen möchten, oder hängen Sie eine oder mehrere Dateien von Ihrem Computer an.
        Notizen:
        • Der Ablaufplan bezieht sich immer auf die neueste Version einer Spezifikation.
        • Ablaufplan verweist immer auf die neueste Version der hochgeladenen Zeichnungen. 
      • Klicken Sie auf Speichern. 
    • Klicken Sie auf Beauftragte bearbeiten, um die Verantwortlichen für das Element zuzuweisen und festzulegen, wessen Unterschriften angefordert werden. 
      1. Wählen Sie unter "Blockierungsfunktionalität" aus, ob das Element eine Signatur benötigt, bevor andere Elemente ausgeführt werden können. Siehe
        What is 'Blocking Functionality' in an action plan?
      2. Klicken Sie auf Beauftragten auswählen und wählen Sie die Entität (z.B. „Auftragnehmer“) für die verantwortliche Partei aus.
        Hinweis: Bestimmte Benutzer können als Beauftragte hinzugefügt werden, wenn Ablaufpläne ausgeführt werden.
      3. Swählen Sie die Verifizierungsmethode , die der Beauftragte verwenden soll, um die Fertigstellung des Elements zu überprüfen. Siehe Methoden zur Überprüfung von Aktionsplänen erstellen.
        • Wenn die Überprüfungsmethode nicht im Dropdown-Menü aufgeführt ist, klicken Sie auf +Neue Überprüfungsmethode erstellen.
          Hinweis: Sie müssen über die Berechtigung "Admin" für das Admin-Tool auf Unternehmensebene verfügen, um diese Aktion ausführen zu können.
        • Geben Sie einen Namen für die Überprüfungsmethode ein.
        • Klicken Sie auf Erstellen.
        • Klicken Sie auf Speichern.
      4. Klicken Sie auf Beauftragten hinzufügen, um weitere Verantwortliche hinzuzufügen.
      5. Klicken Sie auf Speichern.
    • Klicken Sie auf Datensätze hinzufügen, um anzufordern, dass ein oder mehrere Datensätze im Rahmen der Fertigstellung des Elements aufgenommen werden.
      • Klicken Sie auf Inspektionen, Korrespondenz oder Formulare und markieren Sie ein weiteres Kontrollkästchen neben der Vorlage oder dem Typ, den Sie anfordern möchten.
        Hinweis: Für die Anforderung von Datensätzen für dieses Tool sind Berechtigungen der Stufe "Schreibgeschützt" oder höher für das entsprechende Tool auf Projektebene erforderlich.
      • Klicken Sie auf Einreichungen, Besprechungen, Bemerkungen, Anhänge (einschließlich Dokumente) oder Fotos und markieren Sie die Kontrollkästchen, um diesen Datensatz anzufordern.
      • Klicken Sie auf Speichern, nachdem Sie die angeforderten Datensätze für den Posten ausgewählt haben.
  3. Klicken Sie auf Element hinzufügen , um ein neues Element innerhalb des Abschnitts hinzuzufügen.
  4. Klicken Sie auf Abschnitt hinzufügen, um einen neuen Abschnitt hinzuzufügen.
  5. Fügen Sie nach Bedarf weitere Abschnitte und Elemente hinzu.
  6. Wenn Sie alle Abschnitte und Posten hinzugefügt haben, klicken Sie auf Fertig, um die Erstellung der Ablaufplanvorlage abzuschließen.
    Hinweis: Wenn Sie auf Fertig klicken, wechselt die Ablaufplanvorlage in den Modus "Ansicht", wo sie zur Erstellung eines neuen Ablaufplans in einem Projekt verwendet werden kann.

Kopieren von Abschnitten und Posten in einen Ablaufplan

  1. Suchen Sie unter "Abschnitte und Elemente" den Abschnitt oder den Posten, den Sie kopieren möchten.
  2. Wenn Sie einen Abschnitt kopieren, bewegen Sie den Mauszeiger über die Titelleiste des Abschnitts und klicken Sie auf Duplizieren icon-duplicate.png.
    ODER
    Wenn Sie ein Element kopieren, bewegen Sie den Mauszeiger über das Element und klicken Sie auf Duplizieren icon-duplicate.png.
  3. Füllen Sie die Angaben in dem neu erstellten Abschnitt oder Posten nach Bedarf aus.
  4. Klicken Sie auf Entwurf speichern.
    ODER
    Klicken Sie auf Veröffentlichen.

Massenbearbeitung von Elementen

  1. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Elementen, die Sie bearbeiten möchten.
  2. Wählen Sie aus, ob Sie Beauftragte hinzufügen, bearbeiten oder ersetzen möchten, je nachdem, welche Änderung Sie vornehmen möchten.
    • Sie können Beauftragte, Datensätze oder Referenzen hinzufügen.
    • Sie können Akzeptanzkriterien, Fälligkeitstermine oder Postenstatus bearbeiten. 
    • Sie können Beauftragte ersetzen und ihre Verifizierungsmethode aktualisieren.
  3. Geben Sie die neuen Informationen ein.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Abschnitte oder Elemente neu anordnen

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Anfang der Zeile mit dem Abschnitt oder Posten, den Sie verschieben möchten.
  2. Klicken Sie auf das Symbol mit dem vertikalen Griff (⋮⋮) und halten Sie es gedrückt.
  3. Ziehen Sie die Zeile per Drag & Drop, um sie in der Reihenfolge der Tabelle nach oben oder unten zu verschieben.

Löschen eines Abschnitts oder Elements

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Ende der Zeile.
  2. Klicken Sie auf das icon-delete-trash4.png .
  3. Klicken Sie auf Löschen.

Nächste Schritte