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Procore

Welche Auswirkungen hat die Freigabe von benutzerdefinierten Feldern/konfigurierbaren Feldsätzen auf unsere vorhandenen benutzerdefinierten Lösungen für Verträge?

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 Hinweise

Diese FAQ stellt einen einzigen Zeitpunkt dar. Zukünftige Versionen können die untenstehenden Informationen beeinflussen. 

Hintergrund

Mein Unternehmen beauftragte das Team von Procore Custom Solutions mit der Entwicklung eines benutzerdefinierten Formulars für die Tools "Kreditorenverträge", "Änderungsaufträge" und "Debitorenverträge" unseres Projekts. Dieses Formular enthielt einige benutzerdefinierte Felder für unsere Bestellungen, Unterverträge und Debitorenverträge. Da unser Auftrag vor der Veröffentlichung des  Updates "Admin: Konfigurierbare Feldsätze, benutzerdefinierte Felder und benutzerdefinierte Abschnitte für Kreditorenverträge und Debitorenverträge-Tools" veröffentlicht wurde, möchten wir verstehen , wie sich dieses Update auf unsere benutzerdefinierten Lösungen in den Projekt-Finanzwerte Tools von  Procore auswirken wird.

Antwort

Wenn Ihr Unternehmen das Procore-Team für benutzerdefinierte Lösungen mit der Entwicklung eines benutzerdefinierten Formulars beauftragt hat und dieses Formular ein (1) oder mehrere benutzerdefinierte Felder enthält, wird das Procore-Migrationsteam Ihre alten benutzerdefinierten Felder für Sie in das Admin-Tool auf Unternehmensebene übertragen. Solange Sie die migrierten Feldeinstellungen oder Feldsätze NICHT ändern, bleiben die beabsichtigten Funktionen Ihrer alten benutzerdefinierten Lösung(en) von dieser Aktualisierung unberührt.

Neben der Aktualisierung des Admin-Tools auf Unternehmensebene führt das Migrationsteam von Procore auch die folgenden Maßnahmen durch, um sicherzustellen, dass die Erfahrung in Ihrer Umgebung so nahtlos wie möglich ist:

  • Überträgt alle alten benutzerdefinierten Felder für Ihre Verträge auf die Registerkarte „Benutzerdefinierte Felde“ auf der Seite „Verträge“ des Unternehmensadministrator-Tools.
  • Erstellt neue benutzerdefinierte Felder im Unternehmensadministrator-Tool mit dem Namen: [Ihr Unternehmensname] Standard. Für jede Art von Vertrag mit einer alten benutzerdefinierten Lösung (z. B. Debitorenvertrag, Bestellungen und Unterauftrag) wird ein separater benutzerdefinierter Feldsatz angezeigt.
  • Fügt alle entsprechenden benutzerdefinierten Legacy-Felder zu dem/den neu erstellten Feldsatz/Feldsätzen hinzu. Für jeden erstellten Feldsatz sehen Sie in der Spalte „Letzte Änderung“ die Angabe „durch den Kundensupport“. 

Nach Abschluss der Migration ist es wichtig, daran zu denken, dass die Funktion "Benutzerdefinierte Felder" und "Konfigurierbare Feldsätze" Ihrem Unternehmen nur die Möglichkeit gibt, die Procore-Benutzeroberfläche für die Tools "Kreditorenverträge", "Änderungsaufträge" und "Debitorenverträge" selbst zu verwalten . Sie können KEINE alten benutzerdefinierten Felder aus einem alten benutzerdefinierten Formular hinzufügen, bearbeiten oder entfernen. 

Wichtige Vorsichtsmaßnahmen und Warnungen zu benutzerdefinierten Legacy-Feldner und benutzerdefinierten Legacy-Formularen

Ein benutzerdefiniertes Formular ist eine von Procore erstellte PDF-Datei (Portable Document Format), die an die Spezifikationen Ihres Unternehmens angepasst werden kann.Da Ihre benutzerdefinierten Legacy-Formulare zum Zeitpunkt ihrer Erstellung auf die besonderen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten waren, ist es wichtig, Procore-Kunden daran zu erinnern, dass alle benutzerdefinierten Legacy-Formulare bestimmten Einschränkungen unterliegen. Weitere Informationen finden Sie unter Welche Einschränkungen gibt es bei benutzerdefinierten Formularen?

 Achtung

Nachdem die Software-Aktualisierung und der Migrationsprozess abgeschlossen sind, hat Ihr Procore-Administrator die Berechtigung, alle von Ihnen benötigten Änderungen zu verwalten. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass das Hinzufügen, Bearbeiten oder Löschen eines benutzerdefinierten Legacy-Feldes (oder eines neu erstellten Feldsatzes und aller alten benutzerdefinierten Feldeinstellungen) das Risiko birgt, das Verhalten des benutzerdefinierten Legacy-Formulars bzw. der benutzerdefinierten Legacy-Formulare, die damit verbunden sind, dauerhaft zu ändern. In einer geringeren Zahl von Fällen können die Veränderungen auch zu einem dauerhaften Funktionsverlust führen.

Bevor Sie Ihr(e) benutzerdefinierte(n)(s) Feld(er) ändern, sollten Sie Folgendes beachten:

  • Für benutzerdefinierte Legacy-Felder gelten neue Feldsatz Grenzwerte
    Die Tools "Kundenverträge, "Verpflichtungen", "Finanzierung" und "Debitorenverträge" sind auf maximal dreißig (30) Felder pro Feldsatz begrenzt . Änderungsaufträge sind auf zehn (10) benutzerdefinierte Felder pro Feldsatz begrenzt. Während des Migrationsprozesses überträgt Procore alle Ihre bestehenden benutzerdefinierten Felder auf die neue Funktion – auch wenn die Gesamtzahl der Felder über dem Limit liegt . Wenn Sie jedoch beschließen, ein benutzerdefiniertes Legacy-Feld zu entfernen, wenn die Anzahl der Felder in einem Feldsatz  dieses Limit überschreitet,  setzt Procore dieses Limit weiterhin durch. Das bedeutet, dass Sie NICHT in der Lage sind, ein zusätzliches Feld hinzuzufügen, um dessen Platz einzunehmen, es sei denn, die Anzahl der Felder liegt unter dem Limit des Feldsatz. 

    Beispiel

    Wenn ein Feldsatz sein maximales Feldlimit überschritten hat, wird die Schaltfläche Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen ausgegraut und ist nicht verfügbar. Sie können auch mit dem Mauszeiger über die Schaltfläche fahren, um den unten abgebildeten Tooltip „Benutzerdefiniertes Feld begrenzt erreicht“ anzuzeigen. 

    tooltip-custom-field-limit-reached.png

  • Durch das Entfernen eines alten benutzerdefinierten Feldes mit einem nicht unterstützten Feldtyp werden die zugehörigen Funktionen dauerhaft aus Ihrer Umgebung entfernt
    Es gibt eine kleine Anzahl von Legacy-Feldtypen, die nicht zu der neuen Funktion im Admin-Tool auf Unternehmensebene hinzugefügt werden können.Um diese Einschränkung zu beheben, hat das Migrationsteam von Procore diese nicht unterstützten Feldtypen manuell von Ihren benutzerdefinierten Legacy-Feldern in das Admin-Tool auf Unternehmensebene übertragen.Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass Sie, wenn Sie eines dieser benutzerdefinierten Legacy-Felder entfernen, das einen der folgenden Feldtypen besitzt, dieses Feld NICHT wieder in Procore hinzufügen können.Aufgrund dieser Einschränkung sollten Sie Legacy-Felder nur dann aus Procore entfernen, wenn Sie sicher sind, dass Sie sie in der Procore-Umgebung Ihres Unternehmens nicht mehr benötigen:
    • Währung
    • Dauer
    • Standort
    • File Attacher
    • Radio-Tasten 
      Beispiel

      Wenn ein benutzerdefiniertes Legacy-Feld einen nicht unterstützten Feldtyp hat, wird die Schaltfläche Hinzufügen ausgegraut und ist nicht verfügbar. Sie können auch mit dem Mauszeiger über das Feld fahren, um einen Tooltip anzuzeigen, der darauf hinweist, dass der Feldtyp nicht unterstützt wird.

      unsupported-field-type-tooltip.png

  • Das Ändern der Einstellung für das Ein-/Ausblenden eines benutzerdefinierten Legacy-Feldes zeigt/verbirgt ein benutzerdefiniertes Feld nur in der Procore-Benutzeroberfläche
    Wenn Sie sich dafür entscheiden, ein benutzerdefiniertes Legacy-Feld auszublenden, das zuvor in der Procore-Benutzeroberfläche angezeigt wurde, verlieren Ihre Endbenutzer die Möglichkeit, Daten in dieses Feld einzugeben.Da benutzerdefinierte Formulare NICHT dieselben Produktaktualisierungen erhalten wie die Standardvorlagen von Procore (siehe Was sind die Einschränkungen von benutzerdefinierten Formularen?), wird Ihr benutzerdefiniertes Formular weiterhin das alte benutzerdefinierte Feld anzeigen.Da die Benutzer diese Daten jedoch NICHT über die Benutzeroberfläche eingeben, bleibt das benutzerdefinierte Feld leer. 
    Beispiel

    In diesem Beispiel hat Procore ein benutzerdefiniertes Legacy-Feld mit dem Namen „Anleihen erforderlich“ auf die Registerkarte „Benutzerdefinierte Felder“ auf der Seite „Verträge“ des Admin-Tools auf Unternehmensebene migriert. Nach der Migration entschied ein Procore-Administrator, dieses Feld auszublenden. Da benutzerdefinierte Formulare jedoch NICHT dieselben Produktaktualisierungen erhalten, die in den Standardvorlagen von Procore verfügbar sind, wird in demselben benutzerdefinierten Formular weiterhin das Feld „Anleihen erforderlich“ angezeigt. Da Ihr Procore-Administrator Ihre Benutzer daran gehindert hat, Daten in das Feld „Anleihen erforderlich“ einzugeben, wird die Feldbezeichnung weiterhin im benutzerdefinierten Formular angezeigt und der Wert für dieses Feld ist leer. 

    example-subcontract-pdf.png

  • Wenn Sie die Dropdown-Listenauswahlen eines benutzerdefinierten Legacy-Feldes deaktivieren, wird auch die Möglichkeit, Daten für diese Auswahl zu exportieren, entfernt
    Wenn Ihr benutzerdefiniertes Legacy-Feld beispielsweise eine Dropdown-Liste ist und Sie die Auswahl „Materialvertrag“ aus dieser Liste entfernen, können die Benutzer keine „Materialvertrag“-Daten mehr mit dieser Auswahl exportieren.Wenn Sie solche Änderungen vornehmen, empfiehlt Procore, dass Sie sich immer mit den Endbenutzern Ihres Unternehmens beraten, bevor Sie Elemente entfernen, damit die Benutzer nicht überrascht sind, wenn eine benötigte Auswahl fehlt. 
    Beispiel

    In diesem Beispiel zeigen wir Ihnen, wie ein Procore-Administrator jetzt eine (1) oder mehrere Auswahlen aus einem „Single Select (Dropdown)“-Feldtyp namens „PDF Typ“ entfernen kann. In diesem Beispiel entfernt der Procore-Administrator das Häkchen aus dem Kästchen „Materialvertrag“, das einem alten benutzerdefinierten Formular entspricht, mit dem Benutzer bestimmte Daten aus einem Unterauftrag in das PDF-Format (Portable Document File) exportieren können. Das folgende Dialogfeld „Feld bearbeiten“ zeigt Ihnen, wie Sie eine Option bei der Bearbeitung eines benutzerdefinierten Feldes im Unternehmensadmin-Tool ausschalten können. 

    deactivate-list-option.png

    Nachdem die Option entfernt wurde, erscheint sie nicht mehr als Auswahlmöglichkeit für Ihre Benutzer in der Benutzeroberfläche. Wenn die Option nicht mehr vorhanden ist, haben Ihre Endbenutzer keinen Zugriff mehr auf das alte benutzerdefinierte Formular, das Sie für Ihre Benutzer entworfen haben, um eine PDF-Datei aus Procore zu exportieren. Denken Sie daran, dass je nach den Anpassungen in Ihrer Umgebung die Optionen und Funktionen dieser Optionen anders sein können als hier dargestellt. 

    ui-selection-removed.png

  • Das Hinzufügen einer Option zu einem alten benutzerdefinierten Feld fügt dieses Feld nur der Procore-Benutzeroberfläche hinzu
    Es ist wichtig zu verstehen, dass neue benutzerdefinierte Felder NICHT automatisch Ihre benutzerdefinierten Legacy-Formulare mit diesem neuen Feld aktualisieren.Durch das Hinzufügen neuer Optionen wird lediglich die Procore-Benutzeroberfläche aktualisiert.Es fügt dieses Feld nicht automatisch zu Ihren benutzerdefinierten Legacy-Formularen hinzu.Wenn Sie benutzerdefinierte Felder hinzufügen, werden Ihre Endbenutzer möglicherweise Fehlermeldungen sehen, wenn sie ein benutzerdefiniertes Formular zum Exportieren von Daten in PDF verwenden.  
    Beispiel

    Die folgenden Beispiele zeigen Ihnen mögliche Fehlermeldungen, die erscheinen können. Denken Sie daran, dass jede Procore-Umgebung personalisiert ist, sodass die Meldungen, die Sie sehen, unterschiedlich sein können. 

    custom-error-message.png

Allgemeine Fragen

Wenn Sie mehr über den Migrationsprozess erfahren möchten, lesen Sie die Antworten auf die folgenden häufig gestellten Fragen: 

Wie finde ich benutzerdefinierte Feldsätze, die alte benutzerdefinierte Felder enthalten? 

Wenn Sie der Procore-Administrator Ihres Unternehmens sind, finden Sie Ihre neu erstellten Feldsätze und Ihre benutzerdefinierten Legacy-Felder im Unternehmensadmin-Tool. Klicken Sie unter „Projekteinstellungen“ einfach auf die „Verträge“-Link-Seite. Schauen Sie sich dann das folgende Beispiel an.

Beispiel

Das Label in der Abbildung unten zeigt Ihnen, wie Sie alle neu erstellten Feldsätze finden, die Ihre benutzerdefinierten Legacy-Felder enthalten. 

  • (1) Procore Standard. Dies ist die Standardvorlage für die Registerkarte „Verträge-Feldsätze“. Diese Vorlage wird allen Procore-Kunden automatisch zur Verfügung gestellt. 
  • (2) Migrierter Feldsatz. Das Procore-Migrationsteam erstellt einen neuen benutzerdefinierten Feldsatz im Unternehmensadmin-Tool mit dem Namen: „[Ihr Unternehmensname] Standard“. Für jede Vertragsart mit einer benutzerdefinierten Lösung (z. B. Debitorenverträge, Bestellungen und Unterauftrag) wird ein eigener benutzerdefinierter Feldsatz angezeigt. 
  • (3) Zuletzt geändert. In dieser Spalte zeigt Procore an, dass die Liste zuletzt vom Kundensupport geändert wurde. 

    migrated-vs-default-fieldsets.png

Wenn Sie Ihre alten benutzerdefinierten Felder in einem migrierten Feldsatz überprüfen möchten, klicken Sie auf Bearbeiten auf der oben genannten Seite.Als Nächstes blättern Sie, wie unten abgebildet, an das Ende der Seite des Feldsatzes.Ihre benutzerdefinierten Legacy-Felder werden in allen benutzerdefinierten Legacy-Abschnitten angezeigt, die erstellt wurden, zusammen mit der Standardeinstellung.  

subcontract-additional-fields.png

Wie benennt Procore unsere benutzerdefinierten Legacy-Felder während der Migration?

Das Migrationsteam von Procore behält den ursprünglichen Namen bei, der Ihrem benutzerdefinierten Legacy-Feld zu dem Zeitpunkt zugewiesen wurde, als es vom Procore Custom Solutions-Team erstellt wurde. Dieser Name sollte Ihnen nach der Erstellung oder zum Zeitpunkt der letzten Bearbeitung mitgeteilt worden sein. Die einzige Ausnahme von dieser Regel ist, wenn Sie zwei (2) benutzerdefinierte Felder haben, die denselben Namen in mehr als einem (1) Procore-Tool verwenden. In diesen Fällen wurde davon ausgegangen, dass die Felder identisch sind, und diese Felder wurden zusammengeführt. In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass die zusammengeführten Felder nicht erwünscht sind. Sollte dies der Fall sein, wenden Sie sich bitte an den Procore-Kundensupport, um Hilfe zu erhalten.  

Was ist, wenn ich ein benutzerdefiniertes Formular ändern möchte?

Wenn Sie eine Änderung an einem benutzerdefinierten Formular vornehmen oder ein neues entwerfen möchten, können Sie weiterhin Procores Add-on-Dienste für Ihre Anpassungsbedürfnisse nutzen.Um mehr zu erfahren, besuchen Sie Procore Custom Solutions.

Kann ich Procore Custom Solutions weiterhin für benutzerdefinierte Felder einsetzen?

Ja. Procore ist sich bewusst, dass jedes Unternehmen und jedes Team andere Geschäftsanforderungen und besondere Bedingungen hat.Während die meisten Unternehmen gespannt auf unsere neuen Self-Service-Optionen warten, möchten andere vielleicht weiterhin den Add-on-Dienst von Procore Custom Solutions nutzen.Wenn dies bei Ihrem Unternehmen der Fall ist, kann der Procore Administrator Ihres Unternehmens weiterhin eine Beauftragung anfordern.Weitere Informationen finden Sie unter Procore Custom Solutions.