Wie fakturiere ich gelagerte Materialien in einer Subunternehmerrechnung?
Für Procore-Kunden in den Vereinigten Staaten
Wenn Ihr Unternehmen das Point-of-View-Wörterbuch "Owners English" oder "Specialty Contractors English" anwendet, werden Sie in der Benutzeroberfläche unterschiedliche Toolnamen und Begriffsänderungen sehen. Erfahren Sie, wie Sie die Wörterbuchoptionen anwenden.
- So lernen Sie die Unterschiede kennen: Anzeigen/Ausblenden
Antwort
Die Fakturierung von gelagertem Material ist eine Möglichkeit, dem Käufer einen Teil des Auftragswerts in Rechnung zu stellen, bevor die Arbeiten abgeschlossen sind. Wenn Sie Ihren Subunternehmern gestatten, Ihnen die gelagerten Materialien in Rechnung zu stellen, können sie die benötigten Materialien kaufen und auf der Baustelle einlagern, sodass sie zur Verfügung stehen, wenn es an der Zeit ist, mit der Installation der Projektarbeiten zu beginnen. Während die Arbeit in jedem Abrechnungszeitraum voranschreitet, kann ein Rechnungskontakt den Wert in der Spalte „Eingelagerte Materialien“ verringern. Wenn der Wert in der Spalte auf einer nachfolgenden Rechnung Null (0,00 $) erreicht, sind die Materialien der Einzelposition installiert und die Arbeit am Element abgeschlossen.
Um eingelagerte Materialien in einer Subunternehmerrechnung abrechnen zu können, muss der Rechnungsadministrator diese Voraussetzungen auf der Vertragsebene erfüllen:
- Vergewissern Sie sich, dass die Abrechnungsmethode für den Kreditorenvertrag auf „Betragsbasis“ eingestellt ist. Siehe Wie lege ich die Abrechnungsmethode für einen Vertrag oder eine Finanzierung fest?
- Aktivieren Sie eine der Einstellungen für eingelagertes Material auf der Registerkarte „Erweiterte Einstellungen“ jedes Kreditorenvertrags.Weitere Informationen finden Sie unter Wie aktiviere ich die separate Abrechnung für eingelagerte Materialien auf einer Rechnung?
Allgemeine Fragen
Im Folgenden finden Sie einige Antworten auf andere häufig gestellte Fragen zur Abrechnung für gelagerte Materialien:
- Wie aktiviere ich die separate Abrechnung für gelagerte Materialien auf einer Rechnung?
- Welche Konfigurationsmöglichkeiten habe ich bei der separaten Abrechnung von gelagerten Materialien?
- Wie gebe ich gelagerte Materialien in eine Rechnung ein?
Wie aktiviere ich die separate Abrechnung für gelagerte Materialien auf einer Rechnung?
Vor der Erstellung einer Subunternehmerrechnung in Procore hat ein Rechnungsadministrator die Möglichkeit, das Kontrollkästchen „Gesonderte Rechnungsstellung für eingelagerte Materialien aktivieren“ auf dem Vertrag zu markieren. Dieses Kontrollkästchen befindet sich auf der Registerkarte „Erweiterte Einstellungen“ des Vertrags. Sie bietet dem Rechnungsadministrator die Möglichkeit zu steuern, wie sich die Spalte „Neue Materialien“ von Rechnung zu Rechnung verhält. Ihre Rechnungskontakte haben NICHT die Möglichkeit, diese Einstellung in Procore zu ändern.
Welche Konfigurationsmöglichkeiten habe ich bei der separaten Abrechnung von gelagerten Materialien?
Wenn Sie ein Rechnungsadministrator sind und einen Rechnungskontakt haben, der Ihrem Projektteam die gelagerten Materialien separat in Rechnung stellt, haben Sie die Möglichkeit, die separate Abrechnung für gelagerte Materialien zu aktivieren. Um die Einstellung zu aktivieren, setzen Sie ein Häkchen in dieses Feld. Um die Einstellung zu deaktivieren, entfernen Sie das Häkchen. Standardmäßig ist diese Einstellung auf EIN festgelegt.
Wenn diese Option aktiviert ist, legt Procore den Wert des Eintrags in der Spalte „Neue gespeicherte Materialien“ bei jeder neuen Rechnung automatisch auf Null (0,00) fest, damit der Rechnungskontakt den Eintrag auf den entsprechenden Wert aktualisieren kann. Wenn ein Eintrag vorgenommen wird, aktualisiert Procore die Spalte „Derzeit gelagerte Materialien“ automatisch mit demselben Wert.
Wie gebe ich gelagerte Materialien in eine Rechnung ein?
Anhand dieses Beispiels erfahren Sie, wie Sie gelagerte Materialien in eine Rechnung eingeben.
Beispiel: Abrechnung von eingelagerten Materialien auf einer Subunternehmerrechnung
Erste Rechnung. Ein Rechnungskontakt erstellt eine Subunternehmerrechnung für einen Kreditorenvertrag innerhalb eines Abrechnungszeitraums. In einer Rechnungseinzelposition ist der Wert in der Spalte „Neue gelagerte Materialien“ standardmäßig immer auf 0,00 $ festgelegt. Da der Downstream-Projektmitarbeiter n diesem Abrechnungszeitraum Materialien vor Ort erhalten hat, trägt der Rechnungskontakt 2.000,00 $ in die Spalte Neue gelagerte Materialien ein (siehe 1 unten). Dies ist der Währungsbetrag der erhaltenen Materialien. Nach Eingabe des Betrags aktualisiert Procore diese Werte (siehe Punkt 2) automatisch in der Einzelposition:
- Gesamtzahl Abgeschlossen und Eingelagert bis zum (%).Procore wandelt den Eintrag in einen Prozentwert um (16 %), um den Gesamtfortschritt anzuzeigen.
- Zurzeit gelagerte Materialien. Procore aktualisiert diese Spalte mit dem Betrag in der Spalte „Eingelagerte neue Materialien“ ($2.000,00).
- Gesamtzahl Abgeschlossen und Gespeichert bis ($).Procore addiert den Eintrag zu diesem Wert ($2.000,00). Hinweis: Diese Spalte zeigt die kumulierte Summe der Werte in den Spalten „Abgeschlossene Arbeiten in diesem Zeitraum“, „Eingelagerte neue Materialien“ und „Zurzeit eingelagerte Materialien“.
- Saldo bis Abschluss.Diese Spalte ist nur für den/die Rechnungsadministrator(en) sichtbar. Procore nimmt den „Planwert“ (den vertraglich vereinbarten Betrag) und zieht davon den Betrag für „eingelagerte neue Materialien“ ab. Hinweis: In den nachfolgenden Rechnungen wird in dieser Spalte der kumulierte Rückgang gegenüber dem vertraglich vereinbarten Betrag für die betreffende Position angegeben.
Zweite Rechnung. Für den nächsten Abrechnungszeitraum muss der Rechnungskontakt seine nächste Rechnung einreichen. In allen neuen Rechnungen ist der Wert in der Spalte Neue gespeicherte Materialien standardmäßig immer auf $0,00 gesetzt (siehe 1 unten). Procore verschiebt jedoch automatisch den Wert aus der Spalte Neue gespeicherte Materialien auf der vorherigen Rechnung in die Spalte Vorherige gespeicherte Materialien auf der aktuellen Rechnung (siehe 1 bis 2 unten). Bevor Sie weitere Daten eingeben, vergewissern Sie sich, dass die hervorgehobenen Werte (siehe 3 unten) mit den Werten der ersten Rechnung (oben) übereinstimmen.
Als Nächstes ist es an der Zeit, einige zusätzliche Dateneingaben für die Einzelposition vorzunehmen:
Für diesen Beitrag erhielt der Downstream-Projektmitarbeiter zusätzliche 2.500,00 $ an neuen Materialien, die nun auf der Baustelle (oder in einer Lagereinrichtung) gelagert werden. Der Rechnungskontakt trägt $2.500,00 in die Spalte Neue gespeicherte Materialien ein (siehe 1 unten). Nach der Eingabe aktualisiert Procore diese Werte automatisch (siehe Punkt 2 unten).
- Gesamtzahl Abgeschlossen und Eingelagert bis zum (%).Procore aktualisiert diesen Wert von 16 % auf 36 %.
- Zurzeit gelagerte Materialien. Procore aktualisiert diesen Wert von 2.000,00 $ auf 4.500,00 $.
- Gesamtzahl Abgeschlossen und Gespeichert bis zum (&).Procore aktualisiert diesen Wert von 2.000,00 $ auf 4.500,00 $.
- Saldo bis Abschluss.Procore subtrahiert die Summe des Wertes „Neue eingelagerte Materialien“ und des Wertes „Vorheriges eingelagertes Material“ von dem Wert „Geplanter Wert“. Dies zeigt den kumulativen Rückgang des vertraglich vereinbarten Betrags.
Hinweis: Der Wert Abgeschlossene Arbeiten aus früherer Anwendung (%) bleibt unverändert (siehe 3 unten).
Anschließend wurde die Hälfte der auf der ersten Rechnung eingelagerten neuen Materialien während des laufenden Abrechnungszeitraums auf der Baustelle installiert. Um dies zu beheben, entnimmt der Rechnungskontakt 1.000,00 $ aus der Spalte Vorherige gelagerte Materialien (siehe 1 unten) und verschiebt diese 1.000,00 $ in die Spalte In diesem Zeitraum abgeschlossene Arbeiten (siehe 2 unten).
Hinweis
Nach dem Ändern des Eintrags in der Spalte „Bisher gelagerte Materialien“ springt Ihr Systemfokus möglicherweise zur Spalte Einbehalt für Arbeit in diesem Zeitraum ($). Dies ist der Fall, wenn der Rechnungsadministrator die Einbehalteinstellung für den Kreditorenvertrag aktiviert. Um dem Zweck der Abrechnung von gelagerten Materialien gerecht zu werden, ist die Eingabe von Daten zum Einbehalt in diesem Beispiel nicht enthalten. Es gibt jedoch Dokumentation zum Thema Einbehalt:
- Wie Sie einen Einbehalt für einen Kreditorenvertrag aktivieren können, erfahren Sie unter Einbehalt für eine Bestellung oder einen Unterauftrag aktivieren.
- Wie Sie einen Einbehalt auf einer Rechnung festlegen und freigeben können, erfahren Sie unter Einbehalt auf einer Subunternehmerrechnung festlegen oder freigeben.
Nach dem Verschieben des Betrages Frühere gelagerte Materialien in die Spalte Abgeschlossene Arbeiten in diesem Zeitraum berücksichtigt Procore die Einträge zur Berechnung dieser Werte:
- Gesamtzahl Abgeschlossen und Eingelagert bis zum (%).Procore hält den Wert bei 36 %.
- Zurzeit gelagerte Materialien. Procore hält den Wert bei 3.500,00 $.
- Gesamtzahl Abgeschlossen und Gespeichert bis zum (&).Procore hält den Wert bei 4.500,00 $.
- Saldo bis Abschluss.Procore subtrahiert die Summe des Wertes „Neue eingelagerte Materialien“ und des Wertes „Vorheriges eingelagertes Material“ von dem Wert „Geplanter Wert“.Dies zeigt den kumulativen Rückgang des vertraglich vereinbarten Betrags.
Hinweis: Der Wert Abgeschlossene Arbeiten aus früherer Anwendung (%) bleibt unverändert.
Dritte Rechnung. Für den nächsten Abrechnungszeitraum hat der Downstream-Projektmitarbeiter zusätzliche Materialien erhalten, zuvor gelagerte Materialien wurden eingebaut. Der Rechnungskontakt erstellt eine neue Rechnung.
Auf der neuen Rechnung:
- Procore verschiebt den Betrag aus der Spalte Neue eingelagerte Materialien auf der vorherigen Rechnung und addiert ihn zu dem Betrag in der Spalte Vorherige eingelagerte Materialien (siehe 1 unten).
- Der Rechnungskontakt nimmt 3.000,00 $ aus der Spalte Vorherige eingelagerte Materialien und verschiebt sie in die Spalte Abgeschlossene Arbeiten in diesem Zeitraum (siehe 1 unten). Damit bleiben 500,00 $ in der Spalte Vorherige eingelagerte Materialien (siehe 2 unten).
- Der Rechnungskontakt trägt auch 2.000,00 $ in die Spalte Neue gelagerte Materialien ein (siehe 1 unten). Dies stellt die Materialien dar, die in diesem Zeitraum eingegangen sind und nun vor Ort gelagert werden. Wie unten dargestellt, addiert Procore den Wert Derzeit gelagerte Materialien zu dem Wert Bisher gelagerte Materialien (siehe 2 unten), um den Wert Derzeit gelagerte Materialien (siehe 3 unten) zu berechnen.
- Procore aktualisiert außerdem automatisch die folgenden Werte in der Einzelposition:
- Gesamtzahl Abgeschlossen und Eingelagert bis zum (%).Procore berechnet den Wert mit 52 %.
- Gesamtzahl Abgeschlossen und Gespeichert bis zum (&).Procore berechnet den Wert auf 6.500,00 $
- Saldo bis Abschluss.Procore subtrahiert die Summe des Wertes „Neue eingelagerte Materialien“ und des Wertes „Vorheriges eingelagertes Material“ von dem Wert „Geplanter Wert“.Dies zeigt den kumulativen Rückgang des vertraglich vereinbarten Betrags.
Sie können so lange Rechnungen erstellen und neue Positionen eingeben, bis der Saldo bis Abschluss Wert für eine Position 0,00 $ erreicht.