Wöchentliche Lookahead-E-Mails über Projekte, Ressourcen und Terminpläne senden

Ziel

Terminplan-E-Mails an Ihre Projekt-Stakeholder senden.

Wichtige Hinweise

• Erforderliche Benutzerberechtigungen:
  • „Admin“-Berechtigungen für das Terminplan-Tool des Projekts.
    Hinweis: Um Informationen auf der Seite Berechtigungstabelle für das Terminplan-Tool anzuzeigen oder zu bearbeiten, ist auch die „Administration“-Berechtigung für das Adressbuch-Tool des Projekts erforderlich.
• Anforderungen:
  • Um eine wöchentliche E-Mail zu senden, müssen die Einstellungen für die Terminplan-Benachrichtigung im Adressbuch-Tool des Projekts aktiviert werden, siehe Konfigurieren von Terminplan-Benachrichtigungs-E-Mails.
• Zusätzliche Informationen:
  • E-Mails werden NICHT automatisch versendet, wenn für den angegebenen Zeitraum keine Aufgaben vorhanden sind oder wenn die Aufgaben zu 100 % erledigt sind. E-Mails werden jedoch auch dann versendet, wenn Sie auf Projektterminplan jetzt senden klicken.

Schritte

1. Rufen Sie das Terminplan-Tool des Projekts auf.
2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen konfigurieren .
3. Klicken Sie auf E-Mail-Einstellungen.
4. Wählen Sie aus diesen Optionen:
   • Um den wöchentlichen Projektplan zu senden:
     1. Markieren Sie das Wöchentlich aktivieren-Kontrollkästchen, um wöchentlich E-Mails an angegebene Benutzer zu senden, die alle anstehenden Aufgaben im Projektplan anzeigen. 
     2. Legen Sie neben den Einstellungen fest, wann die E-Mails gesendet werden und wie viele Wochen in der E-Mail angezeigt werden sollen.
     3. Wenn Sie mit der Eingabe dieser Informationen fertig sind, navigieren Sie zur Seite Berechtigungstabelle.
     4. Wählen Sie aus, welche Benutzer E-Mails erhalten, indem Sie das Kontrollkästchen in der Spalte Wöchentliche Projekt-E-Mail markieren. 
        Hinweis: Wenn eine wöchentliche Projektterminplan-E-Mail über E-Mail-Einstellungen gesendet wird und ein Benutzer das Kästchen für wöchentliche Projektterminplan-E-Mails neben seinem Namen aktiviert hat, erhält der Benutzer eine E-Mail mit dem Terminplan für die in den E-Mail-Einstellungen angegebene Anzahl von Wochen.
     5. Wenn Sie sofort einen wöchentlichen Projektplan versenden möchten, gehen Sie wie folgt vor.
        1. Navigieren Sie zurück zur Seite E-Mail-Einstellungen.
        2. Klicken Sie auf Projektplan jetzt senden.
   • Um den wöchentlichen Ressourcenplan zu senden:
     1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Wöchentlich aktivieren, um wöchentlich E-Mails an angegebene Benutzer zu senden, die alle anstehenden Aufgaben im Projektplan anzeigen. 
     2. Legen Sie neben den Einstellungen fest, wann die E-Mails gesendet werden und wie viele Wochen in der E-Mail angezeigt werden sollen.
     3. Wenn Sie mit der Eingabe dieser Informationen fertig sind, navigieren Sie zur Seite Berechtigungstabelle.
     4. Wählen Sie aus, welche Benutzer E-Mails erhalten sollen, indem Sie das Kontrollkästchen in der Spalte „Wöchentliche Ressourcen-E-Mail“ aktivieren.
        Hinweis: Wenn eine Ressourcen-E-Mail über E-Mail-Einstellungen gesendet wird und eine Benutzerressource einer Terminplan-Aktivität zugewiesen ist, die in diesem Zeitrahmen liegt, wird die Ressourcen-E-Mail an diesen einzelnen Benutzer gesendet.
     5. Wenn Sie einen wöchentlichen Ressourcenplan sofort versenden möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus.
        1. Navigieren Sie zurück zur Seite E-Mail-Einstellungen.
        2. Klicken Sie auf Ressourcenplan jetzt senden.
   • Um die wöchentliche Lookahead-E-Mail zu senden
     1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Wöchentlich aktivieren, um wöchentlich E-Mails an angegebene Benutzer zu senden, die alle anstehenden Aufgaben im Lookahead-Terminplan anzeigen. 
     2. Legen Sie neben „Einstellungen“ fest, wann und wie oft die E-Mails versendet werden.
     3. Wenn Sie mit der Eingabe dieser Informationen fertig sind, navigieren Sie zur Seite Berechtigungstabelle.
     4. Wählen Sie aus, welche Benutzer E-Mails erhalten sollen, indem Sie das Kontrollkästchen in der Spalte Wöchentliche Lookahead-E-Mail aktivieren.
        Hinweis: Wenn eine Lookahead-E-Mail über E-Mail-Einstellungen gesendet wird und die Ressource oder das Unternehmen des Benutzers bzw. die Person selbst im neuesten Lookahead einer Lookahead-Terminplan-Aktivität zugewiesen ist, wird die Lookahead-E-Mail an diesen bestimmten Benutzer gesendet.
     5. Wenn Sie sofort eine Lookahead-E-Mail senden möchten, gehen Sie wie folgt vor.
        1. Navigieren Sie zurück zur Seite E-Mail-Einstellungen.
        2. Klicken Sie auf Terminplan-Lookahead jetzt senden.
5. Klicken Sie auf Aktualisieren, um die Änderungen zu speichern.

Siehe auch

• Einen Projektplan anzeigen
• Wöchentliche E-Mails mit Projekt- und Ressourcenplänen deaktivieren