Über das Dokumentenmanagement-Tool

Regionale Verfügbarkeit
Das Dokumentenmanagement-Tool ist in ausgewählten Ländern verfügbar. Für Procore-Konten in den USA ist es noch nicht verfügbar. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Procore-Ansprechpartner.

Einführung in das Procore-Dokumentenmanagement

Das Dokumentenmanagement-Tool von Procore ist ein Dokumentenmanagementsystem, das Ihre Dokumente automatisch nach ihren Attributen organisiert. Finden Sie schnell die Dokumente, die Sie benötigen, mit der Gewissheit, dass Sie die letzte genehmigte Revision öffnen und dass nur Personen Zugriff darauf haben, die sie sehen sollten.

Dieses Tool wurde für Unternehmen entwickelt, die eine einheitliche, konfigurierbare Lösung für die Verwaltung von Informationen und Genehmigungen in allen Phasen eines Bauprojekts benötigen.   

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Mit dem Dokumentenmanagement-Tool können Unternehmen:

Tutorials, Videos und zusätzliche Ressourcen finden Sie unter Dokumentenmanagement (Web) | (iOS) | (Android). 

Video

 

Funktionsübersicht

Das Dokumentenmanagement-Tool bietet derzeit die folgenden Funktionen und Vorteile:

FAQ

Nachfolgend finden Sie eine Liste allgemeiner Fragen und Antworten (FAQ) zur eingeschränkten Version (Beta-Version) des Dokumentenmanagement-Tools. Ausführlichere Artikel finden Sie auf der Registerkarte FAQ.

Warum hat Procore beschlossen, ein neues Tool für Dokumente zu entwickeln?

Während Procores ursprüngliches Dokumente-Tool in der Branche immer noch für seine Fähigkeit gelobt wird, mehrere Interessengruppen über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg zu bedienen, entwickeln sich die Anforderungen der Procore-Kunden schnell weiter. Einige dieser Anforderungen ergeben sich aus regulatorischen Anforderungen wie ISO 19650 und 9001. Andere Anforderungen werden durch den Wunsch bestimmt, Workflows zu optimieren, um den Zugang zu Informationen und die Zusammenarbeit mit ihnen zu verbessern.

Das Ziel dieser neuen Lösung ist es, nicht nur die Compliance- und Workflow-Anforderungen der Kunden zu unterstützen, sondern dies auf eine Weise zu tun, die vollständig in die Plattform und die Tools von Procore integriert ist. Dadurch können die Kunden ihre Informationen über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg verwalten, von der Vorbereitung bis zum Abschluss.

Was ist der Unterschied zwischen den Dokumente- und den Dokumentenmanagement-Tools von Procore?

Einen Vergleich der beiden Tools finden Sie unter Was ist der Unterschied zwischen den Tools „Dokumente“ und „Dokumentenmanagement“ in Procore?

Wie können Benutzer vor Ort genehmigte Bauunterlagen auf ihrem mobilen Gerät anzeigen?

Mobile Nutzer können genehmigte Dokumente im Dokumentenmanagement-Tool auf den Procore-Mobilanwendungen für iOS und Android einsehen. Sie können den Zugriff auf nur genehmigte Dokumente beschränken. Wenn ein Benutzer ein Dokument zur Ansicht öffnet, wird es zu diesem Zeitpunkt auf sein Gerät heruntergeladen. 

Wer kann Markups zu einem Dokument hinzufügen? 

Nur Workflow-Beauftragte können einem PDF-Dokument Markierungen hinzufügen. Siehe Über Workflows im Dokumentenmanagement-Tool.

Unterstützt das Dokumentenmanagement-Tool Ordner?

Ordner werden im Dokumentenmanagement-Tool nicht unterstützt, da sie die Wahrscheinlichkeit erhöhen können, dass ein Dokument seine Single Source of Truth verliert.

Um Dateien visuell ähnlich wie Ordner zu organisieren, können Sie "gespeicherte Ansichten" erstellen, mit denen Benutzer schnell und einfach auf bestimmte Dokumente zugreifen können. Siehe Erstellen einer gespeicherten Ansicht im Dokumentenmanagement-Tool. Im Gegensatz zu herkömmlichen Ordnern zeigen gespeicherte Ansichten automatisch relevante Dokumente auf der Grundlage von angewendeten Filtern und Dokumentberechtigungen an, während für jedes Dokument eine einzige Quelle der Wahrheit erhalten bleibt.

Wie kann ich meine Dokumente gruppieren und ordnen, um sie leichter durchsuchen zu können?

Sie können benutzerdefinierte "gespeicherte Ansichten" erstellen, um jederzeit schnell und einfach auf bestimmte Dokumente zuzugreifen. Siehe Erstellen einer gespeicherten Ansicht im Dokumentenmanagement-Tool. Alle Benutzer können ihre eigenen persönlichen Ansichten erstellen, und Benutzer mit "Admin"-Berechtigungen für das Dokumentenmanagement-Tool können Ansichten erstellen, die von allen Projektbeteiligten verwendet werden können. 

Neben den gespeicherten Ansichten gibt es auch mehrere Möglichkeiten, Ihre Dokumente zu durchsuchen:

Wie werden die Benutzer benachrichtigt, wenn neue Dokumente verfügbar sind?

Benutzer, die einem Genehmigungs-Workflow-Schritt zugewiesen sind, werden per E-Mail benachrichtigt, wenn sie an der Reihe sind, ein Dokument zu genehmigen. Zu diesem Zeitpunkt werden keine weiteren automatischen Benachrichtigungen über das Dokumentenmanagement-Tool versendet.

Kann ich sehen, welche Änderungen an Dokumenten vorgenommen wurden und wann?

Ja, Administratoren und Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen können alle Änderungen an den Attributen und Metadaten eines Dokuments sowie den Zeitpunkt dieser Änderungen anzeigen. Siehe Änderungsverlauf für Dokumente im Dokumentenmanagement-Tool anzeigen.

Ist das Dokumentenmanagement-Toll in das Zeichnungs-Tool integriert?

Nein, derzeit gibt es keine Integration mit dem Zeichnungs-Tool. Wenn Sie Zeichnungen aus dem Dokumentenmanagement-Tool in das Zeichnungs-Tool hochladen möchten, müssen Sie sie zunächst aus dem Dokumentenmanagement-Tool herunterladen. Siehe Herunterladen von Dokumenten aus dem Dokumentenmanagement-Tool und Hochladen von Zeichnungen.

Lässt sich das Dokumentenmanagement in Anwendungen von Drittanbietern integrieren?

Es gibt zwar noch keine Integrationen mit Anwendungen von Drittanbietern, aber wir werden eng mit unseren Partnern zusammenarbeiten, um neue Integrationen mit dem Dokumentenmanagement-Tool zu entwickeln.

Ist das Dokumentenmanagement-Tool mit dem Dokumente-Tool auf Unternehmensebene integriert?

Nein, es gibt keine Integration mit den Dokumente-Tools auf Unternehmens- oder Projektebene.

Wird es eine Migration von Dateien aus dem Dokumente-Tool in das Dokumentenmanagement-Tool geben?

Nein, es wird keine automatische Migration von Daten zwischen dem Dokumente- und dem Dokumentenmanagement-Tool geben. Wenn Sie Daten zwischen den beiden Tools übertragen möchten, müssen Sie Dokumente aus dem Dokumente-Tool herunterladen und in das Dokumentenmanagement-Tool hochladen.

Siehe auch