Verwalten von Assets

Es gibt vier Hauptmöglichkeiten, vorhandene Assets im Asset-Register zu bearbeiten oder zu aktualisieren:

1. Aktualisieren eines einzelnen Assets: Sie können die Informationen zu einem Asset einzeln aktualisieren, indem Sie zur Detailseite navigieren und die Felder bearbeiten.

2. Massenbearbeitung aus der Asset-Liste: Wenn mehrere ausgewählte Assets zum selben Feldsatz gehören, können Sie gemeinsame Standard- und benutzerdefinierte Feldwerte für alle ausgewählten Assets gleichzeitig über die Asset-Liste aktualisieren.

3. Massenaktualisierung des Status aus der Asset-Liste: Wenn mehreren Assets dieselbe Statusgruppe zugewiesen ist, können Sie sie mehrfach- aus der Asset-Liste auswählen und ihren Status gleichzeitig aktualisieren. 

4. Massenaktualisierung über Excel: Sie können eine große Anzahl vorhandener Assets auf einmal aktualisieren, indem Sie eine Excel-Tabelle mit den aktualisierten Details hochladen.

So aktualisieren Sie die Details eines einzelnen Assets manuell:

1. Klicken Sie in der Listenansicht Asset-Register auf die Hyperlink-ID des Assets, um die Seite Asset-Details zu öffnen.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten in der oberen rechten Ecke, um alle bearbeitbaren Felder zu aktivieren.

3. Aktualisieren Sie die Informationen des Assets nach Bedarf.

   • Ändern des Asset-Typs: Wenn Sie einen neuen Typ auswählen, wird das Formular automatisch aktualisiert und zeigt die Felder an, die der Konfiguration des neuen Asset-Typs entsprechen. Mit dieser Aktion werden alle alten Daten gelöscht, die nicht zum neuen Asset-Typ gehören.

   • Aktualisieren der ID: Wenn die ID des Assets geändert wird, prüft das System, ob die neue ID eindeutig ist.

   • Aktualisieren des Fotos: Sie können ein neues Foto hochladen, das das alte ersetzt.

   • Ebenso kann jedes andere Standard- oder benutzerdefinierte Feld nach Bedarf aktualisiert werden.

4. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Sie können mehrere Assets gleichzeitig direkt aus der Listenansicht des Asset-Registers aktualisieren, vorausgesetzt, alle ausgewählten Assets gehören zum selben Feldsatz.

1. Aktivieren Sie in der Listenansicht Asset-Register die Kontrollkästchen neben den Assets, die Sie aktualisieren möchten.

2. Wenn alle ausgewählten Assets zum Feldsatz gehören, wirdoben in der Tabelle dasSymbol Assets bearbeiten angezeigt.

3. Klicken Sie auf das SymbolAssets bearbeiten , das mehrfach- Bearbeitungsformular zeigt alle bearbeitbaren standard und benutzerdefiniert Felder an, die in der freigegebenen Feldsatz verfügbar sind.

4. Aktualisieren Sie ein oder mehrere Felder nach Bedarf. Nur die geänderten Felder werden für die ausgewählten Assets aktualisiert, während die unveränderten Felder ihre vorhandenen Werte beibehalten.

5. Klicken Sie auf Speichern.

Sie können den Status mehrerer Assets gleichzeitig direkt aus der Listenansicht des Anlagenregisters aktualisieren, sofern ihnen dieselbe Statusgruppe zugewiesen ist.

1. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Assets, die Sie aktualisieren möchten.

2. Wenn alle ausgewählten Assets dieselbe Statusgruppe verwenden, wird oben in der Tabelle ein  Dropdown-Menü Status angezeigt.

3. Klicken Sie auf die Aktion Status und es erscheint ein Dropdown-Menü mit der Liste der verfügbaren Status zur Auswahl.

4. Wählen Sie den neuen Status aus der Dropdown-Liste aus, um ihn auf alle ausgewählten Assets anzuwenden. 

5. Eine Bestätigungsaufforderung wird angezeigt. Fügen Sie eine optionale Notiz hinzu und klicken Sie auf Aktualisieren. 

Hinweis: Massenaktualisierungen des Status, die über die Benutzeroberfläche durchgeführt werden, unterstützen maximal 500 Assets gleichzeitig. Um den Status weiterer Assets zu aktualisieren, verwenden Sie die Excel-Aktualisierungsoption.

Sie können mehrere vorhandene Assets auf einmal aktualisieren, indem Sie eine Excel-Datei mit den aktualisierten Informationen hochladen. Dies ist nützlich, wenn Sie große Mengen von Assets ändern. Zum Beispiel das Aktualisieren von Status, das Ändern von Feldwerten oder das Korrigieren von Daten über viele Datensätze hinweg.

1. Navigieren Sie entweder auf Unternehmens- oder Projektebene zum Assets-Tool .

2. Klicken Sie auf die Dropdown-Schaltfläche Importieren und wählen Sie Aus Excel importieren.

3. Wählen Sie die Option Vorhandene aktualisieren .

4. Füllen Sie die vorhandene Vorlage mit aktualisierten Werten aus. Um ein Asset zu aktualisieren, muss die ID mit einem bestehenden Asset in Ihrem Unternehmensregister übereinstimmen.

5. Laden Sie die vorhandene fertige Excel-Datei mit "Datei anhängen" hoch oder ziehen Sie die Datei per Drag & Drop. Es kann jeweils nur eine Datei hochgeladen werden.

6. Ein Projektstatus-Pop-up wird angezeigt, um den Fortschritt des Aktualisierungsvorgangs anzuzeigen. Sie können das Pop-up minimieren und es bleibt verfügbar, bis es manuell geschlossen wird.

Sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist, werden alle gültigen Aktualisierungen auf die entsprechenden Assets angewendet. Alle ungültigen Einträge werden in eine herunterladbare Fehlerdatei mit detaillierten Gründen für jeden Fehler aufgenommen.

Hinweis: Alle Asset-Aktualisierungsaktionen werden zu Auditzwecken im Änderungsverlauf des Assets aufgezeichnet.

Sie können Assets aus dem Register entfernen, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Das Löschen eines Assets ist eine dauerhafte Aktion und entfernt den gesamten Asset-Datensatz, einschließlich aller Metadaten, Anhänge, zugehörigen Elemente und des zugehörigen Änderungsverlaufs.

So löschen Sie ein einzelnes Asset:

1. Klicken Sie auf das Symbol mit den vertikalen Ellipsenneben dem Asset im Anlagenregister. Wählen Sie Löschen aus.

2. Eine Bestätigungsaufforderung wird angezeigt. Klicken Sie auf Löschen , um den Asset-Datensatz dauerhaft zu entfernen.

So löschen Sie Assets in mehrfachen Mengen:

1. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Assets, die Sie löschen möchten.

2. Klicken Sie auf das Symbol mit den vertikalen Ellipsen  oben in der Tabelle. 

3. Klicken Sie auf Löschen.

4. Eine Bestätigungsaufforderung wird angezeigt. Klicken Sie auf Löschen , um die ausgewählten Asset-Datensätze dauerhaft zu entfernen.

Hinweis: Assets, die auf Unternehmensebene erstellt und einem Projekt zugewiesen werden, können nicht auf der Projektebene gelöscht werden. Sie können nur aus dem Vermögensregister auf Unternehmensebene gelöscht werden.