Was ist der Unterschied zwischen Anhängen aus dem Dokumentenmanagement und Anhängen aus anderen Tools?

Antwort

Procore-Konten, die das Dokumentenmanagement-Tool verwenden , haben die Möglichkeit, Dokumentenmanagement-Dateien an Elemente in anderen Tools anzuhängen. Dokumentenmanagement-Dateien verhalten sich anders als Anhänge aus anderen Procore-Tools, da sie als Referenzlinks und nicht als herkömmliche Anhänge freigegeben werden. Im Folgenden werden diese Unterschiede erläutert: 

Anhänge des Dokumentenmanagements sind Referenzlinks

Anhänge aus dem Dokumentenmanagement sind Verweise auf das Quelldokument im Dokumentenmanagement-Tool und keine Point-in-Time-Kopien des Quelldokuments. Dadurch wird sichergestellt, dass die Betrachter des "Anhangs" die aktuellsten und vollständigsten Informationen zu diesem Dokument sehen,  einschließlich Attribute, Markups, Workflows, Änderungsverlauf, Zugriffsverlauf und Verweise auf andere Procore-Elemente, an die das Dokument ebenfalls angehängt ist. Referenzen stellen auch sicher, dass die Benutzer das Quelldokument aus dem Dokumentenmanagement-Tool herunterladen.

Anhängen von Referenzlinks

Wenn Sie im Dokumentenmanagement-Tool auswählen, welches Dokument angehängt werden soll, sehen Sie eine Tabelle mit Dateien und ihren Attributen, ähnlich der Tabelle im Dokumentenmanagement-Tool. Beim Suchen und Auswählen dieser Dateien stehen Ihnen die folgenden Funktionen und Einschränkungen zur Verfügung: 

  • Filtern Sie nach Schlüsselwörtern oder Attributen, sortieren Sie die Tabelle der Dokumente und ordnen Sie sie neu an, um das Gesuchte zu finden. 
  • Wechseln Sie zwischen der Anzeige nur der neuesten Revisionen oder aller Revisionen von Dokumenten, wenn Sie eine frühere Revision anhängen möchten. Erfahren Sie mehr über die Umschaltfläche für die Revision.
  • Wählen Sie Dokumente auf mehreren Seiten der Tabelle aus.
    • Die Gesamtzahl der ausgewählten Dateien wird am unteren Rand des Fensters angezeigt, und genau wie bei anderen Tools können Sie Dateien aus mehreren Tools gleichzeitig auswählen.  
  • Hängen Sie nur bestimmte Versionen von Dokumenten an, auf die Sie im Dokumentenmanagement-Tool Zugriff haben.
  • Nachdem Sie auf "Anhängen" oder "Abbrechen" geklickt  haben, bleibt Ihre Auswahl nicht erhalten , wenn Sie das Fenster "Dateien anhängen" erneut öffnen .

Berechtigungen für Anhänge

Anhänge aus dem Dokumentenmanagement berücksichtigen die im Dokumentenmanagement-Tool konfigurierten Berechtigungen. Ein Benutzer ohne Berechtigung für einen Anhang sieht ein Schlosssymbol und kann das Dokument nicht anzeigen oder herunterladen. Dokumentenmanagement-Administratoren können einen Benutzer zu einer Berechtigungsgruppe innerhalb des Dokumentenmanagement-Tools hinzufügen, damit der Benutzer das Dokument anzeigen und herunterladen kann. Weitere Informationen finden Sie unter Anzeigen und Verwalten von Dokumentberechtigungen .

Der Zugriff auf Anhänge erfordert Authentifizierung und Autorisierung

Wenn Referenzlinks zu Dokumentenmanagement-Dateien in E-Mails und PDF-Exporten enthalten sind, müssen sich die Empfänger dieser E-Mails und PDF-Exporte bei Procore anmelden und über die Berechtigung für das Dokument im Dokumentenmanagement-Tool verfügen, um das Dokument anzeigen oder herunterladen zu können.

Anhänge in großen Mengen herunterladen

Wenn Sie auf die Schaltfläche "Alle herunterladen" für Anhänge des Dokumentenmanagements klicken, werden die ZIP-Dateien auf Ihr Gerät heruntergeladen. Je nachdem, aus welchem Tool die Anhänge stammen, tritt eines der folgenden Szenarien ein:

  • 1 ZIP-Datei, wenn nur Dokumentenmanagement-Dateien angehängt sind.
  • 1 ZIP-Datei, wenn keine Dokumentenmanagement-Dateien angehängt sind.
  • 2 ZIP-Dateien, wenn sowohl Dokumentenmanagement-Dateien als auch Dateien aus anderen Tools angehängt sind. Diese ZIP-Dateien haben (1 von 2) und (2 von 2) an den Namen der ZIP-Datei angehängt.


Siehe auch