Wie behalte ich die Formatierung des Kostenschlüssels in Excel bei?

Hintergrund

Wenn Sie externe Daten aus einem inkompatiblen System eines Drittanbieters in das Budget-Tool auf Projektebene importieren möchten (siehe Eine Budget-CSV importieren), wird üblicherweise Microsoft Excel verwendet, um die CSV-Datei für den Budget-Import zu bearbeiten. Bei diesem Schritt berichten Benutzer häufig, dass Microsoft Excel Ihre numerischen Kostenschlüssel als Datumsangaben umformatiert hat. Dies ist zwar ein unerwartetes Verhalten, kann aber auch schwierig zu korrigieren sein.

Warum müssen meine Daten im CSV-Format gespeichert werden?

Einer der häufigsten Verwendungszwecke für eine CSV-Datei ist die Übertragung von Daten von einem Programm in ein anderes. Da die Daten, die zwischen diesen Systemen übertragen werden müssen, nicht kompatibel sind, ist eine CSV-Datei oft das einzige und/oder effizienteste Mittel, um eine Datenübertragung durchzuführen. Im Falle der CSV-Datei „Budget importieren“ (wie auch bei anderen Procore-Importvorlagen) müssen Ihre Daten immer richtig formatiert sein, damit ein Import erfolgreich durchgeführt werden kann.

Wo kann ich mehr über Microsoft Excel und die Zahlenformatierung erfahren?

Die Support-Seite von Microsoft bietet eine Reihe von Online-Ressourcen, die bei dem jeweiligen Problem hilfreich sein können:

Hinweis: Einige Versionen von Microsoft Excel 2016 (z. B. Office 365) haben eine andere Menüoption als in der Antwort unten beschrieben. Weitere Informationen finden Sie unter Wie kann ich die alte Funktion „Externe Daten abrufen“ wiederherstellen? auf der Support-Seite von Microsoft Office.

Warum formatiert Microsoft Excel meine Kostenschlüssel als Datumsangaben?

Aus der Sicht des Endbenutzers sieht eine CSV-Datei wie jede andere Tabellenkalkulationsdatei (d. h. XLS, XLSX usw.) aus und funktioniert auch so, während Sie sie in Microsoft Excel anzeigen. Die in einer CSV-Datei gespeicherten Daten (d. h. die Werte in den Kopfzeilen, Spalten und Zeilen) sind jedoch in Wirklichkeit in einem Textformat codiert. Um zu sehen, wie eine CSV in ihrer rohen Form aussieht, öffnen Sie sie einfach mit dem Texteditor Ihres Computers (z. B. Notes, Text/Edit oder Notepad). Unten sehen Sie ein Beispiel.

gc-budget-csv.png

Da Microsoft Excel mit dem CSV-Format kompatibel ist, ist es gängige Praxis, Daten aus einem System in eine Excel-Tabelle einzugeben, um sie in ein anderes System zu importieren.Während die Verwendung eines Tabellenkalkulationsprogramms für Endbenutzer die einfachste Methode zum Sammeln und Zusammenstellen von Daten bei der Vorbereitung eines Imports ist, hat es auch Nachteile – insbesondere wenn Sie mit der Funktionsweise von Microsoft Excel zur Anzeige Ihrer Daten in einem benutzerfreundlichen Format nicht besonders vertraut sind.

Normalerweise erfolgt die Umformatierung von Zahlen in Datumsangaben zu dem Zeitpunkt, an dem Sie eine CSV-Datei mit Microsoft Excel öffnen. Da das Programm Textdaten betrachten muss, die in einer Vielzahl von Formaten kodiert sind, ist Microsoft Excel so konzipiert, dass es automatisch die Zellformatierung „Allgemein“ auf die Daten im Arbeitsblatt anwendet (Hinweis: Wenn Sie die Vielfalt der Formate sehen möchten, die auf eine Zelle in Microsoft Excel angewendet werden können, wählen Sie Format > Zellen. Sehen Sie sich dann die Optionen im Dialogfeld „Zellen formatieren“ an). Bei der automatischen Erkennung prüft das Programm die kodierten Zellwerte und entscheidet dann automatisch, ob der Wert in dieser Zelle als Datum, Bruch, Währung oder Text usw. formatiert werden soll. 

 Wichtig
Da die automatische Erkennung von Microsoft Excel verschlüsselte Daten (d. h. Daten, die für das menschliche Auge nicht immer sichtbar sind) untersucht, kann es in der CSV-Datei versteckte Zeichen oder andere Probleme geben, die für Sie NICHT sichtbar sind. In diesem Fall formatiert Excel Ihre Daten nach eigenen Regeln, was dazu führen kann, dass Ihre Zelldaten auf unerwartete oder unerwünschte Weise formatiert werden. 

Unten sehen Sie ein Beispiel für eine Tabelle, in der die ersten drei Kostenschlüssel unerwartet als Datum statt als Zahl formatiert wurden. 

gc-budget-excel.png

Da Sie diese falsch formatierten Werte NICHT in Procore importieren möchten (d. h. der Importvorgang schlägt fehl oder der Import führt zu unerwünschten Werten, wenn Sie dies versuchen), müssen Sie Ihre CSV-Datei sorgfältig neu formatieren. Dies kann einige Zeit dauern. Um Ihnen bei diesem Prozess zu helfen, befolgen Sie bitte zunächst die Schritte in der Antwort unten. 

Um das häufig auftretende Problem der Umformatierung einer CSV-Datei zu beheben, öffnen Sie bitte die CSV-Datei wie unten beschrieben.Mit diesem hilfreichen Tipp lassen sich viele der von Endbenutzern gemeldeten CSV-Formatierungsprobleme lösen.Sollte das Problem jedoch auch nach Anwendung dieser Methode weiterhin bestehen, wenden Sie sich bitte an: support@procore.com. 

WICHTIG! Um die Integrität der Daten Ihres Unternehmens zu schützen, ist es den Procore-Mitarbeitern untersagt, die Daten zu ändern, die Kunden in allen Procore-Importvorlagen übermitteln. Diese Einschränkung gilt für alle Datenänderungen, einschließlich der Berichtigung von Druckfehlern. Wenn Procore feststellt, dass eine von Ihnen an Procore übermittelte Procore-Importvorlage Fehler enthält, wird sie zur Korrektur an Sie zurückgeschickt. Bitte beachten Sie, dass die Bearbeitung des Importvorgangs bis zu 72 Stunden dauern kann.

 

  1. Laden Sie die CSV-Datei „Budget importieren“ herunter und aktualisieren Sie die Datei. Einzelheiten finden Sie unter Eine Budget-CSV importieren.
    Wichtig! Öffnen Sie die Datei NICHT direkt in Microsoft Excel. Starten Sie Stattdessen die Anwendung anhand der im nächsten Schritt beschriebenen Informationen. Sobald das Programm geöffnet ist, verwenden Sie die folgenden Schritte, um die Daten aus der CSV-Datei in Microsoft Excel abzurufen.
  2. Starten Sie das Programm Microsoft Excel:
    1. Wenn Sie einen Windows-Computer verwenden, doppelklicken Sie auf das Microsoft Excel-Symbol auf Ihrem Desktop oder klicken Sie auf Start > Programme > Microsoft Excel (Hinweis: Je nach verwendeter Betriebssystemversion und dem Installationsort von Microsoft Excel kann der von Ihnen verwendete Pfad anders aussehen).
      ODER
    2. Wenn Sie einen Macintosh-Computer verwenden, klicken Sie auf das Microsoft Excel-Symbol im Dock Ihres Computers oder führen Sie eine Spotlight-Suche nach Microsoft Excel durch. Drücken Sie dann die EINGABETASTE (Hinweis: Die spezifischen Schritte, die Sie zum Starten von Excel auf Ihrem Computer durchführen müssen, können abweichen). 
  3. Gehen Sie in Microsoft Excel wie folgt vor:
    1. Öffnen Sie eine neue leere Arbeitsmappe. Normalerweise wählen Sie Datei > Neue leere Arbeitsmappe. 
    2. Klicken Sie auf die Registerkarte Daten. Klicken Sie dann auf Aus Text.

      get-data-from-text.png

      Hinweis: Auf einem Windows-Computer befindet sich diese Schaltfläche in der Regel in der Gruppe Externe Daten abrufen (siehe unten).

      get-external-data-from-text-2016.png

      Hinweis: Wenn Sie Microsoft Excel 2016 für Office 365 verwenden, ist diese Schaltfläche in der Gruppe „Externe Daten abrufen“ NICHT sichtbar, da Microsoft eine neue Get & Transform-Funktion entwickelt hat.Bitte befolgen Sie die Schritte in diesem Artikel, um diese alte Funktion wiederherzustellen. Siehe Wie stelle ich die alte Funktion „Externe Daten abrufen“ wieder her? auf der Microsoft Office Support-Site. 
      Es öffnet sich ein Dateinavigationsfenster.
    3. Navigieren Sie zu der CSV-Datei, mit der Sie arbeiten möchten. Klicken Sie dann auf Öffnen oder Daten abrufen (Hinweis: Die Bezeichnung der Schaltfläche kann je nach Version und Betriebssystem Ihres Computers abweichen).
      Dadurch öffnet sich das Fenster „Textimport-Assistent – Schritt 1 von 3“. 
    4. Wählen Sie die Optionsschaltfläche Trennzeichen aus.
    5. Wählen Sie im Feld Import in Zeile starten die Option 1.

      step1-of-3.png
       
    6. Klicken Sie auf Weiter.
      Dadurch öffnet sich das Fenster „Textimport-Assistent – Schritt 2 von 3“.
    7. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen Tabulator und Komma. 
    8. Stellen Sie im Bereich Datenvorschau sicher, dass jede Spalte vorhanden ist: Kostenschlüssel, Beschreibung, Kostenart und Budgetbetrag.Ein Beispiel für die ersten Zeilenspalten (auch bekannt als die Kopfzeile) sehen Sie unten.Hinweis: Die tatsächlichen Werte in den Zeilen unter der Kopfzeile sollten Ihre spezifischen Daten enthalten.


       

      step-2-of-3.png
       
    9. Klicken Sie auf Weiter.
      Dadurch öffnet sich das Fenster „Textimport-Assistent – Schritt 3 von 3“.
  4. Halten Sie unten im Fenster unter Vorschau der ausgewählten Daten die UMSCHALTTASTE gedrückt. Klicken Sie dann auf die Spalte ganz rechts im Tabellenblatt.
    Alle Spalten sollten jetzt SCHWARZ markiert sein.
    Hinweise:
    • Führen Sie diesen Schritt IMMER zuerst aus.
    • Wählen Sie NICHT die Optionsschaltfläche Allgemein. Klicken Sie in diesem Fall auf Abbrechen. Beenden Sie dann Microsoft Excel, ohne Ihre Änderungen zu speichern, und starten Sie diese Schritte erneut. 
  5. Wählen Sie unter Spaltendatenformat die Optionsschaltfläche Text. Die oberste Zeile des Bereichs Vorschau der ausgewählten Daten sollte nun, wie unten gezeigt, „Text“ anzeigen.

    step-3-of-3.png
     
  6. Klicken Sie auf Fertig stellen.
    Das Fenster „Daten importieren“ wird angezeigt. Hier werden Sie aufgefordert, auszuwählen, wohin Sie Ihre Daten importieren möchten.
  7. Wählen Sie Vorhandenes Blatt.
  8. Stellen Sie sicher, dass der Wert in der Zelle wie folgt lautet: =$A$1
  9. Klicken Sie auf OK.Das System importiert Ihre Daten in das CSV-Tabellenblatt. In den meisten Fällen stellt dieser Prozess sicher, dass Ihre Kostenschlüssel mit der erwarteten Formatierung in Excel importiert werden. Ein Beispiel ist unten dargestellt.

    data-completed.png

Siehe auch