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Procore

Mehrfachversand von Rechnungen des Subunternehmers an DocuSign®

Ziel

So senden Sie Rechnungen von Subunternehmern als Mehrfachaktion zur Unterschrift an DocuSign®.

Hintergrund

Wenn Sie ein gültiges DocuSign®-Konto haben und die Procore + DocuSign®-Integration in Ihrem Procore-Projekt aktiviert ist, verwenden Sie die folgenden Schritte, um Ihre Rechnungen an die DocuSign®-Anwendung für die Massenausführung von Unterschriften zu senden. Dazu müssen Sie die E-Mail-Adresse und das Passwort für Ihr DocuSign®-Konto kennen. Sobald Sie sich angemeldet und Procore die erforderlichen Zugriffsrechte erteilt haben, fügen Sie dem Umschlag Dokumente und Empfänger hinzu und versenden ihn zur Unterschrift. 

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Berechtigungen auf „Admin“-Ebene für das Sekundärverträge-Tool des Projekts.
       Hinweise
      • Die Zugriffsberechtigungen für die Tools „Rechnungsstellung & Teilabrechnungen“ richten sich nach den Berechtigungen, die für die Tools „Kreditorenverträge“ und/oder „Kundenverträge“, „Finanzierung“ oder „Primärverträge“ festgelegt wurden. Die Namen der Procore-Tools variieren je nach der in Procore konfigurierten Sprache oder dem Point-of-View-Wörterbuch. Siehe Welche Wörterbücher und Sprachen sind in der Procore-Webanwendung verfügbar?
      • Wenn Sie ein Projektmitarbeiter sind (z. B. ein Rechnungskontakt, der bei einem Unternehmen beschäftigt ist, das an einem in Procore verwalteten Projekt arbeitet, wird Ihre Fähigkeit, rechnungsbezogene Aufgaben auszuführen, vom Procore-Unternehmenskontoinhaber festgelegt. Zu den Berechtigungen, die der Kontoinhaber Ihnen zur Verfügung stellen kann, gehören:
        • Ein Procore-Benutzerkonto
        • Zugriffsberechtigung auf das Tool „Kreditorenverträge“ und/oder „Kundenverträge“, „Finanzierung“ oder „Primärverträge“ des Projekts.
        • Mitgliedschaft in der Liste „Privat“ eines bestimmten Vertrags oder einer bestimmten Finanzierung
        • Offizieller Rechnungskontakt für den Vertrag oder die Finanzierung
  • Zusätzliche Informationen:
    • Sobald Sie sich bei Ihrem DocuSign®-Konto von Procore angemeldet haben, müssen Sie sich NICHT erneut anmelden, bis das Login-Token abläuft. Nach Ablauf der Gültigkeitsdauer erscheint in Procore das Banner „Erneute Authentifizierung erforderlich“. Weitere Informationen finden Sie unter Was bedeuten die verschiedenen DocuSign®-Banner in Procore?
    • Um die nachstehenden Schritte ausführen zu können, muss sich die Subunternehmerrechnung im Status Genehmigt, Genehmigt mit Anmerkungen oder Genehmigung des Bauherrn ausstehend befinden. Siehe Was sind die Standardstatus für Procore-Rechnungen?

Voraussetzungen

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Rechnungsstellungs-Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Subunternehmer.
  3. Markieren Sie die Kontrollkästchen neben den Rechnungen, die Sie in großen Mengen an DocuSign® senden möchten. 
     Hinweis
    Um eine Subunternehmerrechnung an DocuSign® zu senden, muss sie sich in einem (1) der folgenden Zustände befinden: Genehmigt , Genehmigt als notiert , oder Ausstehende Genehmigung des Eigentümers . Siehe Was sind die Standardstatus für Procore-Rechnungen?
  4. Klicken Sie auf An DocuSign senden®
     Hinweis
    Wenn die Schaltfläche „An DocuSign® senden“ ausgegraut und nicht verfügbar ist, bewegen Sie den Mauszeiger über die Schaltfläche. Ein Tooltip informiert Sie über den Grund. In der Regel liegt es daran, dass der Bestellung oder dem Unterauftrag kein Rechnungskontakt zugewiesen ist. Siehe Rechnungskontakte zu einer Bestellung oder einem Unterauftrag hinzufügen.

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    Procore sendet die ausgewählten Rechnungen an DocuSign®. Ein GRÜNES Erfolgsbanner wird oben auf der Seite angezeigt, wenn der Vorgang abgeschlossen ist.
     Hinweise
    • Beim Massenversand von Rechnungen sendet die DocuSign®-Integration nur Rechnungen an die Personen, die als Rechnungskontakte auf dem Vertrag in Procore aufgeführt sind.
    • Einige Funktionen von DocuSign® sind NICHT verfügbar, wenn Sie die Option „Massenversand“ verwenden. Zum Beispiel das Hinzufügen oder Entfernen von Dokumenten, das Hinzufügen von Empfängern und so weiter.
    • Um die nicht verfügbaren Funktionen von DocuSign® zu nutzen, folgen Sie den Schritten in Rechnungen von Subunternehmern mit DocuSign® abschließen .

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Siehe auch