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Procore

Als Mitarbeiter einen Nachtrag zum Kreditorenvertrag erstellen

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Ziel

So erstellen Sie einen Sekundärvertrag als Projektmitarbeiter. 

Hintergrund

Wenn Ihr Unternehmen mit der Durchführung von Arbeiten an einem Bauprojekt beauftragt wurde und das Projekt in Procore verwaltet, hat Ihr Kunde die Möglichkeit, einem (1) oder mehreren Mitgliedern Ihres Teams eine Zugriffsberechtigung für die Eingabe und Einreichung von Änderungsaufträgen für Ihren Sekundärvertrag zu erteilen.  

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Um die folgenden Schritte ausführen zu können, werden Ihrem Procore-Benutzerkonto von einem Procore-Administrator in dem Unternehmen, das Sie mit der Durchführung der Arbeiten beauftragt hat, die folgenden Benutzerrechte zugewiesen:
      • Berechtigungen der Stufe „Schreibgeschützt“ auf der Startseite des Projekts. 
        UND
      • Berechtigungen der Stufe „Standard“ für das Kreditorenvertrags-Tool des Projekts. 
        UND
      • Berechtigungen der Stufe „Keine“ für das Tool Änderungen des Projekts. 
         Hinweise
        • Beachten Sie, dass die Möglichkeit, als Projektmitarbeiter Änderungsaufträge zu erstellen, eine optionale Einstellung ist und Ihr Zugang zu Procore von dem Unternehmen verwaltet wird, das Sie mit der Durchführung Ihrer Projektarbeit beauftragt hat.
        • Wenn Ihrem Procore-Benutzerkonto die oben genannten erforderlichen Benutzerrechte zugewiesen wurden, erhalten Sie in der Regel eine E-Mail-Einladung zum Beitritt zu einem bestimmten Projekt in ihrem Procore-Unternehmenskonto.
        • Wenn Sie keine Einladung erhalten oder sich nicht sicher sind, ob Sie die Berechtigung haben, einen Änderungsauftrag zu erstellen, wenden Sie sich an den Inhaber des Procore-Unternehmenskontos.

Voraussetzungen

Schritte

Änderungsauftrag für Sekundärvertrag erstellen

Wenn Sie eine Bestellung oder einen Unterauftrag erstellt haben und die Bedingungen für diese Elemente ändern müssen, gehen Sie wie folgt vor, um einen Nachtrag zum Kreditorenvertrag zu erstellen.

  1. Navigieren Sie zum Sekundärverträge-Tool des Projekts.
  2. Suchen Sie in Verträge den Kreditorenvertrag.Klicken Sie dann auf Bearbeiten.
  3. Klicken Sie auf Sekundärvertrags-ÄA erstellen erstellen.
     Hinweise

    Wenn das Tool Änderungen in Ihrem Projekt aktiviert ist, ist die Schaltfläche Sekundärvertrags-ÄA erstellen nicht verfügbar. Befolgen Sie stattdessen diese Schritte:



    create-commitment-change-event.png
  4. Gehen Sie auf der Registerkarte Allgemein wie folgt vor:
    • Signieren mit DocuSign®
      Wenn Sie die Procore + DocuSign® Integration aktiviert haben (siehe Aktivieren oder Deaktivieren der DocuSign® Integration in einem Procore Projekt), erscheint in diesem Feld standardmäßig ein Häkchen.Wenn Sie KEINE Unterschriften mit DocuSign® sammeln möchten, entfernen Sie die Markierung.
    • Nummer
      Dieses Feld wird automatisch auf Grundlage der Nummer der bereits erstellten Nachträge ausgefüllt.In der Standardeinstellung wird die Nummer automatisch um eins erhöht. 
       Tipp
      Wie vergibt Procore Nummern für Änderungsaufträge für Sekundärverträge? Weitere Informationen finden Sie unter Kann ich das Nummerierungssystem für Finanzobjekte in Procore anpassen?
    • Überarbeitung
    • Zeigt die Revisionsnummer des Nachtragsantrags an. Wenn ein Nachtragsantrag zum ersten Mal erstellt wird, ist seine Revisionsnummer Null. Ein Nachtrag kann aufgrund des Feedbacks eines Prüfers/Genehmigers mehrfach überarbeitet werden. 
    • Erstellungsdatum
      Wird automatisch mit dem Datum gefüllt, an dem Sie den Auftrag zur Änderung für Sekundärverträge erstellen.Das Datum kann nicht geändert werden.
    • Erstellt von
      Wird automatisch mit dem Namen des Benutzers gefüllt, der den Änderungsauftrag erstellt. 
    • Auftragsunternehmen
      Wird automatisch mit dem Namen des Subunternehmers oder Lieferanten gefüllt, der im Unterauftrag aufgeführt ist.Dieses Feld ist nur bei Unteraufträgen verfügbar.
    • Vertrag
      Wird automatisch mit dem Namen des Vertrags ausgefüllt, für den der Änderungsauftrag erstellt wird. Dieses Feld ist nur bei Unteraufträgen verfügbar.
    • Titel
      Geben Sie einen Namen für den Nachtrag ein.Die maximale Zeichenanzahl beträgt 255 Zeichen. 
       Wichtig
      Wenn Sie ein integriertes ERP-System verwenden, ist die maximale Zeichenbegrenzung für das Titel-Feld bei einem Sekundärvertrag für jedes System unterschiedlich. Eine Liste der einzelnen Systeme und ihrer Beschränkungen finden Sie unter Was ist die maximale Zeichenlänge für den Titel eines Sekundärvertrags?
    • Status
      Wählen Sie einen Status für den Änderungsauftrag. Weitere Informationen finden Sie unter Was sind die Standardstatus für Änderungsaufträge in Procore?
    • Privat
      Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, um den Änderungsauftrag nur für Benutzer mit Berechtigungen auf Administratorebene für das Sekundärverträge-Tool sichtbar zu machen. 
    • Änderungsgrund
      Wählen Sie einen der folgenden Gründe für den potenziellen Änderungsauftrag: Kundenantrag, Entwurfsentwicklung, Rückstellung, Bestehender Zustand oder Rückbelastung.Wie Sie Änderungsgründe konfigurieren können, erfahren Sie unter Festlegen von Standardkonfigurationen für die Änderungsverwaltung.
    • Abrechnungsmethode
      Dieses Feld übernimmt die Abrechnungsmethode, die im Vertrag angegeben wurde.
    • Fälligkeitsdatum
      Wählen Sie ein Fälligkeitsdatum, bis zu dem der Änderungsauftrag genehmigt werden muss. 
    • Datum der Rechnungsstellung
      Wählen Sie das Datum aus, an dem der Änderungsauftrag in Rechnung gestellt wurde.
    • Benannter Prüfer
      Wählen Sie den Procore-Projektbenutzer in Ihrer Organisation aus, der für die spätere Genehmigung oder Ablehnung dieses Nachtragsantrags verantwortlich sein wird. Siehe Genehmigen oder Ablehnen von Änderungsaufträgen für Kreditorenverträge.
       Wichtig
      • Der 'benannte Prüfer' kann nur dann eine Genehmigungs- oder Ablehnungsantwort übermitteln, wenn sich ein Änderungsauftrag im Status Ausstehend - Wird überprüft . 
      • Um eine E-Mail-Benachrichtigung an den 'benannten Prüfer' zu senden und somit diese Person darüber zu informieren, dass ein Änderungsauftrag auf ihre Antwort wartet, haben Sie folgende Möglichkeiten:
        • Sie können den Nachtragsantrag für den Debitorenvertrag per E-Mail an den „Benannten Prüfer“ weiterleiten.Siehe Weiterleitung eines Nachtragsantrags an einen Projektbenutzer per E-Mail. 
          ODER
        • Der ausstehende Änderungsauftrag wird auch im Bereich 'Meine offenen Posten' auf der Startseite des Projekts aufgeführt. Der Benutzer kann diese Seite jederzeit überprüfen. 
      • Nachdem der 'benannte Prüfer' eine Genehmigungs- oder Ablehnungsantwort übermittelt hat, zeigt das Feld 'Prüfer' (direkt unter dem Feld ''benannter Prüfer'') den Datums-/Zeitstempel der Antwort dieses Benutzers an. Das Feld 'Prüfer' ist nur für den ''benannten Prüfer'' sichtbar.
    • Anfrage erhalten von
      Wählen Sie einen Benutzer aus dem Projektadressbuch aus, in dessen Namen Sie den Änderungsauftrag einreichen möchten. 
    • Beschreibung
      Geben Sie eine detaillierte Beschreibung des Nachtrags ein.
       Hinweise
      • Wenn Sie den Nachtrag nach Sage 300 CRE® und Integration von Ryvit exportieren, werden Einträge, die mehr als eintausend (1000) Zeichen umfassen, beim Export abgeschnitten. 
      • Wenn Sie den Nachtrag in ein anderes integriertes ERP-System exportieren, können Sie in Procore eine unbegrenzte Anzahl von Zeichen eingeben.
    • Auswirkungen auf den Terminplan
      Falls bekannt, können Sie eine Schätzung der Anzahl der zusätzlichen Tage abgeben, die dem aktuellen Projektterminplan hinzugefügt werden könnten, wenn der Änderungsauftrag genehmigt wird.
       In Beta
      Hinweis für Benutzer, die am Betaprogramm mit eingeschränkter Version "Subunternehmer Geschätzter Abschluss"  teilnehmen. Wenn ein Benutzer einen Änderungsauftrag in den Status "Genehmigt" versetzt und einen Wert im Feld "Auswirkungen auf den Zeitplan" des Änderungsauftrags angibt,  aktualisiert Procore automatisch das Feld "Geschätztes Fertigstellungsdatum" im Kreditorenvertrag um die eingegebene Anzahl von Tagen. Weitere Informationen zu diesem Programm  finden Sie unter Verpflichtungsverträge: (Beta) Subunternehmer Geschätztes Abschlussdatum.
    • Lage
      Verwenden Sie das Dropdown-Menü Standort, um einen Standort auszuwählen, auf den sich das [Element] auswirkt. Wählen Sie entweder aus den vordefinierten Standorten aus oder fügen Sie einen mehrstufigen Standort hinzu. Siehe Hinzufügen eines mehrstufigen Standorts zu einem Artikel. Dieser Standort kann so allgemein sein wie der Standort auf der ersten Stufe oder so spezifisch wie der Standort, an dem der Auftragnehmer auf der zweiten Stufe arbeiten wird.
    • Referenz
      Verweisen Sie auf andere Tools, Materialien oder Dokumente, die sich auf den Änderungsauftrag beziehen.
    • Ausgeführt
      Kreuzen Sie dieses Kontrollkästchen an, wenn der Nachtrag bereits ausgeführt wurde.
    • Feldänderung
      Kreuzen Sie dieses Kontrollkästchen an, wenn der Nachtrag eine Feldänderung erfordert.
    • Vollständig bezahlt
      Kreuzen Sie dieses Kästchen an, wenn die Kosten bereits durch das Budget gedeckt sind.
    • Anhänge
      Wählen Sie alle relevanten Dokumente aus und fügen Sie diese hinzu.
  5. Klicken Sie auf Erstellen oder Erstellen und E-Mail , um den Nachtragsantrag an alle Benutzer zu senden, die als „Prüfer“ aufgeführt sind. 

Hinzufügen eines Leistungsverzeichnisses (LV) zum Änderungsauftrag

Wenn mit dem Änderungsauftrag Kosten verbunden sind, fügen Sie dem Leistungsverzeichnis (LV) des Änderungsauftrags Einzelposten hinzu. add-commitment-schedule-of-values.png

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Leistungsverzeichnis
  2. Klicken Sie auf Bearbeiten.
  3. Klicken Sie auf Zeile hinzufügen. 
    • Debitorenvertragseinzelposition
      Wählen Sie eine Einzelposition aus der Dropdown-Liste aus.Wenn keine passende Einzelposition vorhanden ist, wählen Sie Nicht budgetiert. 
    • Änderungsereigniseinzelposition
      Wählen Sie eine Änderungsereigniseinzelposition aus der Dropdown-Liste aus. 
    • Unteraufträge
      Wenn die Funktion Unteraufträge in Ihrem Projekt aktiviert ist, wählen Sie einen aus der Liste aus.Siehe Aktivieren von Unteraufträgen auf Projekten für PSP.
    • Budgetschlüssel
      Wählen Sie einen Budgetschlüssel aus der Dropdown-Liste aus.Siehe Was ist ein Budgetschlüssel im PSP von Procore? 
    • Beschreibung
      Geben Sie eine Beschreibung für den neuen Nachtragsantrag ein. 
    • Kostenbetrag
      Geben Sie einen Betrag in das Feld ein. 
    • Optional: Steuerschlüssel
      Wenn Sie bei diesem Projekt Steuerschlüssel verwenden, wählen Sie einen Steuerschlüssel aus, der für die Einzelposition verwendet werden soll.
       Tipp
      Sie sehen das Feld Steuerschlüssel nicht? Dieses Feld erscheint nur, wenn die Funktion Steuerschlüssel im Procore-Projekt aktiviert ist.Siehe Wie kann ich Steuerschlüssel für ein Projekt verwenden?
  4. Klicken Sie auf Hinzufügen
  5. Wiederholen Sie diese Schritte für jeden Einzelposten. 
  6. Klicken Sie auf Speichern.
 Hinweis

Für Unternehmen, die das ERP-Integrationstool aktiviert haben

Nachdem der Auftrag zur Änderung von Kreditorenverträgen im Kreditorenvertrags-Tool in den Status „Genehmigt“ versetzt wurde, senden die Projektmanager den Nachtragsantrag in der Regel an das ERP-Integrationstool, wo er von einem Rechnungsprüfer für den Export in das integrierte ERP-System genehmigt werden muss. Anweisungen finden Sie unter Senden Sie einen ÄAV an ERP-Integrationen für die Annahme durch die Buchhaltung.