Ausschreibungs-Tool

Übersicht

Mit dem Ausschreibungs-Tool auf Projektebene von Procore können Sie Angebote von den Lieferanten einholen, die in Ihrem Adressbuch-Tool auf Unternehmensebene gespeichert sind. Mit dem Ausschreibungs-Tool können Sie Ausschreibungspakete für Ihre Projekte erstellen und E-Mail-Einladungen an Ihre Lieferanten senden. Die E-Mail kann Ihre Ausschreibungsdokumente in einem heruntergeladenen Paket enthalten, oder Lieferanten können sich bei Procore anmelden, um die Ausschreibungsinformationen anzuzeigen. Anbieter können das Tool auch verwenden, um Angebote mit Pauschalwerten, Kostenschlüsseln auf Kostenschlüsselebene und sogar Aufschlüsselungen auf Einheits-/Mengenebene abzugeben.

Funktionen

• Erstellen Sie Projekt-Ausschreibungspakete, die Pläne, Leistungsbeschreibungen, PDFs und andere relevante Dateien enthalten.
• Melden Sie sich als Anbieter bei Procore an, um Angebote für ein Projekt abzugeben.
• Verfolgen Sie den Angebotsstatus Ihrer Lieferanten und vergleichen Sie ihre Angebote nebeneinander nach Kostenschlüssel.
• Verwenden Sie die leistungsstarken Such- und Filterfunktionen von Procore, um bestimmte Angebote schnell zu finden.

Best Practices

1. Stellen Sie sicher, dass sich das Projekt im Administrations-Tool des Projekts in der Angebotsphase befindet oder dass die benutzerdefinierte Phase als Angebotsphase definiert ist.
2. Stellen Sie sicher, dass der Fälligkeitstermin des Gebots korrekt ist. Wenn Sie die Genehmigung zur Verlängerung des Gebots erhalten, müssen Sie den Fälligkeitstermin des Gebots entsprechend ändern. Andernfalls können Bieter ihre Beträge möglicherweise nicht eingeben, wenn sie versuchen, ihre Angebote nach dem Fälligkeitstermin des ursprünglichen Gebots einzugeben.
3. Fügen Sie dem Adressbuch-Tool des Projekts keine Bieter hinzu. Fügen Sie diese Anbieter zum Adressbuch-Tool Ihres Unternehmens hinzu. 
4. Legen Sie Angebotsdokumente nicht in einem gesperrten oder privaten Ordner ab; Sie können einem Gebotspaket keine gesperrten oder privaten Ordner hinzufügen.
5. Achten Sie darauf, einem Ausschreibungspaket keinen leeren Ordner anzuhängen. Wenn Sie Ihrem Ausschreibungspaket einen leeren Ordner hinzufügen, sehen Bieter beim Herunterladen einen weißen Bildschirm. 
6. Sie können einem Ausschreibungspaket keine bestimmte Datei unabhängig von einem Ordner hinzufügen, Sie müssen den gesamten Ordner anhängen.
7. Stellen Sie sicher, dass Sie mindestens einen einzelnen Empfänger von jedem eingeladenen Bieterunternehmen ausgewählt haben. Wenn Sie mehrere einladen können, ist dies noch besser - so weiß das Unternehmen auch, wenn ein Eingeladener im Urlaub ist, dass er eingeladen ist und kann entsprechend reagieren.
8.  Erstellen Sie Ihr Adressbuch auf Unternehmensebene so weit wie möglich im Voraus, indem Sie Folgendes tun:
   • Weisen Sie jedem Lieferanten Branchen zu, um Ihnen die Suche nach Bietern zu erleichtern.
   • Wählen Sie die Standardgebotseinladungen aus, damit diese automatisch ausgefüllt werden, wenn Sie Ihr Ausschreibungspaket versenden möchten.
9. Beachten Sie beim Anhängen eines Ordners an Ihr Ausschreibungspaket, dass Procore auf 255 Zeichen beschränkt ist, einschließlich der Dateinamen und Ordnernamen.

10. Unten sehen Sie eine beispielhafte Ordnerstruktur, die Sie für Ihre Ausschreibungsdokumente replizieren können. Wenn Sie in dieser Struktur ein aktualisiertes Addendum zum Unterordner 04 Korrespondenz und Addenda hinzufügen, können Sie eine Korrespondenz mit den aktualisierten Ordnern senden.
    
    Beispiel für eine Dateistruktur: 01 Ausschreibungsdokumente

    • 01 - RFP-Versicherungsanforderungen, Muster eines Versicherungszertifikats usw. (laden Sie für jedes dieser Dokumente individuelle PDFS in diesen Unterordner hoch)

    • 02 - Pläne (und fügen Sie eine kompilierte PDF-Datei Ihrer Angebotspläne oder eine kompilierte PDF-Datei nach Disziplinen bei, sodass der Unterordner einzelne PDFs für kompilierte architektonische, bautechnische, strukturelle, elektrische, mechanische usw. Pläne enthalten kann)

    • 03 - Leistungsbeschreibung (und fügen Sie ein zusammengestelltes PDF für Ihre Angebotsleistungsbeschreibungen bei)

    • 04 - Korrespondenz und Nachträge
       

11. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Bieter erlaublen, zusätzliche Einzelposten zu ihren Angebotsblättern hinzuzufügen“, damit Bieter einen Kostenschlüssel hinzufügen und auf zusätzlichen Umfang bieten können, der ihnen nicht zugewiesen wurde. Wenn Sie keine Kostenschlüssel auf der Registerkarte Bieterinfo des Unternehmens haben oder vergessen haben, sie zum Bieten auf projektspezifische Kostenschlüssel einzuladen, können sie trotzdem einen Dollarwert eingeben.  Auf diese Weise können Sie die Angebotsliste auch nach Kostenschlüsseln sortieren, nachdem die Einladungen gesendet und empfangen wurden.

12.  Beim Erstellen eines Ausschreibungspakets stehen Ihnen zwei Hauptoptionen zur Verfügung. Die folgende Tabelle listet beide Optionen und die Vor- und Nachteile jeder auf.

Erste Schritte

• Erstellen eines Ausschreibungspakets
• Bieter suchen und einladen
• Senden einer neuen Korrespondenz in der Registerkarte „Bieten“