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Procore

Modernisierter Leitfaden für die Umstellung auf die Rechnung von Kreditorenverträgen

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Inhaltsverzeichnis

Übersicht

Die modernisierte Rechnungsstellung für Kreditorenverträge bietet eine neu gestaltete Rechnung Benutzeroberfläche, eine automatisierte Kreditorenvertrag Rechnung Nummerierung, eine granulare Nachtrag-Verwaltung, erweiterte Einbehalt Kontrollen, Procore Pay Kompatibilität, Genehmigung auf Elementebene und Ablehnung und Workflow Weiterleitung, die durch benutzerdefiniert Felder auf der übergeordnet Kreditorenvertrag gesteuert wird.

Zu den wichtigsten Vorteilen der modernisierten Rechnungsstellung für Kreditorenverträge gehören:

  • Erweiterte Einbehaltskontrollen: Legen Sie einen Subunternehmer-Standardrechnungstyp fest, damit Administratoren bestimmen, welche Spalten abrechenbar sind (Arbeit und Materialien, Einbehalt oder beides) und den Standardtyp für Rechnungen definieren, die ohne Aufforderung zur Rechnungsstellung erstellt wurden. Zusätzlich warnt ein Warnbanner die Benutzer, wenn ein Einbehalt für eine Rechnung freigegeben wird.

  • Automatisierte Rechnungsnummerierung: Definieren Sie ein Nummerierungsformat auf Unternehmensebene für neu erstellte Kreditorenverträge unter Verwendung von Komponenten wie Rechnungsposition, Projektnummer und Kreditorennummer, um eine konsistente Nummerierung für alle Projekte zu gewährleisten.

  • Konfigurierbare Feldsätze und benutzerdefinierte Felder: Passen Sie Rechnunglayouts an und definieren Sie benutzerdefinierte Felder für Kreditorenvertrag Rechnungen, um die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens an die Datenerfassung zu erfüllen.

  • Routing des benutzerdefinierten Feld-Workflows. Konfigurieren und leiten Sie Workflows für Kreditorenrechnungen basierend auf benutzerdefiniert Feldern im übergeordnet Kreditorenvertrag, automatisieren Sie Rechnung Weiterleitung und reduzieren Sie manuelle Eingriffe und Fehler.

  • Mehrfach-Aktualisieren von Elementen: Wählen Sie mehrere oder alle Elemente des Terminplans ( LV ) aus und verwenden Sie den Seitenbereich Werte bearbeiten, um die Prozentsätze für die in diesem Zeitraum abgeschlossene Arbeit (%), die Gesamtzahl bis zum Datum (%) und den Einbehalt auf alle ausgewählten Zeilen gleichzeitig anzuwenden.

  • Procore Pay-Kompatibilität: Procore Pay wird ausschließlich auf der Grundlage der modernisierten Erfahrung unterstützt, die integrierte Pfandrechts-Verzichte, Rechnungen- und Lieferantensperren, Konformitäts-Anforderungen und Auszahlungen ermöglicht.

  • Granulare Verwaltung von Nachträgen. Fügen Sie einzelne Nachträge zu einer bestehenden Rechnung hinzu oder entfernen Sie sie, anstatt alle oder keinen anzunehmen.

  • Support von Workflows. Die Kreditorenvertragsrechnungsstellung bietet Support für Procore-Workflows, einschließlich der Weiterverwendung Ihrer bestehenden Legacy-Workflows (V1). Weitere Informationen finden Sie unter Für Kunden, die Legacy-Workflows(V1) verwenden.

Wissenswertes

 Empfehlung

  • Procore wird die bisherige Rechnung für Kreditorenverträge am 12. Januar 2027 einstellen. Nach diesem Datum ist die alte Schnittstelle für Subunternehmerrechnungen nicht mehr verfügbar.

  • Verhaltensänderung: Rechnungsbeträge werden während der Überprüfung und Genehmigung gesperrt

    • Um Support für die Workflow-Steuerung zu leisten und sicherzustellen, dass sich die Rechnungsbeträge nach der Prüfung einer Rechnung nicht ändern, kann der Terminplan der Werte nicht mehr bearbeitet werden , während sich eine Subunternehmerrechnung im Status Wird überprüft oder in einem Status Genehmigt befindet.

    • In diesen Status können Administratoren sie weiterhin bearbeiten: allgemeine Informationen, Anhänge und benutzerdefinierte Felder.

    • Wenn sich die Beträge des Leistungsverzeichnisses ändern müssen, muss die Rechnung zunächst in einen bearbeitbaren Status zurückversetzt werden.

Es gibt zwei Möglichkeiten, sich anzumelden, je nachdem, welchen Umfang Sie benötigen:

  1. Individuelles Opt-in. Berechtigte Benutzer können über das Opt-in-Banner auf einer bestehenden Rechnung selbst zur modernisierten Version wechseln. Dadurch wird nur dieser Benutzer angemeldet – es ist keine Beteiligung des Administrators erforderlich.

  2. Opt-in für Projekte oder Unternehmen. Ein Procore Administrator ermöglicht die modernisierte Erfahrung für ein ganzes Projekt oder Unternehmen durch Procore Explore. Dies gilt für alle an diesen Projekten Beteiligten. Suchen Sie in Procore Explore nach Legacy-Zugriff auf Kreditorenvertrag/Subunternehmerrechnungsstellung entfernen.

Da die individuelle Anmeldung pro Benutzer erfolgt, können in einem Projekt einige Benutzer gleichzeitig die modernisierte Version und andere die Legacy-Version nutzen. Siehe Überlegungen und Schritte des ÜbergangsÜbergangsschritte.

Für Kunden, die Legacy-Workflows (V1) verwenden

Sie müssen keine Legacy-Workflows (V1) migrieren, bevor Sie die modernisierte Rechnungsstellung für Kreditorenverträge einführen. Dies ist eine Änderung gegenüber früheren Prognosen. Der Zeitpunkt Ihres Übergangs ist jedoch wichtig:

  • Legacy-Workflows werden mit der modernisierten Version ab dem 13. Oktober 2026 nutzbar. Bis zu diesem Datum empfiehlt Procore, die modernisierte Erfahrung in einem Testprojekt zu evaluieren, aber Ihre Produktionsprojekte nicht vollständig umzustellen. Siehe Übergangspfad für Kunden, die Legacy-Workflows (V1) verwenden.

  • Das individuelle Opt-In-Banner wird für Legacy-Workflow-Benutzer heute nicht angezeigt. Sie steht Ihnen ab dem 13. Oktober 2026 zur Verfügung. Bis dahin ist ein Opt-in auf Projektebene über Procore Explore Ihr einziger Weg zur modernisierten Erfahrung.

  • Legacy-Workflows werden weiterhin ausgeführt. Nichts daran, wie sich ein Legacy-Workflow verhält, ändert sich – es gelten die gleichen Schritte, Genehmiger, Routings, Bedingungen und der Verlauf. Was sich ändert, ist die Art und Weise, wie Sie darauf reagieren: Legacy-Workflow-Elemente werden im selben Seitenbereich "Neue Workflows" geöffnet und beantwortet, der für die modernisierte Rechnungsstellung verwendet wird.

  • Die Arbeit während des Fluges wird nicht unterbrochen. Rechnungen, die sich bei der Umstellung in der Mitte der Genehmigung befinden, bleiben an Ort und Stelle, bleiben beantwortbar und behalten ihren Verlauf. Sie müssen bereits laufende Arbeiten nicht abbrechen, neu erstellen oder erneut genehmigen.

  • Das Upgrade auf neue Workflows ist Self-Service und optional. Workflow-Administratoren können das Rechnungsstellungs-Tool von alten Workflows auf neue Workflows auf ihrer eigenen Zeitachse aktualisieren, ohne den Procore-Support kontaktieren zu müssen. Diese wird ebenfalls ab dem 13. Oktober 2026 verfügbar sein. 

Überlegungen

  • Sie können jederzeit vor dem 15. Dezember 2026 zur aktualisierten Rechnung für Kreditorenverträge wechseln, wenn alle verbleibenden Benutzer der alten Version automatisch aktualisiert werden.

  • Vor dem Migrationsdatum ist keine Aktion erforderlich. Wenn Sie nichts unternehmen, wird Ihr Konto automatisch migriert.

  • Nach dem Migrationsdatum ist die alte Rechnung für Kreditorenverträge nicht mehr verfügbar.

  • Benutzer, die an demselben Projekt beteiligt sind, können unterschiedliche Erfahrungen machen. Das Opt-in für ein individuelles Banner gilt nur für den Benutzer, der darauf klickt, sodass für ein Projekt gleichzeitig einige Benutzer die modernisierte Version und andere die Legacy-Version nutzen können. Erwarten Sie dies während der Evaluierung und verwenden Sie ein Opt-in auf Projekt- oder Unternehmensebene über Procore Explore, wenn Sie alle Beteiligten an einer Abstimmung haben möchten.

  • Individuelles Opt-in kann das Verhalten von Mitarbeitern nicht validieren. Da ein Solo-Opt-in Ihre Genehmiger, Rechnung-Administratoren und Rechnungs-Kontakte in der alten Version belässt, werden keine Probleme bei der Weiterleitung von Genehmigungen, der Überprüfung von Einzelposten oder anderen Problemen aufgedeckt, die ein Subunternehmer bei der Einreichung sieht. Verwenden Sie ein Opt-in auf Projektebene für ein Testprojekt.

  • Die Opt-in-Berechtigung hängt von Ihrer Workflow-Version bis zum 13. Oktober 2026 ab. Wenn Ihr Rechnungsstellungs-Tool Legacy-Workflows (V1) verwendet, wird das individuelle Opt-in-Banner nicht angezeigt und ein Opt-in auf Projekt- oder Unternehmensebene über Procore Explore ist Ihr einziger Weg zur modernisierten Erfahrung.

Vergleich

In der folgenden Matrix sind die wichtigsten Funktionserweiterungen und Vorteile des Übergangs von der alten zur modernisierten Kreditorenrechnungsstellung aufgeführt:

Funktion
Rechnung für Legacy-Kreditorenverträge
Modernisierte Rechnung für Kreditorenverträge

Procore Pay

Nicht unterstützt.

Unterstützt. Ermöglicht Procore Pay Pfandrecht Verzichte, Rechnung und Lieferant Sperrvermerke, Rechnung Konformität Anforderungen, Zahlung Anforderungen und Auszahlungen.

Primäres Design-Layout

Ein festes Tabellenlayout mit begrenzten Details auf dem Bildschirm.

Ein modernisiertes, intuitiveres Layout, das mit den anderen Finanztools von Procore übereinstimmt.

Einbehalt-Kontrollen

Begrenzte administrative Kontrolle über den abrechenbaren Einbehalt.

Die Einstellung "Standard-Rechnungstyp des Subunternehmers" steuert die abrechenbaren Spalten (Arbeit und Materialien und/oder Einbehalt) und den standard Rechnung Typ für von Subunternehmern erstellte Rechnungen. Ein Warnbanner erscheint, wenn der Einbehalt freigegeben wird.

Workflow-Routing

Statisches Routing, das für den Workflow konfiguriert ist.

Routen basierend auf benutzerdefiniert Feldern auf dem übergeordnet Kreditorenvertrag und vielen anderen bedingten Schritten, um Rechnung Routing zu automatisieren.

Benutzerdefinierte Felder und Feldsätze

Nicht konfigurierbar.

Konfigurierbare Feldsätze und benutzerdefinierte Felder auf Rechnungen an Auftraggeber.

Exporte

PDF mit Anhängen wurde zusammengestellt und per E-Mail verschickt, wenn es fertig war.

Exportieren > PDF-Datei mit Anhängen lädt die kompilierte PDF-Datei direkt herunter.

Workflows

Nur Legacy-Workflows (V1), die auf einem separaten Workflow-Bildschirm ausgeführt werden.

Unterstützt neue Workflows und Legacy-Workflows (V1), die beide im Seitenbereich "Neue Workflows" ausgeführt werden.

Nummerierung von Rechnungen

Rechnung # ist ein Freiformfeld; Rechnungs-Kontakte geben ihre eigene Referenznummer ein. 

Optionales automatisiertes Nummerierungsformat auf Unternehmensebene, das aus Komponenten wie Rechnungsposition, Projektnummer und Kreditorenvertragsnummer besteht. Generierte Nummern sind nicht editierbar. (Erfordert Opt-in auf Unternehmensebene.) 

Schritte des Übergangs

 Wichtig

Es gibt zwei Möglichkeiten, sich für das modernisierte Erlebnis zu entscheiden, die sich in Umfang und Berechtigung unterscheiden. Wählen Sie die Methode aus, wer Zugriff benötigt, und überprüfen Sie die Voraussetzungen für Option 1, bevor Sie fortfahren.

  1. Option 1: Melden Sie sich als einzelner Benutzer an (Bewertung)

  2. Option 2: Opt-in für ein gesamtes Projekt oder Unternehmen (Rollout)

Hinweis zur Teilnahmeberechtigung: Das individuelle Banner-Opt-in ist nur für Benutzer verfügbar, deren Projektrechnungsstellungs-Tool keine Workflows verwendet. Wenn Ihr Rechnungsstellungs-Tool auf Legacy-Workflows (V1) basiert, wird das Opt-in-Banner erst am 13. Oktober 2026 in Ihrer Benutzeroberfläche angezeigt. Verwenden Sie bis zu diesem Datum Option 2 (projekt- oder unternehmensweites Opt-in über Procore Explore). Ausführliche Informationen finden Sie unter Übergangspfad für Kunden, die Legacy-Workflows(V1) verwenden.

Jeder berechtigte Benutzer mit Zugriff auf Rechnungen von Subunternehmern kann sich direkt über eine Rechnung anmelden – ohne dass ein Administrator eingreifen muss.

  1. Öffnen Sie das Kreditorenverträge-Tool aus dem Dropdown-Menü Projekttools.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Verträge auf den Link Nummer für einen Kreditorenvertrag und öffnen Sie dann eine vorhandene Rechnung auf der Registerkarte Rechnung.

  3. Klicken Sie im Beta-Opt-in-Banner oben auf der Rechnung auf, um zur modernisierten Version zu wechseln.

Was dies bewirkt und was nicht:

  • Es entscheidet sich nur für Sie. Jeder andere Benutzer des Projekts, einschließlich Genehmiger, Rechnungs-Administratoren und die Rechnungs-Kontakte, die Rechnungen einreichen, sehen weiterhin die alte Version, bis er sich selbst anmeldet oder ein Administrator die Funktion für das Projekt oder Unternehmen aktiviert.

  • Dies ist der schnellste Weg, um die modernisierte Erfahrung zu bewerten, und der richtige erste Schritt, bevor Sie ein Projekt darauf festlegen.

  • Es ist nicht ausreichend, um einen realen Abrechnungszyklus zu testen. Die Rechnungsstellung für Kreditorenverträge ist von Natur aus eine Zusammenarbeit: Subunternehmer reichen ein, Administratoren prüfen, Genehmiger leiten sie weiter, und ein Solo-Opt-in lässt alle anderen bei der alten Erfahrung. Verwenden Sie Option 2 für ein Testprojekt, um die Einladung zur Rechnung, die Überprüfung von Elementen und Genehmigungen zu validieren.

 Hinweis
Bis zum 12. Januar 2027 wird es ein Banner geben, mit dem Benutzer sich wieder abmelden können, es sei denn, Sie folgen Option 2. 

Option 2: Opt-in für ein gesamtes Projekt oder Unternehmen (Rollout)

Um allen an einem Projekt oder in Ihrem Unternehmen eine modernisierte Erfahrung zu bieten, ermöglicht ein Procore Administrator dies durch Procore Explore. Diese Option steht allen Kunden zur Verfügung, auch denen, die Legacy-Workflows (V1) verwenden – und bis zum 13. Oktober 2026 ist es die einzige Route, die ihnen zur Verfügung steht.

  1. Navigieren Sie zum Tool Administration auf Unternehmensebene.

  2. Klicken Sie auf Procore Explore.

  3. Scrollen oder suchen Sie im Procore Explore-Katalog nach Remove Legacy Kreditorenvertrag/Subcontractor Rechnung Access und wählen Sie Programm beitreten

  4. Wählen Sie das/die Projekt(e) oder  den/die Benutzer aus, der/die Sie die modernisierte Version aktivieren möchten, und wählen Sie Speichern und beitreten.

     Hinweis
    Sie können die modernisierte Erfahrung auch unternehmensweit über Procore Explore aktivieren.

  5. Öffnen Sie das Kreditorenverträge-Tool aus dem Dropdown-Menü Projekttools.

  6. Klicken Sie auf der Registerkarte Verträge auf den Link Nummer für die Kreditorenvertrag, die Sie Rechnung möchten, und klicken Sie dann auf Erstellen > Rechnung erstellen.

  7. Vergewissern Sie sich, dass die modernisierte Version aktiv ist:

    • Die Rechnung wird auf einer einzigen Seite angezeigt. 

    • Die Seite verwendet das modernisierte Layout der Finanztools.

    • Mithilfe von Kontrollkästchen im Terminplan können Sie ausgewählte Zeilen mehrfach- aktualisieren. 

  8. Erstellen Sie eine Test-Subunternehmerrechnung für Ihr Beispielprojekt und validieren Sie sie von Anfang bis Ende – Einladung zur Rechnungsstellung, Überprüfung der Einzelposten, Einbehalt, Genehmigungen und Export – bevor Sie die modernisierte Erfahrung unternehmensweit aktivieren.

Übergangspfad für Kunden, die Legacy-Workflows (v1) verwenden

Empfehlung

Bewerten Sie die modernisierte Erfahrung noch heute anhand von Beispielprojekten, aber mit Verzögerung der unternehmensweiten Einführung bis 13. Oktober 2026. Legacy-Workflows (V1) unterstützen die modernisierte Version erst ab dem 13. Oktober 2026. Sie können sich frühzeitig anmelden, aber wenn Sie dies vor dem 13. Oktober tun, wird verhindert, dass Rechnungen durch Ihre bestehenden Genehmigungsworkflows geleitet werden.

Was "evaluieren" und "vollständiger Übergang" hier bedeuten

 

Evaluieren (jetzt sicher)

Vollständige Umstellung (warten Sie bis zum 13. Oktober 2026)

Zweck

Machen Sie sich mit der modernisierten Version vertraut und vergewissern Sie sich, dass sie Ihren Anforderungen entspricht.

Führen Sie Ihre Live-Abrechnung-Zyklen in der modernisierten Version aus.

Wo

Ein dediziertes Testprojekt.

Produktionsprojekte.

Was du trainierst

Layout, Terminplan of Values, Verwaltung von Nachträgen, Kontrollen des Einbehalts, Überprüfung von Elementen, Exporte.

Alle oben genannten Funktionen sowie die Einladung zur Rechnungsstellung mit Live-Subunternehmern und Rechnung Genehmigungen, die über Ihre Legacy-Workflows weitergeleitet werden.

Zulassungen

Verlassen Sie sich in diesem Zeitraum nicht auf Legacy-Workflow-Genehmigungen.

Legacy-Workflow-Genehmigungen werden in der modernisierten Version unterstützt.

Zeitleiste

Datum

Was ändert sich für Legacy-Kunden (V1) Workflow

Heute

Bewerten Sie die modernisierte Erfahrung in einem Testprojekt über Procore Explore. Das individuelle Opt-In-Banner erscheint für Sie nicht. Veraltete Workflows können nicht mit der modernisierten Version verwendet werden, also warten Sie mit der Umstellung von Produktionsprojekten.

13. Oktober 2026

Legacy-Workflows werden mit der modernisierten Erfahrung nutzbar, und das individuelle Opt-in-Banner steht Ihnen zur Verfügung. Sie können damit beginnen, Produktionsprojekte vollständig auf eine modernisierte Rechnungsstellung umzustellen und alte Workflow-Elemente im Seitenbereich "Neue Workflows" zu starten und darauf zu reagieren.

15. Dezember 2026

Alle Benutzer verlieren den Zugriff auf die alte Rechnung. 

Phase 1 – Jetzt evaluieren (vor dem 13. Oktober 2026)

  1. Identifizieren oder erstellen Sie ein Testprojekt , für das keine Live-Abrechnung ausgeführt wird.

  2. Aktivieren Sie die modernisierte Rechnung für Kreditorenvertrag für dieses Projekt über Procore Explore, indem Sie die Schritte in Option 2 ausführen.

  3. Erstellen Sie Testrechnungen für Subunternehmer und nutzen Sie den Funktionsumfang – Terminplan der Werte, Hinzufügen und Entfernen einzelner Nachträgen, Kontrollen des Einbehalts, Genehmigung und Ablehnung von Zeilenelementen sowie Exporte.

  4. Notieren Sie sich Lücken in Ihrem aktuellen Prozess und sprechen Sie diese mit Ihrem Procore-Ansprechpartner an, solange Sie noch Zeit für die Umstellung haben.

  5. Aktivieren Sie die modernisierte Version während dieser Phase nicht für Live-Projekte, und verlassen Sie sich bei Ihren Tests nicht auf Legacy-Workflow-Genehmigungen.

Phase 2 – Übergang (13. Oktober 2026 oder später)

  1. Vergewissern Sie sich, dass der Support für Legacy-Workflows in der modernisierten Version in Ihrer Umgebung verfügbar ist.

  2. Ermöglichen Sie die modernisierte Rechnung für Kreditorenverträge in einem Produktionsprojekt über Procore Explore. Einzelne Benutzer können sich ab diesem Datum auch selbst über das Opt-in-Banner für Rechnungen anmelden.

  3. Führen Sie einen vollständigen Abrechnungszyklus für dieses Projekt durch, einschließlich Einladung zur Rechnungsstellung, Überprüfung von Einzelposten, Genehmigungen von Rechnungen, die über Ihre bestehenden Legacy-Workflows weitergeleitet werden, und Export.

  4. Vergewissern Sie sich, dass Legacy-Workflow-Elemente im Seitenbereich Neue Workflows gestartet werden und korrekt reagieren.

  5. Aktivieren Sie verbleibende Projekte oder Ihr gesamtes Unternehmen, sobald dieser Zyklus ordnungsgemäß abgeschlossen ist.

 Hinweis
Die Genehmigung und das Testen durch Projektmitarbeiter ist das Einzige, was das Opt-in einzelner Banner nicht vollständig validieren kann. Da sich das Banner nur für den Benutzer anmeldet, der darauf klickt, können Ihre Genehmiger und Subunternehmer, die Rechnungen einreichen, immer noch mit der alten Version arbeiten. Um dieses Verhalten vor der Einführung zu bestätigen, verwenden Sie ein Opt-in auf Projektebene über Procore Explore, damit alle Beteiligten die gleiche Erfahrung machen.