Workflow-Administratoren auf Unternehmensebene können jetzt Projektrollen automatisch direkt den Workflow-Schritten zuweisen. Dies rationalisiert die Einrichtung von Workflows, indem es den manuellen Aufwand reduziert, eine automatische Synchronisierung mit der neuesten Teamstruktur gewährleistet und garantiert, dass Teammitglieder, die bestimmten Projektrollen zugewiesen sind, immer im richtigen Workflow-Schritt einbezogen werden. Hier sind einige Fragen, die häufig gestellt werden.
Rollen, die vor dieser Funktion vorhanden waren (die zuvor frei in den Workflow auf Unternehmensebene eingegeben wurden), werden jetzt als "benutzerdefinierte Rollen" bezeichnet. Um diese weiterhin zu verwenden, befolgen Sie Ihren typischen Schrittzuweisungsprozess.
Um jedoch die automatische Zuweisung zu aktivieren, bei der die Beauftragten für Workflow-Schritte direkt mit den Personen verknüpft sind, die über Projektrollen im Projektadressbuch zugewiesen wurden, wählen Sie bei der Konfiguration Ihrer Workflow-Vorlage auf Unternehmensebene die gewünschte Rolle aus dem Dropdown-Menü Projektrollen aus.
Bei der Verwendung von automatisch zugewiesenen Projektrollen werden bei jedem neuen Schritt, der einem Workflow auf Unternehmensebene hinzugefügt wird, automatisch die richtigen Beauftragten auf Projektebene ohne manuelles Eingreifen berücksichtigt. Dadurch wird sichergestellt, dass Workflows konsistent konfiguriert bleiben und nicht aufgrund fehlender Beauftragter unterbrochen oder ins Stocken geraten.
Wenn Sie noch benutzerdefinierte Rollen verwenden (frei eingegebene Bezeichnungen wie "Architekt" oder "PM"), müssen Sie den Workflow jedes Projekts jedes Mal manuell aktualisieren, wenn ein Schritt hinzugefügt oder geändert wird.
Abhängig von der Phase des Workflows können die folgenden Szenarien auftreten:
Der Workflow wird blockiert.
Die Workflow-Voreinstellung des Projekts ist als nicht konfiguriert markiert.
Der betroffene Schritt ist überfällig, was eine Benachrichtigung an den Workflow-Manager auslöst.
Siehe Workflow-Zuweisungen: Leitfaden zur Fehlerbehebung.
Projektvorgaben, die die gelöschte Projektrolle verwenden, werden nicht mehr konfiguriert. Alle laufenden Workflows, die derzeit der gelöschten Rolle zugewiesen sind, zeigen die Fehlermeldung " Zuweisung erforderlich: Zuweisen eines Benutzers oder einer Rolle" an. Außerdem wird der Schritt überfällig und der Workflow-Manager wird benachrichtigt.
Sowohl die Workflow-Vorlage auf Projektebene als auch alle derzeit laufenden (aber noch nicht beantworteten) Workflow-Schritte werden automatisch aktualisiert, um diese Änderung widerzuspiegeln.
Zukünftige Projekte, die diese Vorlage verwenden, werden die aktualisierte Zuweisung widerspiegeln. Vorhandene Projektvorlagen werden ebenfalls aktualisiert, einschließlich Workflow-Schritten, die in Bearbeitung sind, aber noch nicht stattgefunden haben.
Wenn jedoch ein Workflow-Schritt bereits zugewiesen ist (z. B. Architekt) und derzeit ausgeführt wird, bleibt die bestehende Schrittzuweisung unverändert. Sie müssen den Beauftragten für diesen Schritt bei Bedarf manuell aktualisieren.
Siehe Abschnitt "Beauftragte hinzufügen" unter Erstellen einer Workflow-Vorlage.
Der aktuelle Workflow-Schritt wird automatisch aktualisiert, um die neu zugewiesenen Personen in der Projektrolle widerzuspiegeln.
Nein, der neu zugewiesene Benutzer wird nicht sofort benachrichtigt. Benachrichtigungen erfolgen, sobald der jeweilige Workflow-Schritt dem Benutzer aktiv zugewiesen ist.