Wie entscheidet Procore, welche Dokumentversion die neueste im Dokumentenmanagement-Tool ist?

Regionale Verfügbarkeit
Das Dokumentenmanagement-Tool ist in ausgewählten Ländern verfügbar. Für Procore-Konten in den USA ist es noch nicht verfügbar. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Procore-Ansprechpartner.

Hintergrund

Benutzer können ändern, welches Dokument als zuletzt angezeigt wird, indem sie die Dokumentversionen neu anordnen, aber Procore verwendet zusätzliche Faktoren, um zu entscheiden, welches Dokument in einem bestimmten Kontext "aktuell" ist. Der Zugriff auf Dokumente, die im Dokumentenmanagement-Tool gespeichert sind, erfolgt häufig über E-Mail-Links aus der Workflows-Tool-Integration oder über Links in Korrespondenzpositionen und E-Mails. Diese Kontexte wirken sich darauf aus, welche Dokumentversion als neueste Version gilt. 

Darüber hinaus verwendet das Dokumentenmanagement-Tool Sammlungen , um Projektdokumente zu organisieren. Die Filter einer Sammlung stellen den erforderlichen Kontext für eine bestimmte Zielgruppe bereit. Beispielsweise sieht ein Außendienstbenutzer in einer veröffentlichten Sammlung nur genehmigte Dokumentversionen, was bedeutet, dass er nicht unbedingt die neueste Version jedes Dokuments sieht. Im Gegensatz dazu verwendet ein Dokumentprüfer die In Review-Auflistung, um auf in Bearbeitung befindliche Dokumentversionen zuzugreifen, die vor der Veröffentlichung bearbeitet oder genehmigt werden müssen. Auf diese Weise zeigt Procore dem Außendienstbenutzer Version 3 eines Dokuments an, weil es die "neueste" in der veröffentlichten Sammlung ist (wie unten dargestellt), während der Prüfer Version 4 desselben Dokuments sieht (über die Sammlung In Review, die hier nicht gezeigt wird), aber beide die richtige Version für die Aufgabe anzeigen, die sie zu erledigen versuchen. 

2025-05-21_reorder versions.png

Antwort

Das Dokumentenmanagement-Tool ist so konzipiert, dass es die neueste Dokumentversion basierend auf dem Kontext darstellt, in dem ein Benutzer das Dokument gefunden hat und welche Filter angewendet werden. Diese Tabelle zeigt , wie sich verschiedene Kontexte darauf auswirken, welche Dokumentversion angezeigt wird und welches Warnbanner erscheint, wenn ein Benutzer zu einer anderen Version als der Version navigiert, die Procore für diesen Kontext als Standard betrachtet.
 

Zusammenhang Dokumentversion , die Procore als neueste Version berücksichtigt Beispiel im obigen Bild Bannertext, der angezeigt wird, wenn der Benutzer in diesem Kontext von der neuesten Version wegnavigiert
E-Mail des Korrespondenzpostens: Klicken auf einen Link aus einer Procore-Korrespondenz-E-Mail oder einem Artikel Neueste Version im Dokumentcontainer. V5 "Nicht die neueste Version, für die Sie die Erlaubnis haben. Die Version ist nicht die neueste Version, für die Sie die Berechtigung haben."
E-Mail Workflows: Klicken Sie auf einen Link in der Procore-E-Mail zu Aufgaben, die für eine Genehmigung workflow erforderlich sind. Neueste Version in der Sammlung "In Prüfung" (d. h. die neueste Version mit einem in Bearbeitung befindlichen Workflow). V4 "Nicht die neueste Version im Review. Die Version ist nicht die aktuellste, basierend auf der Sammlung, aus der Sie sie geöffnet haben."
Gespeicherte Ansicht "Alle Dokumente":  Zugriff auf ein Dokument über die gespeicherte Ansicht "Alle Dokumente" am unteren Rand des Fensters "Gespeicherte Ansichten" mit ausgewählterSchaltfläche "Neueste Version". Neueste Version im Dokumentcontainer. V5 "Nicht die neueste Version, für die Sie die Erlaubnis haben. Die Version ist nicht die neueste Version, für die Sie die Berechtigung haben."
 
"Veröffentlichte" Sammlung: Zugreifen auf ein Dokument aus der vom System bereitgestellten "Published"-Sammlung. Neueste Version in der Sammlung "Veröffentlicht" (die neueste "genehmigte" Version). V3 "Nicht die neueste Version in Veröffentlicht. Die Version ist nicht die aktuellste, basierend auf der Sammlung, aus der Sie sie geöffnet haben."
Sammlung "Im Rückblick": Zugreifen auf ein Dokument aus der vom System bereitgestellten Sammlung "In Prüfung". Neueste Version in der Sammlung  "In Prüfung"  (die neueste Version mit einem in Bearbeitung befindlichen Workflow). V4 "Nicht die neueste Version im Review. Die Version ist nicht die aktuellste, basierend auf der Sammlung, aus der Sie sie geöffnet haben."
Benutzerdefinierte Sammlung: Zugriff auf ein Dokument aus einer benutzerdefinierten Sammlung, die ein Projektadministrator erstellt hat, z. B. "Preconstruction". Neueste Version im Kontext der Sammlung. Abhängig von der Sammlung/
Gespeicherte Ansichtsfilter
"Nicht die neueste Version in [Name der Sammlung]. Die Version ist nicht die aktuellste, basierend auf der Sammlung, aus der Sie sie geöffnet haben."
Mobilgerät: Zugriff auf ein Dokument von einem mobilen Gerät mit der iOS- oder Android-Procore-App.  Siehe relevante Kontexte in den obigen Zeilen mit diesen Ausnahmen: Die mobile App verfügt nicht über eine Sammlung "Wird überprüft" oder eine gespeicherte Ansicht "Alle Dokumente".  Hängt Siehe Kontexte oben.

Beispiele für die beiden Typen von Warnbannern für Versionen:

Anmerkung: Procore ist dabei, in den Bannern "Revision" in "Version" zu ändern. 

Der Benutzer navigierte von der neuesten Version in einem Dokumentcontainer weg:

2024-08-27_not latest in document container.png

Der Benutzer navigierte im Kontext einer Sammlung von der neuesten Version weg: 

2024-08-27_published collection not latest revision banner.png

Siehe auch