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Procore

Wie richte ich Workforce Planning ein?

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Hintergrund

Workforce Planning ist Procores Lösung für das Arbeitskräftemanagement im Baugewerbe, die einen Echtzeit-Einblick in die Verfügbarkeit und die Fähigkeiten Ihrer Arbeitskräfte mit einer zentralisierten Planungs- und Kommunikationszentrale bietet. Von General- und Fachunternehmer bis hin zu großen und kleinen Bauunternehmen bietet Workforce Planning eine sichere und einfach zu bedienende Lösung, auf die jederzeit und überall zugegriffen werden kann. 

In diesem Dokument werden die Schritte zum Einrichten und Zugreifen auf das Workforce Planning-Tool in Procore beschrieben.

Schritte

Schritt 1: Zugriff

Wenn Sie als Administrator das Workforce Planning-Tool nicht in der Liste der Tools auf Unternehmensebene sehen: 

  1. Wenden Sie sich an Ihren Procore-Ansprechpartner, um das Workforce Planning-Tool zu aktivieren.

Nach der Aktivierung müssen die Benutzer über die richtigen Berechtigungen für den Zugriff auf das Tool verfügen.

 Hinweis

Die Benutzer müssen sowohl im Procore-Unternehmensadressbuch als auch im Workforce Planning-Tool mit Berechtigungen ausgestattet sein.

  • Adressbuch auf Unternehmensebene: Für den Zugriff auf das in Workforce Planning-Tool in Procore benötigen alle Benutzer „Nur-Lesen“-Berechtigungen oder höher im Adressbuch auf Unternehmensebene.
    Anmerkungen:
    • Diese Option ist binär, d. h., die Benutzer haben entweder Zugriff auf das Workforce Planning-Tool oder sie wird nicht als Menüoption angezeigt.
    • Obwohl die Berechtigungen auf der Ebene „Schreibgeschützt“ erforderlich sind, empfiehlt Procore, dem Workforce Planning-Tools Berechtigungen der Ebene Standard zuzuweisen.
  • Workforce Planning-Tool: Berechtigungen innerhalb des Workforce Planning-Tools werden in den Einstellungen des Workforce Planning-Tools verwaltet. Siehe Berechtigungsvorlagen für in Workforce Planning erstellen.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Einrichten des Benutzerzugriffs finden Sie im Abschnitt " Benutzerkonten einrichten" in diesem Dokument.

Schritt 2: Benutzerkonten einrichten

Benutzer müssen mit Konten und Berechtigungen sowohl im Procore-Adressbuch auf Unternehmensebene als auch in der Personenliste des Workforce Planning-Tools eingerichtet werden. Sie können wählen, ob Sie Personen unabhängig voneinander im Procore-Adressbuch und in der Personenliste von Workforce Planning verwalten möchten. Sie können Daten auch synchronisieren, so dass die Personen, die Sie in der Mitarbeiterliste von Workforce Planning verwalten, automatisch dem Procore-Adressbuch auf Unternehmensebene hinzugefügt und aktualisiert werden.

Gehen Sie wie folgt vor, um Folgendes durchzuführen:

2a. Personen unabhängig verwalten
2b. Sonstiges Personen mit Data Sync verwalten

 Hinweis
Einige Kunden entscheiden sich dafür, diese Daten mithilfe von APIs zu verwalten, um eine benutzerdefinierte Integration zwischen Procore und anderen Technologien in ihrem Unternehmen aufzubauen. Wenn Sie glauben, dass dies der richtige Ansatz für Ihre Organisation sein könnte, wenden Sie sich bitte an Ihren Procore-Ansprechpartner.

2a. Personen unabhängig verwalten

Um auf Workforce Planning zugreifen zu können, müssen die Personen zum Procore-Adressbuch auf Unternehmensebene hinzugefügt oder aktualisiert werden und die folgenden Informationen in ihrem Profil haben:

  1. Navigieren Sie zum Unternehmensadressbuch.
  2. Suchen Sie den Benutzer, der Zugang zu Workforce Planning benötigt, und klicken Sie auf Bearbeiten.
    ODER
    Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen. Füllen Sie dann das Formular mit den folgenden Informationen aus:
    • Vorname. Den Vornamen der Person.
    • Nachname. Der Nachname der Person.
    • E-Mail Adresse. Die E-Mail-Adresse der Person.
      Hinweis: Diese Adresse muss mit der E-Mail-Adresse in der Personenliste von Workforce Planning übereinstimmen.
    • Wenden Sie eine Vorlage für Projektberechtigungen an oder wählen Sie Vorlage für Berechtigungen später anwenden aus.
    • Wenden Sie eine Vorlage für Unternehmensberechtigungen an oder wählen Sie Berechtigungsvorlage später anwenden.
  3. Vergewissern Sie sich, dass die E-Mail-Adresse mit der E-Mail-Adresse desselben Benutzers in der Personenliste des Workforce Planning-Tools übereinstimmt.
  4. Markieren Sie das Kontrollkästchen für ist Mitarbeiter von [Name des Unternehmens]-Konto.
  5. Suchen Sie den Abschnitt „Vorlagen für Unternehmensberechtigungen“ und wählen Sie Schreibgeschützt oder höhere Berechtigungen für das Workforce Planning-Tool.
    ODER
    Wählen Sie eine Berechtigungsvorlage mit der Berechtigung Schreibgeschützt oder höheren Berechtigungen für das Workforce Planning-Tool.
  6. Klicken Sie auf Speichern , wenn Sie einen vorhandenen Benutzer aktualisieren.
    ODER
    Klicken Sie auf Speichern und Einladung zu Procore senden, wenn Sie einen Benutzer hinzufügen.

Als Nächstes müssen Benutzer zur Personenliste von Workforce Planning hinzugefügt oder darin aktualisiert werden und die folgenden Informationen in ihrem Profil haben, um sich bei Workforce Planning in Procore anzumelden:

  1. Navigieren Sie zum Tool Workforce Planning auf Unternehmensebene.
  2. Klicken Sie auf Personen und wählen Sie Personenliste.
  3. Klicken Sie auf den Namen der Person, die Sie aktualisieren möchten.
    ODER
    Klicken Sie auf Neu. Füllen Sie dann das Formular mit den folgenden Informationen aus:
    • Vorname. Den Vornamen der Person.
    • Nachname. Der Nachname der Person.
    • E-Mail: Die E-Mail-Adresse der Person.
      Hinweis: Diese Adresse muss mit der E-Mail-Adresse im Unternehmensadressbuch übereinstimmen.
    • Berechtigung: Wählen Sie die Berechtigungsstufe des Benutzers für die Aktionen aus, die er im Workforce Planning-Tool durchführen kann.
    • Typ. Wählen Sie Benutzer oder Beide.
    • Gruppe. Die Gruppe der Person. Siehe Konfigurieren Sie Gruppen für Workforce Planning.
  4. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse mit der E-Mail-Adresse desselben Benutzers im Unternehmensadressbuch übereinstimmt.
  5. Klicken Sie auf Speichern.
 Hinweis

Da Sie die Benutzer unabhängig voneinander verwalten, müssen Sie bei einer Änderung des Benutzerkontos sowohl im Procore-Unternehmensadressbuch als auch in der Personenliste von Workforce Planning Aktualisierungen vornehmen, um die Informationen synchron zu halten.

2B. Verwalten von Personen mit Data Sync

Mit Hilfe der Datensynchronisation können Sie Ihren Personalbestand anhand der Personenliste im Workforce Planning-Tools verwalten. Personen, die der Personalliste von Workforce Planning hinzugefügt werden, werden automatisch dem Adressbuch auf Unternehmensebene in Procore hinzugefügt. 

Um die Vorteile der Personendaten-Synchronisierung zwischen der Personenliste und dem Procore-Unternehmensadressbuch zu nutzen, sind vom Kunden einige Schritte erforderlich, um zu verhindern, dass doppelte Datensätze erstellt werden, wenn die Datensynchronisierung aktiviert ist. 

Befolgen Sie diese Schritte, um sicherzustellen, dass Ihr Procore-Ansprechpartner bereit ist, Ihre Daten zu synchronisieren.  

Siehe Wie kann ich Daten zwischen Workforce Planning und Procore synchronisieren? und Workforce Planning und Procore Detailed Data Mapping.

 Hinweis
Benutzer von Workforce Planning werden innerhalb des Tools als Vollzeitäquivalente (FTE) betrachtet. Benutzer, die nicht auf das Workforce Planning-Tool zugreifen, fügen Sie stattdessen dem Procore-Adressbuch auf Unternehmensebene hinzu.

Schritt 3: Zugang zu in Workforce Planning in Procore

Nach den Schritten eins (1) und zwei (2) können sich die Benutzer bei Procore anmelden und auf Workforce Planning zugreifen, indem sie die folgenden Schritte ausführen.

 Hinweis
Wenn Benutzer neu in das Unternehmensadressbuch oder die Personenliste aufgenommen werden, erhalten sie eine E-Mail, um ihr Konto zu bestätigen und ihr Passwort festzulegen. Sie müssen zu diesem Zeitpunkt ein Passwort festlegen. Siehe Wie richte ich mein Konto in Workforce Planning ein? Nachdem sie ihre Passwörter festgelegt haben, können sie sich bei Procore anmelden und auf das Workforce Planning-Tool zugreifen.
  1. Rufen Sie die Procore-Webanwendung auf: https://app.procore.com.
  2. Geben Sie Ihre Procore-E-Mail Adresse und Ihr Passwort ein.
  3. Navigieren Sie zum Tool Workforce Planning auf Unternehmensebene.
  4. Wenn Sie zum ersten Mal zum Workforce Planning-Tool navigieren, werden Sie aufgefordert, „Workforce Planning zu autorisieren“. Klicken Sie auf Zulassen.

Benutzer können jetzt auf das Workforce Planning-Tool in Procore zugreifen.

 

Allgemeine Fragen

Projekte

Projekte können in Procore Projects oder Workforce Planning Projects erstellt werden.

Wie Personeninformationen können auch Projektinformationen unabhängig voneinander verwaltet oder synchronisiert werden, so dass Projekte automatisch sowohl in Procore Projects als auch in Workforce Planning Projects erscheinen. Arbeiten Sie mit Ihrem Procore-Ansprechpartner zusammen, um die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

Daten-Synchronisierung

Was ist Datenverknüpfung?

Die Datensatzverknüpfung ermöglicht es Ihnen, die Personen in Workforce Planning mit den Benutzern und Kontakten in Procore zu verknüpfen. Außerdem können Sie damit Projekte in Workforce Planning mit Projekten in Procore verknüpfen. Wir empfehlen, diesen Schritt vor der Synchronisierung mit durchzuführen, um Duplikate im System zu vermeiden.

Was ist Datensynchronisierung?

Die Datensatzsynchronisierung überträgt Informationen zwischen Workforce Planning und Procore, so dass die Informationen sowohl in den Kerntools von Procore (Adressbuch auf Unternehmensebene und Procore Projects) als auch im Workforce Planning-Tool verfügbar sind.

Wie oft werden die Daten synchronisiert?

Personen und Projekte werden einmal pro Stunde zwischen Workforce Planning und dem Rest von Procore synchronisiert.