Wie werden Finanzeinzelpositionen und Budgetschlüssel über Änderungsobjekte hinweg aktualisiert?
Antwort
Budgetschlüssel über Einzelpositionen hinweg synchron halten
Bei der Erstellung von Änderungsaufträgen aus Änderungsereignissen werden die Budgetschlüssel in der Werteliste (LV) automatisch mit den Budgetschlüsseln der Änderungsereignispositionen gefüllt, aus denen sie erstellt wurden. Die Konfigurationseinstellung „Budgetschlüssel über alle Einzelposten hinweg synchron halten“ für Änderungsereignisse schaltet Änderungsereigniseinzelpositionen frei, die mit Entwürfen oder bearbeitbaren Änderungselementen verknüpft sind, und bestimmt, ob Änderungen an den Budgetschlüsseln von Änderungselementen mit den damit verbundenen Objekten synchronisiert werden. Beispiel: Ein Änderungsereignis in Verbindung mit einem potenziellen Nachtrag. Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, können Sie Ihre Änderungselemente beim Erstellen eines Änderungsauftrags bearbeiten und gleichzeitig die mit ihnen verbundenen Einzelpositionen und Budgetschlüssel synchron halten. Siehe Einstellungen konfigurieren: Änderungsereignisse.
Zu den betroffenen Änderungsobjekten gehören:
- PÄAPVLV
- PÄAPV-LV (bei Verwendung von einem (1)-stufiger Änderungsauftrag.) Siehe Was sind die verschiedenen Einstellungen für die Änderungsauftragsstufen in Project Financials?)
- Änderungsereignisse
- Ansicht „Änderungsereigniseinzelposition“ (siehe Ansicht Änderungsereigniseinzelposition.)
- Änderungsauftrag für Kreditorenvertrag & Kreditorenvertrag-PÄA-LV
- Kreditorenvertrags-LV
Achtung
Wenn die Einstellung „Budgetschlüssel über alle Einzelposten hinweg synchron halten“ auf Unternehmensebene aktiviert ist, ist diese Einstellung für alle aktuellen und neuen Projekte aktiviert. Wenn Sie diese Einstellung nicht wünschen, können Sie sie für ein Projekt in den Einstellungen für Ereignisse ändern deaktivieren.
Procore wendet Einstellungsänderungen NICHT rückwirkend auf bestehende Objekte an.
Wenn die Einstellung ausgeschaltet ist
- Wenn Änderungsereignispositionen sowohl mit Nachträgen zum Kreditorenvertrag als auch mit potenziellen Nachträgen verknüpft sind, werden die Budgetschlüssel, Lieferanten und Verträge dieser Änderungsereigniseinzelpositionen gesperrt und können nicht bearbeitet werden.
- Wenn Budgetschlüssel aktualisiert und Einzelpositionen aus dem LV des Nachtrags zum Kreditorenvertrag/des potenziellen Nachtrag hinzugefügt werden, aktualisieren diese Änderungen NICHT die Informationen im Änderungsereignis. Wenn das Änderungsereignis mit einem Nachtrag zum Kreditorenvertrag verknüpft ist, werden die Felder für Lieferant und Vertrag zusammen mit der Einzelposition ebenfalls gesperrt.
Wenn die Einstellung aktiviert ist (Standard, wenn aktiviert)
- Wenn Änderungsereigniseinzelpositionen mit bearbeitbaren LV für Änderungsaufträge verknüpft sind, werden diese Budgetschlüssel, Lieferanten und Verträge bearbeitbar. Wenn sie jedoch mit einem Nachtrag zum Kreditorenvertrag oder einem Kreditorenvertrag verknüpft sind, bleiben Anbieter und Vertrag gesperrt, bis sie vom aktuellen Kreditorenvertrag getrennt werden.
- Wenn alle verknüpften Änderungselemente bearbeitbar sind, werden bei der Aktualisierung von Budgetschlüsseln und/oder dem Hinzufügen von Positionen aus dem LV des Änderungsauftrags die Positionen im verknüpften Änderungselement durch diese Änderungen aktualisiert.
- Wenn Änderungsereignisse mit genehmigten oder nicht bearbeitbaren Änderungselementen verknüpft sind, bleiben die Budgetschlüssel sowohl für die Änderungsereigniseinzelposition als auch für den genehmigten Änderungsauftrag gesperrt. Wenn dies dann mit einem anderen bearbeitbaren Änderungselement verknüpft ist (z. B. einem Nachtrag zum Vertrag), wird der Benutzer, wenn er den Budgetschlüssel der verknüpften Einzelpositionen aktualisiert, darüber informiert, dass einige Einzelpositionen gesperrt sind (für das Änderungsereignis und den PÄA) und nicht aktualisiert werden konnten.
Tipp
Eine Einzelposition in einem Änderungsereignis ist in folgenden Fällen bearbeitbar:
- Das Änderungsereignis ist mit Entwürfen oder nicht genehmigten Änderungsaufträgen verknüpft.
- Der entsprechende Vertrag oder Änderungsauftrag befindet sich in einem nicht genehmigten Status. Siehe: Was sind die Standardstatus für Änderungsaufträge in Procore? Was sind die Standard-Kreditorenvertragsstatus in Procore?
Eine Einzelposition in einem Leistungsverzeichnis für Änderungsaufträge ist in den folgenden Fällen bearbeitbar:
- Der Status weist einen nicht genehmigten Zustand auf.
- Die Einstellung „Immer bearbeitbare Leistungsverzeichnis aktivieren“ ist eingeschaltet. Siehe Erweiterte Einstellungen konfigurieren: Kreditorenverträge und Einstellungen konfigurieren: Debitorenvertrag.
Änderungsobjekte sind nicht bearbeitbar, wenn:
- Das Objekt befindet sich im Status „Genehmigt“.
- Das Projekt hat einen benutzerdefinierten Genehmigungsworkflow. Siehe Workflows.
- Die Vertrags- und Änderungsauftragsdaten des Projekts werden mit einer ERP-Integration synchronisiert.
Beispielszenarien
Wenn die Einstellung „Budgetschlüssel für alle Positionen synchron halten“ aktiviert ist, bleiben die Budgetschlüssel in den folgenden Szenarien für die Bearbeitung von Änderungsaufträgen und Änderungsereignissen synchronisiert:
Szenario 1:
Wenn Sie das LV eines potenziellen Nachtrags im Status „Entwurf“ bearbeiten, der mit einer Änderungsereigniseinzelposition verbunden ist, aktualisiert Procore automatisch den entsprechenden Budgetschlüssel des Änderungsereignisses. Wenn Sie sich dafür entscheiden, zuerst die Änderungsereigniseinzelposition zu aktualisieren, aktualisiert Procore automatisch den entsprechenden Wert im potenziellen Nachtrag, wenn dieser sich in einem nicht genehmigten Status befindet. Wenn der potenzielle Nachtrag in einen nicht bearbeitbaren Status (genehmigt, Workflow, ERP) verschoben wird, sperrt dies beide verknüpften Einzelpositionen des Änderungsereignisses und der LV-Einzelposition des Änderungsauftrags.
Szenario 2:
Ein potenzieller Nachtrag und ein Nachtrag zum Kreditorenvertrag befinden sich in einem bearbeitbaren Status und Änderungsereigniseinzelpositionen sind miteinander verknüpft. Wenn der Budgetschlüssel für die Einzelposition des potenziellen Nachtrags oder des Nachtrag zum Kreditorenvertrag aktualisiert wird, werden auch die Budgetschlüssel aller drei Änderungselemente aktualisiert.
Szenario 3:
Eine Änderungsereigniseinzelposition ist sowohl mit einem potenziellen als auch mit einem Nachtrag zum Kreditorenvertrag verknüpft. In diesem Beispiel ist der Primärvertrags-Änderungsauftrag genehmigt und nicht bearbeitbar, ebenso wie die verknüpfte Änderungsereigniseinzelposition. Der Nachtrag zum Kreditorenvertrag befindet sich im Entwurfsstadium. Die Benutzer können die Einzelposition dieses bearbeitbaren LV für den Nachtrag zum Kreditorenvertrag weiterhin aktualisieren. Wenn der Benutzer jedoch den Budgetschlüssel der verknüpften Einzelpositionen aktualisiert, wird er darüber informiert, dass einige Einzelpositionen gesperrt sind (für das Änderungsereignis und den PÄA) und nicht aktualisiert werden konnten.
