Best Practices für den Einsatz von Procore während COVID-19

Projektphasen

• Eine Projektphase kann erstellt werden, um Projekte zu kennzeichnen, die aufgrund von COVID-19 unterbrochen sind.
• Projektphasen können im Administrationstool des Projekts aktualisiert werden.

Adressbuch

Das Adressbuch-Tool kann alle Kontaktdaten von Projektmitarbeitern und Anbietern speichern. Über das Adressbuch-Tool auf Unternehmensebene können Sie Projektmitarbeiter einladen, steuern, auf welche Tools sie zugreifen können, und ihre Tool-spezifischen Berechtigungen festlegen.

• Verteilergruppen können für Ankündigungen und andere Tool-Benachrichtigungen für die Feld- und Büroteams erstellt werden.

E-Mails

Mit dem E-Mail-Tool können Sie Ihre Kommunikation kontrollieren und alle projektbezogenen E-Mails über einen zentralen Client verwalten, unabhängig von dem Gerät oder der Software, die Sie zur Verwaltung Ihrer E-Mails verwenden.

• COVID-19-spezifische E-Mail-Tags können erstellt und auf einschlägige E-Mails angewendet werden, um die Filterung zu erleichtern.
• Laden Sie das Microsoft Outlook-Plugin herunter, um E-Mails auf intuitive Weise zu speichern und zu kennzeichnen.

Dokumente

Mit dem Tool Dokumente können Sie Ihre gesamte geschäftskritische Projektdokumentation verwalten und archivieren, z. B. Zeichnungen, Leistungsbeschreibung, Angebotspakete, E-Mails, Sicherheitschecklisten, Garantiedaten und vieles mehr.

• Erstellen Sie COVID-19-spezifische Dokument-Tags, um einschlägige Dokumente für die Suche zu kennzeichnen.
• Erstellen Sie einen oder mehrere neue Ordner innerhalb des Tools Dokumente, um COVID-19-bezogene Dokumente und Mitteilungen mit den erweiterten Teams zu teilen.
• Richten Sie eine Verfolgungsliste ein, die automatisch verteilt wird, wenn eine Datei hochgeladen wird.
  Hinweis: Benutzer, die auf einer Verfolgungsliste stehen, erhalten etwa eine (1) Stunde nach dem Hinzufügen, Aktualisieren oder Löschen einer Datei eine automatische Übersichts-E-Mail.
• Leiten Sie Dokumente durch DocuSign, um schnell und einfach Unterschriften zu sammeln.
  Hinweis: Dazu muss die DocuSign-Integration für Ihr Projekt aktiviert sein.

Meetings

Verwalten Sie alle Aspekte Ihrer Projektmeetings von der Verteilung der Tagesordnung bis zur Genehmigung des Protokolls nach dem Meeting mit dem Meetings-Tool. Durch anpassbare Meeting-Vorlagen und Kategorien können Sie den gesamten Prozess rationalisieren.

• Verbinden Sie die Software für virtuelle Meetings mit dem Meetings-Tool, um Remote-Meetings durchzuführen.
  • Zoom
  • Microsoft Teams
  • GoToMeeting
• Nutzen Sie die Spalte „Konferenz“, wenn Sie Teilnahme aufzeichnen für virtuelle Meetings nutzen und diese Daten für die spätere Kontaktsuche verwenden möchten.

Ankündigungen (Android & iOS-Geräte)

Straffen Sie die Kommunikation zwischen Teams in einem Projekt mit dem Tool „Ankündigungen“ auf Ihrem iOS- oder Android-Gerät. Wenn Sie Ankündigungen erstellen, können Sie wählen, an welche Verteilergruppen sie gesendet werden sollen. Diese Ankündigungen werden dann in Push-Benachrichtigungen auf Ihrem Mobilgerät und in der Procore-Mobilanwendung angezeigt.

• Erstellen Sie Ankündigungen, die auf den Android- oder iOS-Mobilgeräten der Benutzer angezeigt werden und jederzeit in der App eingesehen werden können. Für jede empfangene Ankündigung wird auch ein Warnhinweis in der Procore-Mobil-App angezeigt.
  Hinweis: Benutzer müssen möglicherweise ihre Benachrichtigungseinstellungen auf ihrem Android oder iOS-Gerät anpassen, um Push-Benachrichtigungen zu erhalten, wenn eine Ankündigung erstellt wird.
• Sie können spezifische Verteilergruppen erstellen, um das Versenden von Aktualisierungen noch einfacher zu machen. Ihr Team könnte zum Beispiel Verteilergruppen für die Mitarbeiter im Büro und im Außendienst einrichten, damit diese nur die für sie relevanten Ankündigungen erhalten.

Bautagebuch

Das Bautagebuch-Tool wurde entwickelt, um Projektteammitgliedern einen zentralen Ort zum Anzeigen, Verfolgen und Versenden von Updates über tägliche Projektaktivitäten wie Arbeit, Kommunikation, Bauausrüstung, Materialien und mehr zu bieten.

• Sie können benutzerdefinierte Verzögerungstypen im Verzögerungsprotokoll für COVID-19 erstellen, um kumulative Zeitverzögerungen über eine bestimmte Dauer zu verfolgen.
  • Administratoren von Adressbuch-Tools können zusätzliche Benachrichtigungen für einen Benutzer einstellen, wenn ein Verzögerungsprotokoll vom Bautagebuch-Tool übermittelt wird.
• Das Manpower Log unterstützt die Erstellung von benutzerdefinierten Feldern, die es Unternehmensadministratoren ermöglichen, relevante Felder für die Erfassung von virusbezogenen Informationen hinzuzufügen. Dies ist besonders nützlich für die Nachverfolgung von Mitarbeitern und Arbeitsstunden von Generalunternehmern und Spezialauftragnehmern.
• Das Besucherprotokoll ermöglicht es Ihnen, alle Personen, die die Baustelle betreten, zu verfolgen und zu melden. Es enthält auch ein Kommentarfeld, in das die Teams zusätzliche Informationen eingeben können.

Aufgaben

Mit dem Aufgaben-Tool können Sie Aktionsposten während der gesamten Projektlaufzeit verfolgen und verwalten.

• Sie können eine benutzerdefinierte COVID-19-Kategorie erstellen, um jede damit verbundene Aufgabe zu erfassen.

Terminplan

Halten Sie Ihr Team mit einer Echtzeit-Anzeige des aktuellen Projektplans auf dem Laufenden. Sie können Terminpläne erstellen, bearbeiten und freigeben sowie Ihre Primavera P6- oder MS Project-Zeitpläne integrieren.

• Die Funktion Änderungsanforderung Terminplan kann zur Erfassung und Überprüfung aller angeforderten COVID-19-bezogenen Änderungen am Terminplan genutzt werden.
  • Aktualisieren Sie die Einstellungen für die Terminplan-Benachrichtigung im Projektadressbuch-Tool, um E-Mails mit Anfragen zu Terminplanänderungen zu erhalten und Ihr Team über Terminplanänderungen zu informieren.
• Verwenden Sie Wöchentliche Projekt- & Ressourcenplan-E-Mails, um Spezialauftragnehmer auf dem Laufenden zu halten, indem Sie ihnen jede Woche zur gleichen Zeit Lookahead-Terminpläne mit den aktuellsten Daten schicken.

Einreichungen

Mit dem Tool für Einreichungen können Sie Ihr Einreichungsprotokoll nach Abteilungen organisieren, Werkstattzeichnungen hinzufügen oder sogar Seiten aus Produktkatalogen hinzufügen. Sie können Anhänge direkt von Ihrem Computer oder aus dem Tool für Dokumente des Projekts hinzufügen.

• Einreichungspakete und benutzerdefinierte Einreichungstypen können verwendet werden, um COVID-19-bezogene Unterlagen zu gruppieren, zu kennzeichnen und zu erfassen, die von Ihren Gewerken oder Untergewerken gesammelt wurden.
• Benutzerdefinierte Einreichungsprotokollstatus können verwendet werden, um Einreichungen zu erfassen, die aufgrund von COVID-19 in der Warteschleife liegen.
  Hinweis: Benutzerdefinierte Einreichungstypen und -status können auf Unternehmensebene von Unternehmensadministratoren erstellt werden.

Rückfragen

Das Rückfragen-Tool hilft Ihnen bei der rechtzeitigen Verwaltung Ihrer Rückfragen, damit Ihr Projekt reibungslos und termingerecht abläuft.

• Nutzen Sie die benutzerdefinierten Lösungen, um einen benutzerdefinierten Dropdown-Selektor hinzuzufügen, der zur Erfassung von COVID-19-bezogenen Rückfragen oder Kosten- und Terminplanauswirkungen verwendet werden kann.

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Inspektionen

Mit dem Tool Inspektionen können Sie umfassende Checklisten erstellen, um alle Anforderungen zu erfassen, die mit den verschiedenen Arten von Inspektionen verbunden sind, die während des Lebenszyklus eines Projekts auftreten. Sie können für jede Inspektion eine eigene Vorlage erstellen oder eine Unternehmensvorlage auf Projektbasis im Tool Inspektionen auf Unternehmensebene ändern, ergänzen oder bearbeiten.

Mit dem Inspektionen-Tool können Sie den Abschluss der folgenden Arbeiten verfolgen:

Procore hat neue Inspektionsvorlagen hinzugefügt, die automatisch zum Inspektionen-Tool auf Unternehmensebene für alle Unternehmen hinzugefügt wurden, die das Inspektionen-Tool aktiviert haben.

• Checkliste für die Vorbereitung der Baustelle auf den Abschluss des Projekts
• Aufgaben der Checkliste für den Projektstart, die nach der Wiedereröffnung eines Projekts zu erledigen sind
  Hinweis: Dies kann alle administrativen Aufgaben umfassen. Jeder Punkt kann über das Tool „Bemerkungen“ einer bestimmten Person zugewiesen werden.
• Checkliste für das tägliche Audit/die Sauberkeit am Arbeitsplatz
• COVID-bezogene Checklisten
  • Eine Inspektionsart für COVID-19 kann auf Unternehmensebene erstellt werden, um die Berichterstattung zu vereinfachen.
  • Sie können Vorlagen auf Unternehmensebene für die Verwendung in mehreren Projekten erstellen und die Vorlage auf die betroffenen Projekte anwenden.
  • Sie haben jetzt Zugriff auf mehrere branchenübliche Checklisten, die allen bestehenden Konten hinzugefügt wurden und die Ihnen bei der Vorbereitung und Aufrechterhaltung einer sauberen Baustelle helfen werden. Die folgenden Checklisten sind verfügbar:
  • [NextWave Safety Solutions] Beton Vorverguss
  • [NextWave Safety Solutions] Sicherheit auf Leitern – einfache Checkliste
  • [OAC Management Inc.] Checkliste vor der Verfüllung
  • [OAC Management Inc.] Checkliste vor dem Trockenbau
  • [OAC Management Inc.] Checkliste vor der Dacheindeckung
  • [OSHA] Tägliche Inspektion von Gräben und Aushebungen
  • [OSHA] Lockout/Tagout-Verfahren
  • [OSHA] Materialhandhabung
  • [Procore] Checkliste für die Bauausrüstung vor der Inbetriebnahme
  • [Procore] Checkliste für Sauberkeit und Vorbereitung auf die Baustelle
  • [Procore] SWPPP – Checkliste für Regenwasser auf Baustellen

Bemerkungen

Projektmanager können das Tool Bemerkungen verwenden, um den Mitgliedern des Projektteams in jeder Phase des Projektlebenszyklus Aufgaben zuzuweisen. Die Bemerkungen können Arbeitsbereiche wie Qualität, Sicherheit, Inbetriebnahme, Garantie und abzuschließende Arbeiten umfassen.

• Bemerkungen können in Verbindung mit Inspektionen verwendet werden, um zu dokumentieren, zuzuweisen und zu verfolgen, welche Elemente der Vorlage bearbeitet werden müssen. Die Einstellung Bemerkung bei Fehlschlag von Posten erzwingen kann aktiviert werden, um diesen Prozess zu automatisieren.
• Benutzerdefinierte Bemerkungsfelder und Feldsätze können für betroffene Projekte erstellt werden, um die Dokumentation zu erleichtern und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen erfasst werden.
• Benutzerdefinierte Bemerkungsarten für COVID-19 können über das Administrationstool auf Unternehmensebene erstellt werden.
• Bemerkungsvorlagen können auf der Ebene Unternehmen oder Projekt erstellt werden, wenn sich Aufgaben über Gewerke und Beauftragte hinweg wiederholen.
• Änderungen können aus einer Bemerkung erstellt werden, wenn die Bemerkung eine potenzielle Auswirkung auf Kosten hat.

Vorfälle

Erfassen und verwalten Sie Vorfälle digital, einfach und präzise mit dem Vorfälle-Tool. Handeln Sie auf der Baustelle proaktiv und behalten Sie den Überblick über potenzielle sicherheitsrelevante Probleme oder dokumentieren Sie unglückliche Vorfälle. Verwalten Sie Risiken, erkennen Sie Trends und nutzen Sie wertvolle Daten, um besser zu verstehen, wie Sie unglückliche Vorfälle in Zukunft vermeiden können.

• Fälle von Infektionskrankheiten, die auf der Baustelle entdeckt werden, können mit dem Vorfälle-Tool erfasst werden.
  • Wählen Sie „Ansteckende Krankheit“ als Art der Verletzung/Erkrankung, wenn Sie einen Vorfallbericht ausfüllen.
  • Wenn Sie ein COVID-19 als spezifische Option in der Art der Verletzung/Krankheit hinzufügen möchten, können Sie
  • benutzerdefinierte Feldoptionen verwenden, um eine zusätzliche COVID-19-spezifische Option in den Verletzungs-/Erkrankungsdatensatz aufzunehmen.
• Ein Vorfall kann als „ärztlich behandelt“ oder „Ausfallzeit“ eingestuft werden, die Anzahl der Fehltage kann für die Aktenführung dokumentiert werden, und der Vorfall kann gemäß den behördlichen Anweisungen als „aufzeichnungspflichtiges/mitteilungspflichtiges“ Ereignis gemeldet werden.
• Die Schweregrade können eingestellt werden, um die zuständigen internen Stellen zu benachrichtigen.

Formulare

Mit dem Formular-Tool können Sie ausfüllbare PDFs hochladen, abrufen und ausfüllen. Sie und Ihre Projektmitarbeiter können dann über ihre mobilen Geräte auf diese Formulare zugreifen. Alle Formularvorlagen und ausgefüllten Formulare werden in Procore gespeichert.

• Im Formular-Tool können Sie neue Referenzmaterialien und/oder pandemiebezogene Formulare ausfüllen und ablegen.
  • Erstellen Sie ein ausfüllbares PDF, um ausfüllbare Formulare zu erstellen.
  • Firmenformularvorlagen erstellen.
  • Siehe Anweisungen zum Ausfüllen eines Formulars.

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Koordinations-Vorfälle

• Überwachen Sie den Fortschritt von Problemen und halten Sie die Arbeit mit dem interaktiven, webbasierten Dashboard im Zeitplan, um die Rechenschaftspflicht von Remote-Teams zu erhöhen.
• Das gesamte Projektteam kann sofort mit Kommentaren und @Erwähnungsfunktionen an einem zentralen Ort kommunizieren und zusammenarbeiten.
• Die Projektteams können das Risiko mindern, indem sie Koordinations-Vorfälle in die Bemerkungen verschieben und sie dem Polier als vor Ort zu erledigende Arbeit zuweisen.
• Verwalten Sie die 2D-Koordination mit den Pins für Koordinations-Vorfälle in Plänen.

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Modelle

• Teilen Sie koordinierte Modelle mit dem gesamten Projektteam unter Verwendung des mobilen und Web-Viewers von Procore.
• Erstellen Sie Koordinations-Vorfälle direkt aus dem Modell heraus, um Probleme auf dem Baugelände einfach an das Büro zu übermitteln.
• Nutzen Sie die interne Kommunikation auf dem Baugelände, indem Sie Bemerkungen vom mobilen Modell-Viewer aus erstellen.

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Budget

Erstellen und verwalten Sie ein umfassendes Budget über den gesamten Lebenszyklus eines Projekts. Da Sie die Werte von Vertragsänderungen und Änderungsaufträgen nicht mehr doppelt in komplexe Tabellen eingeben müssen, erhalten Sie einen besseren Überblick darüber, wie sich beobachtete und unvorhergesehene Änderungen auf das Endergebnis auswirken. Übernehmen Sie die Kontrolle über komplizierte Projektfaktoren, wenn Sie die Kosten für die Fertigstellung Ihres Projekts bewerten und prognostizieren.

• Sie können einen neuen Kostenschlüssel/Abteilung anlegen, um COVID-19-bezogene Auswirkungen auf Kosten zu gruppieren.
• Aktivieren Sie die Teilprojekte und und fügen Sie ein Teilprojekt zu Ihrem Projekt hinzu.

Änderungen

Verfolgen Sie die potenziellen Kosten eines Projekts, indem Sie den gesamten Änderungsmanagementprozess koordinieren.

• Nutzung von Änderungen zur Ermittlung potenzieller COVID-19-bedingter Auswirkungen auf Kosten und Terminpläne.
• Erstellen Sie einen Änderungstyp, -grund und -status ändern für COVID-19-bezogene Elemente.

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Ausschreibung

Holen Sie Angebote für Projekte ein und bieten Sie eine zentrale Stelle für die Verwaltung und Anzeige des Status aller Angebote. Auftragnehmer können Angebotspakete aus Procore herunterladen und Angebote direkt in das System eingeben.

• Setzen Sie das Fälligkeitsdatum für ein Angebotspaket auf „Noch festzulegen“, um mehr Flexibilität zu ermöglichen.
• Eine frühzeitige Kommunikation in der Vorbereitungsphase ist entscheidend für das Ergebnis Ihres Projekts. Senden Sie Massenkorrespondenz an Ihre Bieter, um sicherzustellen, dass die Erwartungen definiert und klar sind, während die lokalen Gerichtsbarkeitsstandards für baubezogene Aktivitäten um COVID-19 festgelegt werden.

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Formulare für die Vorqualifizierung

• Demnächst verfügbar Procore bereitet eine Funktion vor, mit der Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten Fragen für das Vorqualifizierungsformular erstellen können, die Sie der Liste der voreingestellten Fragen hinzufügen können, die Sie aktivieren oder deaktivieren können. Eine benutzerdefinierte Vorqualifizierungsfrage ist eine großartige Möglichkeit, um zu überprüfen, welche Unternehmen COVID-19-Präventivmaßnahmen wie Expositionsprävention, Bereitschaft und Reaktionsplan eingeführt haben.

• Bearbeiten Sie Ihr Vorqualifizierungsformular, um kritische Felder als erforderlich zu markieren. Wenn Sie Ihr aktuelles Vorqualifizierungsformular aktualisieren, erstellen Sie eine neue Version des Vorqualifizierungsformulars und aktualisieren alle vorhandenen Formulare, die an die Benutzer gesendet wurden.

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Zeiterfassungslisten

Das Zeiterfassungslisten-Tool von Procore auf Projektebene gibt Ihnen die Möglichkeit, Arbeitszeitkarten der aktuellen Woche für Mitarbeiter einzugeben, die als Kontakte im Unternehmensadressbuch-Tool hinzugefügt wurden, und für Arbeiter, die im Teams-Tool hinzugefügt wurden.

• Verbinden Sie die nativen Zeiterfassungstools von Procore mit dem Smartbarrel-System, um eine bessere Nachverfolgung Ihrer Arbeitskräfte, PSA und Wetterbedingungen zu erhalten. Smartbarrel kann RFID-Schlüssel bereitstellen, um eine Zeiterfassung zu ermöglichen, die keinen physischen Kontakt mit den Geräten erfordert, und eine Kamera verwendet, um ein Foto der Person zu machen, die sich ein- oder ausstempelt.
• Mitarbeiter können das Meine Zeit-Tool in der Procore-Mobilanwendung für Android und iOS-Geräte verwenden, um sich ein- und auszustempeln, Zeiteinträge zu übermitteln und Zeiteinträge abzuzeichnen, ohne das Gerät eines anderen Benutzers zu verwenden.
• Verbinden Sie die Zeiterfassungstools von Procore mit TIKS VMS, um ein Temperaturscreening auf Ihrer Baustelle zu nutzen. TIKS VMS verfügt über Wärmebildkameras, die die Hauttemperatur von Menschen erfassen und protokollieren können, sowie eine Eskalation an einen Bauleiter, wenn die Temperatur ein potenzielles Fieberrisiko anzeigt.

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Genehmigungsworkflows

• Einrichtung und Anpassung von Genehmigungsworkflows für Finanzposten, wie z. B. überarbeitete Budgets oder Lieferantenrechnungen, um Projekte effizient voranzutreiben.

Projektkostenbericht

• Konfigurieren Sie Ihren Projektkostenbericht, damit Sie über den kritischen Finanzstatus des Projekts auf dem Laufenden bleiben.

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Cashflow-Prognose

• Aktualisieren Sie die Projekt-Cashflow-Prognosen und fügen Sie sie dem Kapitalplan hinzu, um mögliche langfristige Planungsanpassungen zu unterstützen.

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Trainings-Center

Ein Trainings-Center ist ein Service, der es Unternehmen ermöglicht, individuelle Dokumentationen und Materialien für ihr Team zu erstellen. Diese Inhalte werden in einem privaten Bereich auf der Procore-Support-Seite aufbewahrt und sind nur für Benutzer zugänglich, denen Zugang gewährt wurde. Dies ist der effizienteste Weg, um Ihr internes Team und externe Mitarbeiter zu schulen und auf dem neuesten Stand der Best Practices Ihres Unternehmens zu halten. Wenn Ihr Unternehmen ein Trainings-Center nutzt, können Sie COVID-19-spezifische Dokumentationen erstellen, die als zentrale Quelle für Best Practices und unternehmensspezifische Verfahren dienen. Sie können dann Ihre eigenen Inhalte nach Bedarf verwalten und aktualisieren.

Ressourcen

Procore Community:

• Schauen Sie sich diese COVID-19-Ressourcenseite innerhalb der Procore Community an! Sie ist VOLL mit hilfreichen Inhalten.
• Tool-Webinare und runde Tische der Branche
• Procore Baustelle: COVID-19-Artikel
• Procore-Zertifizierungstrainingsportal
• Nutzung der datengestützten Erkenntnisse von Procore zur Schaffung von Klarheit in unsicheren Zeiten
• Procore Safety Qualified: Kostenlose Online-Kurse, die Ihnen helfen, sicher zu arbeiten.
• Mal- und Aktivitätenbuch von Procore: Egal, womit wir es zu tun haben, einer der besten Stressabbauer ist es, wenn unsere Kinder kreativ und glücklich sind. Laden Sie unser Mal- und Aktivitätenbuch herunter und teilen Sie die Werke Ihrer kleinen Künstler mit dem Hashtag #ProcoreMasterpieces.
• Procore Community: COVID-19 Diskussionsforum: Jetzt ist die Zeit, sich gegenseitig zu unterstützen. Treten Sie unserer COVID-19-Community-Gruppe bei, um an der Diskussion teilzunehmen, von verschiedenen Ansätzen zu lernen und Trost in der Erkenntnis zu finden, dass Sie sich dieser Situation nicht allein stellen müssen.

Partner-Integrationen

• Sehen Sie sich diese hilfreiche Ressource an: 8 Partnerintegrationen zur Unterstützung von Remote-Arbeit während COVID-19
• Procore App Marketplace
• Procore-Integrationen Wissensdatenbank

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